A feljegyzések az üzleti levelezés standard formája. Ezek tájékoztató jellegűek vagy akciót kérnek. Belső vagy külső memóriákat írhat. A külső feljegyzéseket a szervezeten kívüli embereknek küldjük. Például, tanácsadó feljegyzést küldhet a szakmai tanácsadóknak, akik egy bizonyos projektre vonatkozó javaslatot kérnek. Lehet, hogy kéri a tanácsadókat, hogy küldjenek ajánlatot a projektre, egy ütemtervet a befejezésre és néhány mintát a munkáról a jegyzeten keresztül.
Írjon egy fejlécet a konzultációs feljegyzéséhez. A fejléc négy sorból áll, amelyek mindegyike egy meghatározott címkét tartalmaz: To, From, Date és Subject. Az első sorban a neved és a céged neve jelenik meg. A második sorban szerepelnek azok a szakmai tanácsadók nevei, amelyekhez az emlékeztetőt elküldi. A harmadik sor az a dátum, amikor azt tervezi, hogy elküldi, és a negyedik sorban csak néhány szóval kell megmagyarázni a feljegyzés tárgyát, mint például a „Web Design javaslat kérése”.
Ismertesse a konzultációs emlékeztető célját az első bekezdésben. A feljegyzések általában tömörek és pontok. A tanácsadók tudják, hogy milyen típusú projektre van szükség, és hogy szakképzett szakemberektől javaslatokat keressen.
Beszélje meg a projekt részleteit a következő néhány bekezdésben. Ezek a részletek tartalmazhatnak bármilyen költségkeretet vagy határidőt, amellyel rendelkezel, milyen dátummal szeretné megkapni a javaslatokat, mit szeretne a javaslatokba belefoglalni, és azt, hogy milyen eljárást fog használni a tanácsadó kiválasztásához.
Sorolja fel a kapcsolati adatokat a záró bekezdés elején. A tanácsadók tudják, hogy mi a legjobb módja, hogy kapcsolatba léphessen veled, és hogyan szeretne megkapni az Ön által kért információkat, például a levélben vagy e-mailben. Emlékeztesse a tanácsadókat a válaszadási határidőre. Ne felejtsd el megköszönni a tanácsadókat az idejükért.
