A csapatok tájékoztatói olyan hatékony találkozók, amelyek az információk különböző szervezeti egységek és csoportok számára történő terjesztésére szolgálnak. A tájékoztató ülés lebonyolítása megköveteli, hogy a lehető legjobban szervezett legyen, és legyen egy meghatározott napirend, mivel a legmegfelelőbb információt ki kell adni az idő elvesztése nélkül. A nem megfelelő egyéb információk egy másik találkozóra menthetők. A tájékoztató ülések lehetővé teszik, hogy a tagok ötleteket és frissítéseket nyújtsanak, ha megfelelően vannak strukturálva.
Készítsünk napirendet az egyes témák megvitatásának konkrét időtartamával. Egy napirend segít mindenkinek a feladat megtartásában, és lehetővé teszi számukra, hogy időben tudják, mit várnak az eligazításban. Csak fontos és releváns információkat soroljon fel a napirenden. Hagyja az időt a csoportos megbeszélés napirendjének végén.
Lépjen kapcsolatba a résztvevőkkel előre, e-mailben, faxon vagy telefonon, hogy elkészíthessék anyagukat az ülésen megvitatandó témákban. Lehetővé teheti a különböző tagok számára, hogy hozzájáruljanak a tájékoztatók különböző részeihez. Adj nekik bőséges időt az előkészítésre, és adtál nekik egy időkeretet, hogy az általuk szolgáltatott információk tömörek legyenek, és megfeleljenek a napirendjének megosztott részének.
Kezdje a találkozóját jó hírekkel, mint a szervezet vagy az osztály előrehaladása. Beszélje meg a végrehajtandó jövőbeni politikákat és eljárásokat. Válassza ki azokat az egyéneket, akik szervesak lesznek a jelenlegi jövőbeli tervekben, és felsorolják a elérendő célokat, amelyeket a következő eligazítás előtt meg kell felelniük.
Adjon hozzá további perceket a megvitatandó nyitott kérdésekre vagy aggodalmakra. Előfordulhat, hogy előreláthatólag nem tervezte ezeket a témákat, amikor először dolgozta ki a napirendet. További idő is lehetővé teszi, hogy a tagok tájékoztassák Önt az esetleges hibákról vagy problémákról, amelyek megakadályozhatják, hogy a következő tájékoztató munkamenet során bizonyos feladatokat elérjenek.
