Az alkalmazottak dokumentációja több okból is fontos. A dokumentáció igazolja a foglalkoztatási tevékenységeket, a felvételektől és a kiválasztástól a lemondásig, a nyugdíjba vonulásig vagy a megszűnésig. A képzés és fejlesztés, valamint a kompenzáció és az ellátások a munkavállalói dokumentáció részét képezik. A pontos és teljes dokumentáció fenntartása támogatja a humánerőforrás-célkitűzéseket, mint például az utódlástervezés és a belső támogatás. Az alkalmazottak dokumentációja, amikor gondosan, bizalmasan és a vállalati irányelvek szerint készül, egy humánerőforrás-osztály gerincét képezi.
Toborzás és kiválasztás
Még akkor is, ha a felvételi és kiválasztási folyamat online pályázatok benyújtásával kezdődik egy pályázó követési rendszerén keresztül, a dokumentáció még mindig fontos eleme a felvételi folyamatnak. Legalábbis a bérbeadási eljárás előzetes telefonos vetítések, szemtől-szembe interjúk és interjúalanyok értékelése. A dokumentáció elengedhetetlen ehhez a folyamathoz - a személyes interjúk során történő jegyzetelés gyakorlatilag követelmény, hogy segítsen bölcs döntést hozni. Ezen túlmenően, ha a jelölt képesítéseit egy másik bérbeadó menedzsernek szeretné átadni, segít megosztani az interjú megjegyzéseit. Az interjú megjegyzések tartalmazzák az Ön személyes értékeléseit és véleményeit. Ezért, kivéve, ha a felvételi és az interjúfolyamat jegyzetei tartalmazzák a vizsgálati pontszámokat, vagy bizonyos tényeket nem állítanak be a jelölt készségkészletéről, az ilyen típusú dokumentáció általában nem része a személyzeti fájlnak. Fontos, hogy a munkavállalói dokumentáció is igazolja a foglalkoztathatóságot.
Munkavállalói képzés és fejlesztés
A munkavállalók teljesítményének dokumentálása fontos a munkahelyi elégedettség, a termelékenység és az elkötelezettség fenntartása szempontjából. A teljesítménymenedzsment rendszer számos összetevőt tartalmaz, mint például a munkaköri leírások, az informális visszajelzések, a képzés, a fegyelmi intézkedések és az éves teljesítményértékelések. Mindezek az összetevők megkövetelik a teljesítmény-menedzsment rendszerének dokumentációját, hogy maradjon a pályán. A dokumentáció hiánya közel áll a kommunikáció hiányához ezen a területen. Az alkalmazottak a visszajelzéstől függenek, hogy ösztönözzék a motivációt és növeljék az alkalmazottak morálját. Dokumentáció nélkül az alkalmazottak nem rendelkeznek a munkaadó elvárásainak teljesítéséhez szükséges eszközökkel.
Kompenzáció és előnyök
Az alkalmazottak dokumentációja az Ön kompenzációs és juttatási struktúrájának alapvető eleme. Ilyen dokumentáció nélkül nem lehet nyomon követni a munkavállalói béreket, az érdemnövekedéseket, az év végi bónuszokat és a kötelező és önkéntes levonásokat. A dokumentáció a munkavállalói juttatások állapotát is fenntartja, mint például az egészségügyi ellátás, a függő ellátás és a rugalmas kiadási számlák. A bérszámfejtés részleg a munkavállalói dokumentáció nagy részét rögzíti ezen a területen; azonban az Ön adatvédelmi tisztviselője kizárólagos hozzáférést biztosít minden orvosi vonatkozású dokumentációhoz, hogy megőrizze a munkavállalói információk bizalmas jellegét.
Foglalkoztatási vég
Amikor a munkavállaló a vállalatnál való munkavégzés véget ér, a dokumentáció rendkívül fontos. Függetlenül attól, hogy miért van szükség, készítsen és nyújtson be olyan dokumentumokat, amelyek dokumentálják a foglalkoztatási tevékenységet. Ha megszünteti a munkavállalót, a dokumentáció igazolja a döntést. A gyenge teljesítmény, a szabálysértés vagy a súlyos vétkesség miatt felmerülő munkavállalói mentesítés dokumentálást igényel a akaratlan megszüntetés érdekében. Ha a munkavállaló a jogellenes kibocsátással kapcsolatos panaszt nyújt be, a dokumentáció védheti a vállalat eszközeit, ha a panasz peres a peres eljárásra. Ha a munkavállaló nyugdíjba vonul vagy lemond, a dokumentáció a folyamatos egészségügyi és jövedelmi juttatásokhoz szükséges.
