Amikor a hangposta elhagyja, fontos, hogy szakmailag képviselje magát. Ha komolyan szeretné venni, tudnia kell, hogyan hagyhatja helyesen az üzenetet, mit mondjon és hogyan fejezze be az üzenetet.
A hangposta elhagyása
Valószínűleg visszahívást kérő üzenetet hagy, így a telefonon megjelenő mód befolyásolja a visszahívó személy esélyét. Győződjön meg róla, hogy tudja, mit fog mondani, mielőtt még telefonálna. Indítsa el a nevét és a cég nevét vagy a hívott céget. Ügyeljen arra, hogy a telefonszámát kétszer mondja el, hogy a vevőnek elegendő ideje legyen a szám írására.
Ha egyedi neved van, írd be azt, ahogy először adod meg a telefonszámodat. Még akkor is, ha ideges vagy, beszélj lassan, mintha az információt leírnád. A gyors beszélgetés megzavarhatja azt a személyt, akivel megpróbál kapcsolatba lépni. A hangposta nem lehet hosszabb 30–45 másodpercig. Közvetlenül a hívás pontjához.
A professzionalizmus gyakorlása a telefonüzenet befejezésekor
Bár jó, ha egy telefonüzenet pontjához jutunk, soha nem akarod csak a nevedet, a számodat mondani, és mondani a személynek, hogy hívjon vissza. Több információra van szükség. Röviden ismertetnie kell, hogy miért hívsz. Miután elhagyta az adatait, elmondhatja a személynek, hogy mikor lesz elérhető, de addig is tudassa, hogy felhívhatja a kényelmét.
Hagyja a számot az üzenet végén, kérjen hívást, de megemlítendő, hogy holnap megpróbál újra. Semmi sem mutat több elkötelezettséget, mint újra.
Mindig érjen el dicséretet, mint például köszönöm köszönetet. Egy másik módja annak, hogy véget vessen a hívásnak, hogy elmondja neki, hogy tudja, hogy elfoglalt, de szeretne visszahívni. Bármelyik módját választja a hangposta megszüntetéséről, győződjön meg róla, hogy mosolyog, ahogy azt mondja. A szag, amely ráncolva van, más hangot ad, mint egy mosolygó száj. Az emberek érzik magukat, ha valaki boldog és mosolygott a másik vonalon, így mosolyog, ha nagyobb visszahívási esélyt szeretne.
A hangposta üdvözlés befejezése
Mivel beállítja hangposta üdvözlését az irodai zárt hangpostaüzenethez, kerülje el a túlterhelt kifejezéseket, mint például: "A hívás számomra fontos." Kezdje az üdvözlést azzal, hogy elnézést kér, hogy hiányzott a hívása, becsült időkeretet adjon meg, amikor a hívók visszahívást várnak, és bármi más, ami fontos számukra, hogy tudják. Tartsd meg az üdvözlést rövidre és pontra, így a hívóink nagyobb valószínűséggel hagynak üzenetet. Az átlagos üdvözlés körülbelül 25 másodperc legyen.
Példa a hangposta üdvözlésére: "Szia, elérted (cégnév). Sajnálom, hogy nem fogadtam el a hívást. Kérem, hagyja el a nevét és a legjobb telefonszámát, amellyel elérheti. 24 óra. Köszönöm."
