A főkönyve egy cég hivatalos főkönyve, amelyben minden pénzügyi számlát tartanak. Ezek a tranzakciók egy adott számviteli időszak alatt zajlanak, és a társaság pénzügyi kimutatásainak elkészítéséhez használatosak.
Beviteli fájlok és dokumentumok
Az általános főkönyvi dokumentumok papíralapú dokumentumok vagy elektronikus fájlok lehetnek. Ezeket a főkönyvi előkészületekben használják, és magukban foglalják az eladási számlákat, számlákat, időkártyákat és hasonló dokumentumokat. Függetlenül attól, hogy milyen formában van, a rekordok kritikusak a főkönyv elkészítéséhez, és meg kell őrizni őket. A könyvvizsgálók mindkét dokumentumfajtát megvizsgálják annak érdekében, hogy a főkönyve pontos legyen. Az eszközök, a kötelezettségek, a bevételek és a kiadások dokumentumai mindegyike szerepel a főkönyvben.
Eszközdokumentumok és fájlok
Egy eszköz értéket jelent. Ez lehet vagy kézzelfogható, mint például egy üzem vagy leltár, vagy immateriális, például goodwill. A forgóeszközök, például a készletek, a készpénz és a követelések fontosak a vállalat napi működéséhez. Az eladási számlák, a bankszámlák és a követelések kimutatásai a főkönyvhez szükséges dokumentumok.
Felelősségi dokumentumok és fájlok
A kötelezettségek a vállalat pénzügyi kötelezettségei, amelyek tartozása. A rövid lejáratú kötelezettségek a folyó pénzügyi évben esedékesek. Ide tartoznak például a bérek, a fizetendő számlák és a közművek. A hosszú lejáratú felelősség egy olyan kötelezettség, amely több mint egy éven belül esedékes. Ha egy vállalat 15 éven keresztül vásárol egy épületet, csak a folyó év kifizetése a jelenlegi kötelezettség. Az egyenleg hosszú távú felelősség.
Bevételi dokumentumok és fájlok
A bevételi dokumentumok a vállalat jövedelmét képviselik. A bevétel másik ideje a jövedelem. Ha a bevételi forrás vagy egy szolgáltatás teljesítéséből származik, vagy jó szolgáltatást nyújt, az a főkönyvben szerepel. Ez a bevételi forrás működési bevételnek minősül. Ha a jövedelemforrás nem a vállalat elsődleges tevékenysége, például a bankszámlán történő kamat megszerzése, akkor nem működési bevételnek számít. Bármi legyen is a forrás, a bevétel lehet készpénz vagy elhatárolás.
Kiadási dokumentumok és fájlok
A költségek az üzleti költségek. A kiadások a vállalat bevételeivel párosulnak. Ha a költségek az üzleti fővállalkozáshoz kapcsolódnak, ez működési költség. Ha nem kapcsolódik a fő tevékenységhez, akkor ez nem operatív költség. A bevételekhez hasonlóan a ráfordítás akár készpénzkiadás, akár eredményszemlélet lehet.
