A hatékony üzleti levelek fontos eszközei minden üzletembernek. A hatékony üzleti levélnek egy termék vagy szolgáltatás eladására, vagy egyszerűen az író bemutatására van szüksége néhány alapvető jellemzővel, hogy az olvasó kedvezően válaszoljon. A levélnek meg kell hívnia a címzettet a cselekvésre, és meg kell győznie őt, hogy megtegye, amit az író kíván. Minden hatékony üzleti levélnek bizonyos tulajdonságai vannak.
Teljes információ
A hatékony üzleti levél minden olyan információt tartalmaz, amellyel az olvasónak megfelelően kell eljárnia. A levél egyértelműen jelzi, hogy ki és honnan és milyen módon válaszol a levél. Megállapítja, hogy mi a levél, mikor kell megtenni a cselekvést, ahol cselekedni kell, és miért kell most lépéseket tenni. Az üzleti levél tele van információval, és nem hagy semmit. Egyértelmű cselekvésre szólít fel, és elmondja a címzettnek, hogy hogyan kell végrehajtani ezt a műveletet.
Tömörség
A hatékony üzleti levél nem virágos vagy díszes. Ez tartalék és pont. Nincsenek pazarló szavak. A nyelv tömör a kézbesítés során, így az olvasónak csak a szükséges információra van szüksége. Az üzleti levél nem olyan hely, ahol nagy szavakat vagy költeményeket mutathatunk be. A hatékony üzleti levelek rövidek és pontok.
Előnyök, nem jellemzők
A hatékony üzleti levelek a kedvezményezett javára, nem pedig a termék vagy információ jellemzőire összpontosítanak. Válaszol az olvasó kérdésére: "Mi van benne?" Az üzleti levél figyelembe veszi az olvasóra vonatkozó időbeli korlátokat és az olvasó által az asztalhoz eljuttatott igényeket. Eleget tesz számukra, így az olvasó számára könnyen megtehető a kívánt művelet. Az üzleti levelek arra összpontosítanak, hogy a levélíró hogyan tud segíteni az olvasónak, nem pedig, hogy miért kellene segíteni az olvasónak.
sajátosság
Bizonyos nyelv használata üzleti levelek írása közben. Mondja el az olvasóknak, hogy mit várnak a termékek, szolgáltatások vagy vállalkozásoktól. Ne használjon olyan bizonytalan nyelvet, amellyel kitalálhatja őket. Használja a példákat, ha szükséges, hogy pontosítsa a nyelvet, hogy az üzleti levél egyértelmű legyen az olvasó számára. Ha egy levélben ígéretet tettek, győződjön meg róla, hogy a vállalkozás képes visszaállítani. A passzív igék helyett cselekvési igék is használhatók a mondatok erősségének megadásához.
Világosság
Kerülje a zsargon használatát, hacsak nem feltétlenül szükséges az egyértelmű kommunikáció érdekében. Fontos, hogy pontosan tisztázzuk, mit kínál a levél, és mit kér a levél az olvasótól. Ha nem, az olvasó nem kérheti a kért intézkedést, és a levél nem lesz hatékony. Használjon világos, erős nyelvet, hogy hangsúlyozza, amit az olvasónak meg kell tennie az üzleti levél elolvasása után. Rövid mondatok, erős, cselekvő igékkel ajánlott az olvasó bátorítására.
Etikett
Bizonyosodjon meg róla, hogy az üzleti levelekben megfelelő etikettet követ. Győződjön meg róla, hogy megtudja, mi a helyes neve és helyesírása annak a személynek, aki megkapja a levelet. Megfelelően kezelje őket. Válaszoljon minden olyan levélre, amelyhez visszatérési válasz szükséges. A megfelelő etikett követésével egy üzletember azt mutatja, hogy tiszteletben tartja az általa írt személyt. Ez a tisztelet hosszú utat jelenthet annak érdekében, hogy a levél olvasója felveszi a cselekvési felhívást.
helyessége
A levél formázásától a vevő megfelelőségéig az üzleti levélnek sok helyes megjegyzést kell találnia ahhoz, hogy hatékony legyen. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő személynek, a helyes osztálynak a megfelelő személynek küldte el. Győződjön meg róla, hogy a levél a megfelelő személyhez megy, hogy megtegye azt a lépést, amelyet a levél kéri. Olvassa el a levelet, és ítélje meg, hogy a nyelv helyes-e annak a személynek, akitől azt küldi - sem túl formális, sem informális. Ha készen áll a küldésre, ellenőrizze a formázást legutóbb a hibákért.
