Ha Ön beszélő, tanácsadó vagy oktató, a szemináriumok lehetnek a te dolgod. Ha Ön egy másik vállalkozás tulajdonosa, a szemináriumok lehetnek az egyik legjobb módja annak, hogy piacra hozza üzleti tevékenységét. A szeminárium szervezésének okai ellenére ugyanazt az alapvető lépést kell követni, hogy egy olyan eseményt hozzon létre, amely zökkenőmentesen fut, és lenyűgözi a résztvevőket.
Válassza ki a témát. Ha tanácsadó vagy felszólaló vagy, akkor valószínűleg felkérték, hogy beszéljen egy csoporttal egy bizonyos témáról. Ha egy vállalkozás tulajdonosa, aki szemináriumot szervez üzlete népszerűsítésére, akkor válasszon ki egy olyan témát, amely a célfogyasztóhoz fordul. Például egy ügyvéd ingyenes szemináriumot szervezhet a nyilvánosság számára az ingatlantervezésről.
Válassza ki a helyszínt. Próbáld meg megbecsülni a résztvevők számát, és válasszon olyan helyszínt, amely mindenki számára elegendő helyet biztosít, hogy kényelmesen üljön. A helyszín kiválasztásakor figyelembe kell venni az árat is. Egyes helyszíneken több száz vagy akár több ezer dollárt is bérelhetnek, míg mások sokkal ésszerűbbek. A szállodákban gyakran vannak banketttermek, ahol a vállalkozások gyakran tartanak egyezményeket, így lehet, hogy jó hely a hely kereséséhez.
Hívások létrehozása és küldése. Az esemény méretétől és formalitásától függően a meghívók a Microsoft Word-ben létrehozott egyszerű dokumentumtól kezdve egy professzionális tervező által létrehozott divatos designig terjedhetnek. Küldje meg meghívásait több héttel korábban, hogy a résztvevők időt szánjanak a részvételre. Ne küldje el előre a meghívókat, mielőtt elfelejtené, hogy a tényleges szeminárium megérkezik. A meghívókat e-mailben is elküldheti, de ne feledje, hogy ezek több címzett spam mappájába kerülhetnek.
Döntse el, hogy ebédet vagy könnyű frissítőket kínál. Ha a szeminárium több órát tart, kellemes érzés, hogy könnyű frissítők állnak rendelkezésre. Ha a szeminárium kora reggel indul, vagy az ebédidőben jár, ajánlott ebédelni. Egyes helyszíneken követelmény, hogy a létesítményben lévő rendezvények alkalmával használják a házon belüli étkeztetés szolgáltatásait. Győződjön meg róla, hogy ismeri a szerződés szabályait, mielőtt frissítéseket rendel.
Hozza létre a prezentációs anyagokat. Készítsen másolatokat a kiadványokból, vagy nyomtassa ki őket egy professzionális nyomtatóra. Valószínűleg egy PowerPoint bemutatót szeretne létrehozni, hogy vizuális referenciát kapjon, amikor Ön vagy a hangszóró bemutatja az anyagot. A nyomtatási opciók alatt a "kiadványok" kiválasztásával könnyedén létrehozhat egy résztvevő számára kiadványt. Győződjön meg róla, hogy három lapot választott ki, és a résztvevők közvetlenül tudják jegyzeteiket feljegyezni.
Néhány nappal az esemény előtt zárja be a résztvevők számát az RSVP-k alapján. Ha úgy dönt, meghívhat más embereket, akiket meghívtak, hogy emlékeztessék őket az eseményre, és adjanak nekik egy utolsó lehetőséget, hogy regisztráljanak. Hagyj üzenetet mindenkinek, akit nem érsz el, ha lehetséges, és utasítsd őket, hogy a lehető legrövidebb időn belül hívjanak fel, ha részt kívánnak venni.
Hozzon létre bejelentkezési lapot és névjegyeket. Örülök, hogy a szeminárium résztvevői találkozhatnak más emberekkel, és azonnal láthatják a nevüket és hol vannak. Ez kiküszöböli az emberek kényelmetlen érzéseit, amikor új embereket mutat be. A bejelentkezési lap hasznosnak bizonyulhat, ha bármilyen típusú továbbképzési kreditet kíván nyújtani a résztvevőknek, vagy ha egyszerűen csak a résztvevőkkel kíván kapcsolatot tartani a szeminárium után. Megkérhetik a nevüket, címüket, telefonszámaikat és e-mail címeiket. Bölcs dolog ajánlani egy dobozt, amit ellenőrizni tudnak, ha nem akarnak további kommunikációt kapni tőled.
Hozzon létre csomagokat minden táblázat beállításához. Lehet, hogy brosúrákat és egyéb promóciós anyagokat is tartalmazhat a vállalkozásáról. Azt is szeretné, hogy valamit írjon a résztvevőknek, és írjon egy tollat, hogy írjon. Ha nem rendelkezik ezeken az elemekkel a vállalati logóval, akkor a helyszínen, ahol a rendezvényt tartják, tollak és párnák lehetnek, amelyeket örömmel biztosítanak.
A rendezvény előtt néhány nappal a helyszínen hagyja jóvá a részleteket a kapcsolattartójával. Ha az ételeket is gondoskodik, akkor azt is meg kell erősítenie, hogy végső fejszámlálást végez az étkeztetéssel. Győződjön meg róla, hogy az étkeztetőnek tudnia kell, ha szüksége lesz rájuk a papírtermékek, például lemezek, szalvéták vagy csészék szállításához. Végezze el a szükséges fizetési megállapodásokat. Egyes helyszínek és étkezők előzetes fizetést igényelnek, míg mások örömmel gyűjtik az esemény napját.
Állítsa be a helyszínét az esemény előtt vagy reggel. Biztos lehet benne, hogy a helyszín személyzete a szobát úgy állította be, ahogy megkérdezte. A vendégeink megérkezése előtt a csomagokat és egyéb anyagokat is el szeretné helyezni minden helyre. Séta körül a szobát, és győződjön meg róla, hogy mindenki tisztán látja Önt vagy a hangszórót a szoba elején.
Tervezd meg magadnak vagy céged képviselőjének, hogy jelen legyél, amikor az első vendég megérkezik az esemény napján. Szeretné megköszönni az embereket és irányítani őket a bejelentkezési lapra, a mellékhelyiségek és a frissítők helyére.
tippek
-
A szeminárium tervezésekor próbálja meg a lehető legjobban megszervezni. Kicsi részletek hajlamosak lenyűgözni téged, és minél többet szerveznek az eseményhez, annál simább lesz a nagy nap.
Figyelem
Mindig vannak olyan résztvevők, akik helyet foglaltak el a szemináriumon, akik nem jelennek meg az esemény napján. Vészhelyzetek keletkeznek vagy más problémák merülnek fel, amelyek megakadályozzák, hogy néhány ember ténylegesen eljusson. Ne hagyd, hogy zavarjon. Lehetséges, hogy egy vagy két ember lesz, aki az utolsó pillanatban megjelenik, és megkérdezi, hogy még mindig részt vehetnek-e.
