A hatékony üzleti folyamatok áttekintése biztosítja, hogy a vállalat működése a lehető leghatékonyabb módon eredményezze a kívánt eredményeket. Például üzleti folyamatok felülvizsgálatát végezheti új hardver vagy szoftver beszerzése előtt. Az üzleti folyamatok felülvizsgálatához össze kell gyűjteni egy olyan csoportot, amely a szervezet minden szintjét képviseli a jelenlegi üzleti folyamatban bekövetkezett változások által. A megfelelő emberek összeszerelése segíthet azonosítani a problémákat, meghatározni a lehetséges javulásokat, hozzárendelni a projektvezetőket, végrehajtani a gyors javításokat és kidolgozni egy hosszú távú tervet.
Az aktuális folyamat megjelenítése. Sorolja fel a termékek és szolgáltatások előállításához használt kritikus üzleti folyamatokat. Beszélje meg a jelenlegi környezetben felmerülő problémákat, mint például a készletek fogadásának késedelme vagy a szállítói minőség kérdése. Tartson egy sor találkozást a csapat számára, hogy ötleteket adjon arról, hogy miért léteznek problémák, és hogyan kezeljék azokat. Tanulmányozzon, hogy megtudja, hogyan kezelik más cégek hasonló problémákat. Használja az ingyenes üzleti folyamatok leképezési eszközeit, mint például a Gliffy, a Bonita Open Solution vagy a Questetra BPM, hogy dokumentálja az aktuális folyamatot.
Tekintse át a dokumentált üzleti folyamatokat annak biztosítása érdekében, hogy a részletek pontosan tükrözzék az üzleti tevékenység módját. Például a hibaelhárítási eljárásokat terjessze az összes ügyfélszolgálati hívást kezelő személyre. Figyelje meg a személyzetet az eljárásokkal, és vegye figyelembe az esetleges eltéréseket annak megállapítására, hogy a személyzetnek szüksége van-e további készségekre, ismeretekre, képzésre vagy tapasztalatra, hogy az üzleti folyamat hatékonyan működjön.
A lehetséges változások azonosítása. Határozza meg, hogy a változások hogyan befolyásolhatják az aktuális eljárásokat. Figyelje meg a személyzet feladatait a feltételezések érvényesítéséhez. Interjúk a dolgozókkal, hogy összegyűjtsék a szervezetükkel kapcsolatos folyamat problémáit. Vizsgálat készítése vagy fókuszcsoportok futtatása, hogy ötleteket gyűjtsön a fejlesztésre. Ne feltételezzük, hogy ismeri a megfelelő megoldást, például új hardver vagy szoftver vásárlását, anélkül, hogy megértené, hogy az új rendszer hogyan befolyásolja a szervezetet.
Tervezzen egy új folyamatot. Az üzleti folyamatok újratervezése magában foglalja annak biztosítását, hogy a vállalati funkciók minden folyamata megfeleljen a jelenlegi stratégiai céloknak. A folyamat finomhangolása az üzleti folyamatok felülvizsgálata részeként elvégzett elemzés alapján. Tekintse át az új folyamatot a csapattal, hogy meghatározza a szervezetek közötti függőségeket és a lehetséges problémákat. Dokumentálja az üzleti folyamatok felülvizsgálati csoportja által javasolt összes változást, és közzéteszi a következtetéseket egy hírlevélben, e-mailben vagy más vállalati kommunikációs mechanizmusban.
Értékelje végrehajtását. Mérjük meg az operatív tevékenységeket, mint például az ügyfelek elégedettségét, a termékhibákat vagy a költségeket, hogy meghatározzuk, hogy a felülvizsgálat által generált fejlesztések hatással voltak-e. Ha a tervezett időn belül nem történt javulás, végezze el az utólagos felülvizsgálatokat és módosítsa a folyamatokat.
