Az egyéneknek és a vállalkozásoknak sokféle választási lehetőségük van a nyilvántartásba vételhez. Egyes opciók magas szintű biztonságot nyújtanak, míg mások nagy sűrűségű fájlokat tudnak elhelyezni. A rendelkezésre álló hely, a fájlok érzékenysége és a fizikai vagy elektronikus nyilvántartások előnyben részesítése mind befolyásolja a dokumentációs berendezések választását.
Fizikai nyilvántartó berendezések
Iratszekrények
A irattartó szekrény egy irodai vágott. Négy fiók, amelyek lehetővé teszik a fájlok oldalirányú tárolását, szabványosak. A Smead, a dokumentumkezelő cég szerint a nyilvántartó szekrények előnyösek, ha a nyilvántartásokat biztonságban kell tartani. Mivel ezek a szekrények zárolhatók, egy vállalat képes korlátozza az érzékeny fájlokhoz való hozzáférést miközben a munkavállalók és a látogatók továbbra is beléphetnek a szobába.
Az összes fizikai nyilvántartási eszköz közül a szekrények általában az legdrágább és a legtöbbet korlátozott kapacitás. A Smead megjegyzi, hogy egy négy fiókos iratszekrény, amely egy 6 lábas 24 méteres területet foglal el, körülbelül 8488 mappát tartalmazhat.
Nyissa meg a polcokat
Az iratszekrények alternatívája az nyitott polcok. Az egységek hasonlóak a nyitott könyvespolcokhoz, és kifejezetten a mappák magasságára és szélességére vannak tervezve. A design lehetővé teszi a felhasználók számára könnyű hozzáférést biztosít a fájlokhoz és lehet helyhez kötött vagy legyen Mobil ha a görgők az aljzathoz vannak rögzítve.
A nyitott polcok helyet és pénzt takarítanak meg. A Smead megjegyzi, hogy általában a polcrendszer háromszor olcsóbb, mint a szekrények. A négy fiókos iratszekrényhez képest a hétszintű nyitott polcrendszer 80 százalékos nagyobb kapacitás. A mobil polcok nagyobb sűrűségűek és 405 százalékkal nagyobb kapacitást kínálnak, mint a szekrények.
tippek
-
Az iratgyűjtő berendezéseken kívül szükséged lesz rá készletek mint a fájlmappák, a címkék és a végfülek a fizikai rendszer megfelelő működéséhez.
Digitális nyilvántartó berendezések
Külső eszközök
A fájlok tárolásához kényelmesen használhatja a számítógép belső merevlemezét, de akkor veszítheti el az adatait, ha a merevlemez sérült vagy fizikailag sérült. Ennek a kockázatnak a mérséklése érdekében előfordulhat, hogy a felhasználók biztonsági másolatot készítenek egy külső eszközre. A PC World a kritikus fájlok biztonsági mentését javasolja egy külső merevlemez és a pendrive fájlokat kell átvinni.
tippek
-
A felhasználók biztonsági mentést is készíthetnek egy felhőalapú szolgáltatásra, mint például a Google Drive vagy a Dropbox, amely nem igényel további felszerelést.
szerverek
Azok a vállalkozások, amelyek azt szeretnék, hogy több fél hozzáférjen ugyanazokhoz az adatokhoz, érdemes befektetni egy szerverbe. A kiszolgálók a központi adattár sok felhasználó fájlja. A PC World megjegyzi, hogy a vállalkozások több kiszolgálóalkalmazást - például adatbázisokat és vállalati erőforrás-tervezési rendszereket - tudnak kiszolgálni a kiszolgálón. Ez megkönnyíti a nagyszámú személy számára hozzáférése van azonos fájlokra. A szerveradatok külső biztonsági eszközre vagy a felhőre is biztonsági mentés céljából menthetők.
Fizikai szerverek hasonlít a high-end PC-hez. Alternatív megoldásként a vállalkozások választhatnak a felhőalapú tárhelyszolgáltatás - Az Amazon Web Services, a Windows Azure és a Rackspace Cloud Services minden olyan lehetőség, amely nem igényel fizikai kiszolgálót.
