A projekt állapotjelentései ellenőrző dokumentumok azoknak, akik megpróbálnak kezelni egy projektet, függetlenül attól, hogy ez egyszemélyes munka vagy több száz ember több helyszínen való részvétele. A projekt állapotjelentése tömör összefoglalásként szolgál a projekt előrehaladásáról, várható befejezési dátumáról és arról, hogy milyen lépéseket tettek a projekt utolsó állapotjelentése óta. Ez segít a vezetőknek a feladatok nyomon követésében és a problémák időben történő azonosításában, hogy értelmes megoldásokat hozzanak létre.
Projekt összefoglaló
A projekt állapotjelentése általában a projekt fontos elemeinek rövid leírásával kezdődik. Ez a bekezdés vagy blokk azonosítja a projekt nevét, a jelentés dátumát, aki felelős a projektért vagy annak irányító részlegéért, valamint a projekt célkitűzéséről. Tartalmazhat olyan kapcsolattartási adatokat is, mint a legfontosabb projektcsapat tagok telefonszáma vagy e-mail címe. Ez a szakasz valószínűleg nem fog sokat változni a projekt során, és gyakran átmásolódik az egyik állapotjelentésből a következőre, csak a frissítés időpontjával.
teljesítések
A projekt eredményeit leíró szakasz kulcsfontosságú a projekt állapotjelentésében. Ebben a szakaszban fel kell tüntetni a kimeneteleket, és egy vagy két szót kell megadnia a jelenlegi állapotuknak. Például egy termékbevezetési projektlapnak lehetnek olyan nyomtatott reklámai, szállítói elindító pártja, kereskedelmi bemutató standja és árlapok készítése. A projektmenedzsernek minden egyes küldemény mellett a "teljes" vagy "megrendelt" vagy "a nyomtatón" kell írni. Ez a projekt összefoglalója az idővonal szakaszban felsorolt részletesebb feladatokkal.
Idővonalak
A feladat ütemezése egy olyan projektállapot-jelentés eleme, amely gyakran megkapja a legtöbb ellenőrzést. Ebben a szakaszban részletezni kell az utolsó projekt állapotjelentése óta befejezett munkát, milyen munkát kell végezni a következő időszakban és időpontokban, amikor a feladatok várhatóan befejeződnek. Számos projektállapotjelentés ezt egy rácsban mutatja be a várható befejezés és a tényleges befejezés időpontjaival. Számos projektmenedzser úgy dönt, hogy a színkódot különböző színekkel jelöli, amelyek olyan ütemezett feladatokat képviselnek, amelyek az ütemterv előtt, az ütemterv mögött, a befejezett vagy tartott állapotban vannak.
Megjegyzések, ajánlások és magyarázatok
A projektállapot-jelentésnek fel kell sorolnia a vörös zászlót, a változtatási kéréseket vagy a projekt előtt álló kihívásokat is. Ez az a hely, ahol fel lehet sorolni azokat a helyeket, ahol további forrásokra lehet szükség, vagy ahol a szállítási határidő megváltozik. Ez a rész arról is beszámolhat, hogy a váratlan események milyen hatással voltak a projektre, mint például a szoftverproblémák, a szállító késői kézbesítése vagy a hibás kellékek. Néhány projektmenedzser elválasztja ezt a szakaszt a jelentésből, és felsorolja azt egy különálló dokumentumban, amelyet csatolnak a projekt állapotjelentéséhez.
