A szerződéses ajánlatok szerves részét képezik a jogosult vállalatoknak a magán- vagy közbeszerzési szerződések odaítélésének folyamatának. A vállalatok, ügynökségek és magánszemélyek hirdetnek olyan projekteket, amelyekre szükségük van azáltal, hogy kiküldték a követelményeket és megnyitják a folyamatot az ajánlattételre. Azok a vállalkozók, akik teljesíteni tudják a munkakörülményeket, ajánlati ajánlatokat nyújtanak be, amelyek leírják, hogyan javasolják a projekt befejezését és milyen áron. Az ajánlattételi időszak vége után a szerződést a legalacsonyabb ajánlattevő kapja meg. A szerződéses ajánlatok széles körű szolgáltatásokat foglalhatnak magukban, beleértve az építési munkákat, az értékesítőket, az elektromos, vízvezeték-szerelési és nyilvános projekteket. A legnagyobb szerződési ajánlati szektorok szövetségi, állami és helyi önkormányzatokban vannak, ahol a szerződéses ajánlattétel általában törvény által megkövetelt.
Funkció
A szerződéses ajánlat célja, hogy tisztességes szerződéskötési folyamatot biztosítson. A szerződéses ajánlatok lehetővé teszik, hogy bármely olyan cég, amely megfelel a szerződéssel rendelkező vállalat vagy ügynökség követelményeinek, megpróbálhatja megterhelni a munkát anélkül, hogy aggódnia kellene a részvétellel vagy a tisztességtelen versenytárgyalásokkal kapcsolatban. A szerződéses ajánlatok azt is lehetővé teszik, hogy a vállalkozót kereső személy a lehető legalacsonyabb áron megkapja a munkát. Ez ösztönzi a versenyt, amely nélkülözhetetlen a nyitott piacgazdaságban. Az állami és szövetségi szerződések tekintetében a folyamat elősegíti a közbeszerzési szerződések odaítélését, és megmenti az adófizetők dollárjait.
típusai
A szerződéses ajánlatok úgy vannak kialakítva, hogy megfeleljenek a szerződéses ajánlattételi javaslatok három alaptípusának. Egyes szerződésekre vonatkozó ajánlatok lezárva vannak, mások pedig felülvizsgálatra várnak. A szerződéses ajánlatok három fajtája: Az ajánlatokra vonatkozó ajánlatok (IFP) zárt ajánlatokként is ismertek, és általában azokat a vállalatok vagy ügynökségek használják, akik ellátási szállítót vagy építési szolgáltatást keresnek. Az IFP javaslata tartalmazza a szerződéses előírásokat, és az ajánlattevőknek meg kell felelniük ezeknek a követelményeknek ahhoz, hogy megfontolás tárgyát képezzék. Az ilyen típusú ajánlatok lezárásra kerülnek, amint benyújtják őket, és nem módosíthatók az ajánlattételi folyamat során vagy után. A tárgyalások hiánya rendkívül versenyképes szerződési ajánlattételi formát jelent, amelyben a szerződő fél szigorú ellenőrzést tart fenn a teljes folyamat felett. Az ajánlatkérés (RFQ) hasonlít egy IFP-hez, ahol a szerződés specifikációit alaposan felvázolták a javaslatban. Az RFQ-val azonban a szerződéses ajánlattevőknek meg kell találkozniuk a társasággal vagy ügynökséggel, mielőtt ajánlatot terjesztenek elő, hogy kérdéseket tegyenek fel, vagy megvitassák a különböző kérdéseket. Ezek az ajánlatok néha felülvizsgálatra és módosításra nyitva állnak a benyújtásuk után. A pályázati felhívás (RFP) olyan szerződéses javaslat, amelyet általában egy speciális szolgáltatáshoz használnak, ahol a szerződéses jogosultnak nehéz egy adott dollárösszeget becsülni. A szerződést kínáló cég vagy ügynökség általános elképzelést ad a kezdeti javaslatában keresett szolgáltatásokról. A szerződő ajánlattevőknek rendszerint részt kell venniük az ajánlattétel előtti találkozókon, ahol a szerződés követelményeit megvitatják és tovább határozzák meg. A szerződéses ajánlattevő olyan ajánlatot nyújt be, amely tartalmazza a projekt specifikációit, és a dollár összegét határozza meg. Az RFP szerződéses ajánlatok gyakran nyitottak újratárgyalásra a szerződés folyamata során és a szerződés odaítélése után.
Időkeret
A legtöbb szerződéses pályázati eljárás olyan időkeretet tartalmaz, amely néhány hétig és néhány hónapig tarthat. A szokásos ajánlattételi eljárás az alábbiak szerint zajlik: 1. Az ajánlati ajánlatot nyilvánosságra hozzák, általában újságokban vagy weboldalon. A pályázatok egy hétig vagy egy hónapig hirdethetők. A javaslat tartalmazza a szerződéses előírásokat, és útmutatást ad a javaslatcsomag beszerzésének módjáról. 2. A vállalatok benyújtják ajánlattételi ajánlataikat. Néha előzetes ajánlattételi konferencia szükséges, ahol a két fél össze tud lépni, és megvitathatja a szerződés részleteit. 3. Az ajánlatokat előre meghatározott időpontban nyitják meg. Olvassák el őket, és a pályázatot a legalacsonyabb áron a pályázati követelményeknek legközelebbi ajánlat adja meg. A nyertes ajánlattevőt ezután rendszerint a szerződés odaítéléséről szóló levél útján értesítik.
szempontok
Számos fontos dolog van, amelyeket egy kapcsolattartási ajánlat összeállításakor figyelembe kell venni. Az első dolog, amit figyelembe kell venni, hogy az ajánlattevő cégprofilja illeszkedik a leendő ügyfél igényeihez. Például a legtöbb szövetségi és állami kormányzati szerv figyelembe veszi a nők vagy kisebbségek tulajdonában lévő vállalatok által benyújtott ajánlatokat más ajánlattevők előtt. Figyelembe veszik továbbá a kisebbségi munkaerővel rendelkező vállalatokat és a földrajzi területeken működő gazdasági szervezeteket, amelyek gazdasági fejlesztési övezetnek minősülnek. Az ajánlattétel során figyelembe veendő egyéb dolgok közé tartoznak a következők: felszerelések, amelyeket esetleg vásárolni kell, vagy a már meglévő berendezések értékcsökkenési értékét, a fizetési ütemezéseket, a munkaerőköltségeket, beleértve a bérszámfejtést, az adókat és az előnyöket, az általános költségeket, a kötés költségeit és a nyereséget margó. Szinte minden szerződéses ajánlatcsomagnak tartalmaznia kell ezeket az elemeket, általában egy részletezett ajánlatlapon. A legtöbb szerződési ajánlatban szereplő másik forma egy extra munka és a változás elosztása. Ebben az űrlapban az ajánlattevőnek meg kell fontolnia, hogy mi történik, ha további munka szükséges az eredeti javaslatban nem részletezett projekt befejezéséhez. Az ajánlattevőnek olyan tervet kell elrendeznie, amely az ilyen esemény bekövetkezésekor a költségek és az idő durva becslését adja, vagy hirtelen szükség van az utolsó pillanatban bekövetkező változásokra.
Figyelem
A legtöbb szerződéses ajánlat esetében a legalacsonyabb ajánlattevőt elnyerik a szerződés, de először jelentkezik az ajánlattételi folyamatban, sok ajánlattevő gyakran hibázik a szerződéses ajánlat alábecsülése miatt. Ez azt eredményezheti, hogy a vállalat pénzt veszít vagy nem tudja teljesíteni a projekt követelményeit. Az ajánlattevőknek gondosan mérlegelniük kell, hogy a szerződés mennyi költséget fog fizetni a munkaerő és az ellátás tekintetében, ugyanakkor a haszonkulcsot is figyelembe veszi. Az ajánlattétel elkerülésének egyik módja az, hogy megvizsgáljuk, hogy más cégek milyen díjakat számítanak fel hasonló szolgáltatások elvégzésére. Kormányszerződések esetében az ügynökségek kötelesek a korábbi szerződéseket postázni, ami lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy lássák, hogy a többi vállalat milyen hasonló ajánlatot tett.
