Az alkalmazottak munkaidő-listái kritikusak a fizetendő bérek, az időbeli elhatárolások és a munkavállalói távollétek rögzítéséhez. Sok munkáltató tárolja a munkavállalók idejét és a bérszámfejtését a bérszámfejtés módszereinek biztonsági mentéseként. A történelmi nyilvántartások hasznosak, ha az alkalmazottak bérét, az adóbevallást és a bérszámfejtéseket kétszer ellenőrizni kell. A szövetségi törvények azonban előírják, hogy a munkáltatóknak mennyi ideig kell fenntartaniuk a foglalkoztatási nyilvántartást, amely magában foglalja azt az időtartamot is, amely alatt a munkaadóknak meg kell őrizniük az időrekordokat is. A szövetségi törvények szerint a munkáltatóknak legalább két évig meg kell őrizniük a munkalapokat.
A foglalkoztatási nyilvántartások információkat tartalmaznak a munkavállaló munkakörülményeiről, teljesítményéről, fegyelméről vagy korrekciós intézkedéséről, valamint minden olyan szerződésről vagy megállapodásról, mint a kollektív szerződés vagy a munkaszerződés. A kompenzációs információk a munkavállalói nyilvántartás részét képezik, valamint az időrekordok, amelyek általában olyan személyes adatokat tartalmaznak, mint például a munkavállaló társadalombiztosítási száma, a bérek, a mentesített vagy nem mentes besorolás, a nyaralás vagy a fizetett időbeli elhatárolási arány, és bizonyos esetekben túlórák vagy differenciált fizetési arány.
Időtáblák foglalkoztatási nyilvántartások
A munkáltatói nyilvántartási gyakorlatoktól függően az időkorlátok a foglalkoztatási nyilvántartás részét képezik, vagy külön fizetendő nyilvántartásként tárolódnak. Akárhogy is, az időrekordokat és az időkorlátokat foglalkoztatási nyilvántartásnak tekintik, és ezért azokat a törvények szabályozzák, amelyek a munkaadók nyilvántartási kötelezettségét írják elő.
A tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény
A tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény hatálya alá tartozó munkáltatóknak be kell tartaniuk a minimálbérre, a túlóra fizetésére, a mentesített és a nem mentes besorolásra vonatkozó szabályokat, valamint a dolgozók fizetésére vonatkozó mindennemű nyilvántartást. Az FLSA nem igényel konkrét formátumot az alkalmazottak munkalapjainak megőrzésére, de az ügynökség megköveteli, hogy a munkáltatók bizonyos részletes információkat tartsanak fenn a munkatársak idejéről és fizetéséről.
Rekordmegőrzés
A bérszámfejtés és a szakszervezeti szerződések nyilvántartásának megőrzése három év. Azok a munkalapok és rekordok, amelyek konkrét információkat tartalmaznak, mint például a munkanapok, levonások, visszatartás és egyéb adatok, a követelmény két év. Az emberi erőforrásokra vonatkozó bevált gyakorlatok valószínűleg azt javasolják, hogy a munkavállalói díjazás és a kártérítés tekintetében az összes nyilvántartást három évig tartsák fenn, mivel jelentősen átfedik a rekordokat, mivel a munkáltatóknak két évig meg kell őrizniük a nyilvántartásokat, és a munkaadóknak három évig meg kell őrizniük.
Különböző követelmények vonatkoznak a nyilvántartások típusaira, amelyeket a munkáltatóknak meg kell tartaniuk az adómentes munkavállalók számára; mindazonáltal a munkaadók érdeke, hogy a nyilvántartásokat hasonló módon és egyenlő ideig tartsák. Ezzel a munkáltatók számára előnyös, ha kérdés merül fel a mentesített és a nem mentes munkavállalók összehasonlításával kapcsolatban. Ha a munkáltatók egy teljesen eltérő folyamaton alapuló munkavállalói nyilvántartást mentesítenek, mint a nem megfizetett alkalmazottak, nehezen igazolható a mentesített és nem megfizetendő fizetéssel kapcsolatos HR-gyakorlatok, ha a rekordokat nem tartják következetesen, ugyanolyan ideig.
EEOC nyilvántartási szabályok
A szövetségi kormány megkönnyíti a munkáltatók számára, hogy meg tudják oldani, hogy mit kell tartaniuk, és milyen hosszú ideig a hasonló, határokon átnyúló nyilvántartási szabályok létrehozásával. Az USA Equal Employment Opportunity Commission végrehajtja a megkülönböztetés elleni törvényeket, és a végrehajtó hatóság részeként előírja, hogy a munkáltatók három éven keresztül megtartsák a bérszámfejtést és az egyéb foglalkoztatási nyilvántartásokat. Valójában az EEOC azt mondja, hogy az egyenlő díjazásról szóló törvény szerinti követelés részévé váló nyilvántartásokat legalább három évig meg kell őrizni. A végleges állásfoglalásig meg kell őrizni a foglalkoztatási nyilvántartásokat, ideértve a hivatalos diszkrimináció-díjat is.
