Számos nonprofit és oktatási szervezetnek szüksége van a jótékonysági támogatásra a műveletek fenntartásához. Az adománygyűjtő bankett az egyik legjobb módja annak, hogy pénzt nyerjen a művészeti programok, iskolák, kórházak, érdekképviseleti csoportok és mások számára. Ezek az események bonyolultnak tűnhetnek a tervezés és a szervezés terén. Kezdjen egy jó ellenőrzőlistával, hozzon létre egy naptárat, és kérjen segítséget az önkéntesektől. Kezdje a hónapokat a bankett-dátum előtt, és kezdje el a helyét, a vendéglátás, a tehetség és a szórakozás elejét.
Ütemezze be az eseményt, és vásároljon szigorúan az eseményre tervezési könyvet vagy notebookot (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389). Fenntartjon egy mappát rekordok, névjegyek, névjegykártyák, nyugták, önkéntes listák, foglalások, menük és az esemény előtt, alatt és után felmerülő összes részlet számára. Hívjon segítséget a lehető leghamarabb, mint például egy önkéntes koordinátor, és kezdje fel a feladatokat.
Költségvetés az eseményre Amint ismeri a helyszín maximális fejszámát, adja meg az egy főre jutó étkezések, italok, ajándékcsomagok és egyéb, a listán szereplő elemek költségét. Az ellenőrzőlista minden egyes bejegyzésének költségeit, például a felszerelést, a személyi költségeket, a bérleti díjakat, a szolgáltatási díjakat, a díjakat stb. A jegyárak és az összegyűjtött alapok fedezik ezeket a költségeket, de a kezdeti kiadások tartalmazzák a betétek és az előlegek számát.
Keresse meg és biztosítsa a bankett tartására szolgáló létesítményt. Ez egy nagy szálloda, nagy étterem, amely magánpartnereit fogadja, ágy és reggeli vagy történelmi kastély. Meg kell ismernie a maximális kapacitást, így nem léphet túl a meghívókat a vendégek számára, vagy több jegyet adhat el, mint a szoba. A legtöbb minőségi létesítménynek személyzete lesz a tervezés, valamint a vendéglátó-ipari és egyéb szolgáltatások területén.
Foglalja le a szertartás mesterét (MC). Ellenőrizze a helyi tehetségügynökségeket. Ha egy "név" vagy egy hírességet szeretne foglalni, akkor a várt időpont előtt messze el kell indulnia, mivel néhánynak nagyon elfoglalt menetrendje van. Lépjen kapcsolatba az ügynökökkel és a vezetőkkel a szórakozásért, és foglalja le a tehetségeket.
Rendelje meg a meghívókat, jegyeket, programokat és minden más nyomtatott anyagot, például a szervezet brosúráit, amelyekre a pénzeszközöket emelik. Ha egy aukciót fog tartani, kezdj el adományozni. Egy önkéntes csapat kezelheti ezt a felelősséget. A csendes aukcióknak nem kell árverezőnek lennie, de egy ajánlattételi aukció lesz. Döntse el, hogy MC-e, vagy ha külön szakemberre van szüksége. A meghívókat küldje el a szervezet adománylistájára. Győződjön meg róla, hogy az esemény félig formális. Adjon meg semmit, különös tekintettel arra, hogy a vendégek a dátumot, az időt, a helyet és a különleges vendégeket vagy a szórakoztatást meghaladóan tudniuk kell. Győződjön meg róla, hogy hirdeti az aukciót.
Hirdessen a rendezvényt hírlevelek, online hirdetések, helyi újságok és rádióállomások segítségével, amelyek a PSA-kat (közszolgálati hirdetéseket) hordozzák a nonprofit célokra. A helyi televízióállomások is rendelkezhetnek egy eseménynaptárral, és a helyi hírcsatornák rövid interjút készíthetnek, vagy csatlakoztathatják az eseményt, így minden részletet készen áll.
Beszéljen a helyszín séfjével, vagy lépjen ki a vendéglátóhelyen kívül. Döntse el, hogy büfé vagy teljes körű szolgáltatást nyújt-e. Mondja el neki a költségvetést és a várható fejszámot. Ez a legrövidebb időn belül véglegesíthető, de mindig jobb, ha több emberre készül fel, mint amennyit elvár, mint a tényleges igények elmaradása.
Rendszeres kapcsolatot tartson fenn az önkéntesekkel, munkatársakkal és az eseményen dolgozó összes munkatársakkal. Minden egyes híresség- vagy szórakoztató csoporthoz hozzárendeljen egy speciális asszisztenst, hogy segítsen bármihez az esemény során. Találkozzunk minden önkéntes előtt, hogy biztosan tudják, hogyan kell öltözni, mit tegyenek, hol kell lenniük, stb.
A rendezvény helyszínén sokkal korábban érkezik meg, hogy díszítse és beállítsa a helyet. Ha elengeded magadnak felkészülni, térj vissza sok idővel, hogy találkozzon különleges vendégekkel, hírességekkel és szórakoztatással, és irányítsd őket oda, ahol ülnek, dolgozhatnak vagy várnak a színfalak mögött. Ha élő zenekarod van, akkor hamarosan megjelennek a hangellenőrzések beállításában. Felügyelje, hogy a végső részletek összejönnek, és élvezze az eseményt. Ezután győződjön meg róla, hogy mindent megtisztítottak, és minden személyzetet vagy kulcsfontosságú személyzetet fizetnek. Gyűjtse össze az adomány borítékát, és adja meg a szervezetet képviselő megfelelő személyt.
