Az iratrendszerek előnyei és hátrányai az irodai beállításoknak. A legtöbb vállalat hagyományos irattartó rendszereket használ, ahol a papíralapú dokumentumok iratszekrényekbe kerülnek. A leggyakrabban használt iratrendszer a betűrendes rendszer.
Célja
A nyilvántartási rendszereket arra használják, hogy a dokumentumok szervezettek és könnyen megtalálhatók legyenek a munkavállalók számára. Létrehoz egy nyilvántartási rendszert, és az alkalmazottak követik az alkalmazott rendszert.
Előnyök
Az alfabetikus nyilvántartási rendszerek egyfajta rendszer, amely könnyen tanítható és tanulható. A dokumentumok ábécé sorrendben kerülnek elhelyezésre, általában a szállító neve alapján. Bármely alkalmazott megtalálhatja a szükséges dokumentumot, amennyiben az eladó neve ismert.
hátrányok
Ennek a rendszernek az egyik hátránya, hogy a dokumentumokat gyakran a betűk miatt hibásan helyezik el. Egy másik hátránya, hogy ha valamit a szállító neve, illetve a vezetéknév alapján nyújtanak be, a dokumentumokat nehéz megtalálni. Előfordulhat, hogy a cégek névváltozásai nem kerülnek megfelelően rögzítésre, ami szintén zavart okoz a nyilvántartási rendszerrel.
