Mindenkinek legalább egyszer történt meg. Bevásároltál, vagy valamilyen szolgáltatást tettél, és rettenetes vásárlói élményed volt. Természetesen valószínűleg elmondod barátaidnak. Ha azonban meg akarja győződni róla, hogy ez nem történik meg újra, az egyik legjobb módja annak, hogy elégedettséget kapjunk, hogy írjon egy ügyfél panasz levelet. Ez nem mindig szórakoztató, ha ezek közül az egyiket írja - az egyetlen ok, amiért te csinálod ezt, mert rossz tapasztalatod van -, de profi módon lehet megtenni, ami meglepő eredményeket hozhat. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan írhatsz egy ügyfél panaszbejegyzést, amely bizonyos figyelmet kap az olvasótól.
Hogyan írjunk egy ügyfél panasz levelet
Először is kap egy nevet. Tudja meg, hogy kinek a figyelmét a levélnek el kell érnie. Ne csak küldje el a "Figyelem: Ügyfélszolgálat" címre, mert akkor senki sem tartozik felelősséggel. Kérdezze meg a boltot, akár személyesen, akár telefonon, aki az a személy, aki az ügyfelek panaszáért felelős. Minden levelezést az adott személy figyelmébe kell küldeni. Ha van egy címük is, győződjön meg róla, hogy ezt is beillesztette: "Figyelem: David Jones, marketingért felelős alelnök".
Ezután írja be a levelet. Ne küldjön e-maileket; túlságosan személytelen, és könnyen elpusztulhatnak a kibertérben. Küldj egy rendszeres levelet, akár a boltba, akár a vállalati irodákba. Tartsa rövid és tömör betűjét; legfeljebb két oldalnak kell lennie a helyzet magyarázatához.
Ha a levélen dolgozik, akkor a helyzet sajátosságait is tartalmazza. Mondja meg pontosan, hogy mi történt, mint például: „Amikor március 5-én kedden voltam az üzletemben, egy Lorraine nevű pénztáros rendkívül durva volt számomra.” Ha lehetséges, a dokumentumidőt. Ha ez egy üzlet vagy üzlet, ahol számozott számla van, mint például egy áruház vagy egy orvosi rendelő, akkor a fiókszámát minden levelezésben fel kell tüntetni. Ez segíteni fogja a levelét olvasó személyt azzal, hogy összekapcsolja panaszát azzal, aki valójában.
Használjon pozitív, tiszteletteljes hangot. Lehetséges, hogy a leveled egy magas rangú adminisztratív személynek fog menni, aki szimpatizálja a helyzetedet. Ahelyett, hogy ellenséges lenne, közvetítse, hogy ártatlan áldozat vagy. Még jobb, világossá tegyük, hogy megérted, hogy az ilyen rossz szolgáltatás nem a vállalat normál szabványa, és hogy tudod, hogy az üzletük soha nem szándékosan kezelte rosszul. Emlékeztesse őket arra, hogy igazán élvezik a vásárlást, de azt szeretnénk, hogy tudatában legyenek a potenciálisan káros ügyfélszolgálati helyzetnek.
Végül kérjen választ. Állítson be határidőt, de ésszerű legyen. Mondj valami ilyesmit: "Remélem, hogy a következő harminc napon belül visszajövök tőled, hogy ez az ügy megoldható legyen." Ha nem hallja vissza az Ön által írt személyt a megadott időben, hívjon vagy küldjön nyomonkövető levelet (még egy ok, amiért a személy nevét a levélben kell megkapnia). Bármi legyen is a válasz, függetlenül attól, hogy ez egy bocsánatkérő levél vagy akár további termékek kuponjai, küldjön köszönetet, ha a levél megoldódott. Kövesse ezeket az egyszerű stratégiákat, és biztos, hogy pozitív választ kap az ügyfél panaszára!
tippek
-
Ha egyáltalán lehetséges, próbálja meg azonnal megoldani a helyzetet. Jó esély van arra, hogy egy vezetővel vagy felügyelővel személyesen beszélgetve meg tudod elégedni. Ha a felügyelő vagy az üzletvezető nem veszi el az időt, hogy beszéljen veled, vagy ha elhárítják Önt anélkül, hogy megoldaná a problémát, akkor menjen magasabbra a vállalati létrán.
Figyelem
Ne csinálj ésszerűtlen igényeket, mint például: "Azt akarom, hogy a szerelő lőjön!" vagy "Azt várom, hogy kompenzálom ezt a kellemetlenséget!" Hacsak nem igazán volt pénzügyi sérülése az eseménynek, egy egyszerű bocsánatkérés tökéletesen jó válasz.
