A bejelentés egy öreg rendszer, amely megkönnyíti a dokumentumok megtalálását. Ezek a dokumentumok tartalmazhatnak leveleket, emlékeztetőket, pénzügyi nyilvántartásokat, jelentéseket és egyéb levelezést. A koherens és hatékony iratrendszer eléréséhez megfelelő eljárásokat kell alkalmazni. Még a mai elektronikus korszakban is a vállalkozásoknak és az otthoni irodáknak meg kell tartaniuk a papírfájlokat.
Kategóriák
Csoportosítsa a fájlokat kategóriákba. A fő kategória lesz az elsődleges címsor, amely az összes többi fájlt (alkategóriák) mutatja be. A kategória hatókörétől függően a teljes iratszekrény fiókját is magában foglalhatja. Például:
Kategória: Bérszámfejtő nyilvántartások 2014 Alkategóriák: Bérszámfejlődés 2014. január A bérszámfejtő nyilvántartás 2014. február Bérszámfejtő nyilvántartás 2014. március
Folytassa az alkategóriáit az év végéig. Ha kategóriája kitölti a teljes fiókot, készítsen címkét, és helyezze azt a fiók külsejére; jelölje meg az alkategóriák mappáit, és helyezze őket a fiókba. Használjon függő mappákat a kategóriáihoz, ha több fiókkal rendelkezik egy fiókhoz, és helyezze a címkézett alkategóriák mappáit belsejébe.
Jelentkezési szabályok
A két alapvető nyilvántartási szabály betűrendben és dátumban van. Ábécé szerinti benyújtáskor a fájl az ábécé betűje szerint történik. A dátum bejegyzéséhez töltse ki a legfrissebb fájlokat. Az alfabetikus bejelentésre számos szabály vonatkozik.
Név szerint történő benyújtáskor az első betűvel (vagyis a Langston Construction, a Parkinson Carwash, a Rivers & Associates, a Thomson & Company).
Ha az első név azonos, akkor a második betűs fájl (azaz Ace, Adele, Angie, augusztus).
Fájl vezetéknévvel (azaz Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fájl kezdete alapján, amikor a vezetéknevek azonosak (azaz Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Használja az első előtagot, ha a vezetéknév tartalmaz egy előtagot (azaz de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Fájl az első vezetéknévvel, ha kettő van (azaz Anderson és Leiberman; Cypress & Florsheim).
Fájl Mac, Mc, M 'fájlok Mac; St és Saint Saint-t (azaz MacIntyre, McKnight, M'Clever vagy Saint Paul's St. Mary's).
Fájl karbantartása
Miután a nyilvántartási rendszere rendben van, meg kell tartania. Rendeljen egy kijelölt tálcát az összes benyújtandó dokumentumhoz; ne tartsd őket körül. Ne csomagolja a mappákat vagy fiókokat fájlokkal; ez megnehezíti őket. Próbáljon meg legalább egyszer naponta benyújtani. Ha kis céget futtat, akkor hetente egyszer. Ha olyan fájlokat használ, amelyek használatból származnak, készítsen nekik új fájlokat. Tegye a nem kívánt papírt az újrahasznosító tálcába vagy aprítóba. Ha a fájlok bizalmasak, ne felejtsük el elzárni a fiókokat.
