A számvitel során számos pénzügyi dokumentumot használnak a vállalat tranzakcióinak nyomon követésére és az általános pénzügyi egészségre. A főkönyvi könyv és a mérleg a cég számviteli folyamatának két központi dokumentuma. Bár hasonló információkat tartalmaznak, a főkönyv és a mérleg nem azonos. Céljuk külön-külön, és az információ rögzítésének módszerei eltérőek.
Meghatározás
A tranzakciókat a napi folyóiratból a főkönyvi bejegyzésre terheli a debitek és hitelek rendszerével, hasonlóan a csekkkönyvekhez. Ez a vállalat pénzügyi nyilvántartásainak alapja, minden cég tranzakcióját követve a vállalat történetének első napjától. A mérleget nem írják le olyan részletesen, mint a főkönyvet. Ez egy pillanatkép egy vállalat pénzügyi helyzetéről az eszközök és kötelezettségek tekintetében egy bizonyos időpontban.
Szerkezet
A főkönyvi számlák öt kategóriába vannak csoportosítva; eszközök, kötelezettségek, saját tőke, bevételek és kiadások. Jellemzően egy külön lap található a főkönyvi nyomon követett számlákhoz. A tranzakciókat egy főkönyvi lapon rögzítik, ahogy az minden egyes fióknál történik. Például a hitelezőnek fizetett kifizetést a „költségek” alatt kell elszámolni, és ugyanazon a napon, ha az ügyfél kifizetést hajtott végre a vállalatnak, azt „bevételként” kell nyilvántartani. A mérleg nem különálló oldalakra oszlik. Ehelyett az egyes kategóriák összegeit az adott időszakra vonatkozóan rögzítik. Például a december 31-i bevételi összegek kerülnek elszámolásra, és a költségeket is összevonják és rögzítik. Így az A, B és C hitelezőnek történő kifizetések összességében összeadódnának, nem pedig külön-külön.
Célja
A főkönyvet más pénzügyi dokumentumok adatforrásaként használják, beleértve a mérleget is. A főkönyv a tranzakciókat követi, és nyilvántartást vezet a vállalat adatairól annak érdekében, hogy más pénzügyi dokumentumok pontosan összeállíthatók legyenek. Az inkonzisztenciák, a számviteli hibák és a veszteségek nyomon követhetők a főkönyvben. A mérleg azt mutatja meg, hogy ki néz ki (mint például a hitelező), amit a vállalat tulajdonában van, valamint azt, hogy mi a tartozása a többi félnek a befejezés időpontjától. A mérlegeket gyakran használják annak meghatározására, hogy egy vállalkozás hitelt vagy hitelt igényel-e. A hitelezők, a befektetők (potenciális és aktuális), a vezetés, a beszállítók, az ügyfelek, a kormányzati szervek és a szakszervezetek a mérleget felhasználják a vállalat előrejelzésének előrejelzésére, vagy arra, hogyan fog pénzügyi szempontból nézni az utat. A hitelező számára ez egy eszköz a vállalat „kockázatának” becslésére a hitel megítélésekor. A társaság vezérigazgatója vagy elnöke számára a mérleg segít meghatározni, hogy a vállalatnak túl sok leltár van-e, vagy ha növelnie kell a bevételt.
