Függetlenül attól, hogy van egy kis vállalat vagy egy nagyvállalat, fontos, hogy megfelelően tárolja és kezelje az üzleti folyamat során létrehozott dokumentumokat. Ezek magukban foglalhatnak valamit a digitális fájloktól és az adóbevallásoktól a szerződésekhez és a projektjelentésekhez. Itt jön be a dokumentum- és nyilvántartások kezelése. Fő célja a rögzített információk feldolgozása, az általános munkafolyamatok javítása és az adatok gyorsabb visszakeresése. Számos típusú nyilvántartási rendszer létezik, és mindegyiknek jellegzetes jellemzői vannak.
Mi az a Records Management System?
Az üzleti bevételek vagy számlák, a hibás dokumentumok és a sérült fájlok hiányoznak a vállalatok tulajdonosai között. 2005 és 2018 között az Egyesült Államokban több mint 22 millió adat került kitöltésre az adatszegések miatt. Továbbá az alkalmazottak az idejük felét a vállalat tevékenységével kapcsolatos információk keresésére fordítják. Több mint 26 százaléka azt állítja, hogy az adatkezelés szervezeteikben kissé kaotikus.
A nagyvállalatoknak és a kisvállalkozásoknak egy bizonyos ideig kell tartaniuk a nyilvántartásaikat. A bank- és hitelkártya-nyilatkozatokat például legalább hét évig biztonságos helyen kell tárolni. Ugyanez vonatkozik az adóbevallási dokumentumokra is. A befektetési számlák kimutatásait, a törölt ellenőrzéseket és a fizetési csomókat legalább egy évig meg kell őrizni.
Mi van, ha ezek a dokumentumok elveszettek vagy megsérülnek? Képzeld el, hogy bekapcsolja a számítógépet, hogy rájöjjön, hogy megtörtént. Ha az irodaháza meggyullad, az összes fájlja örökre elveszhet. Persze, mindig más helyen tárolhat másolatokat, de ez több helyet és magasabb költségeket jelentene.
Egy RMS-rendszerként ismert iratkezelő rendszer könnyebbé teheti mindent. Ez a fajta szoftver lehetővé teszi a hivatalos nyilvántartások tárolását, keresését és használatát a tranzakciók, kifizetések és egyéb üzleti műveletek bizonyítékaként. A legfrissebb dokumentum- és nyilvántartási programok fejlett funkciókkal rendelkeznek, például keresőeszközök, szkennelési képességek, megőrzési és osztályozási eszközök, megfelelőségi követési funkciók és így tovább.
A rekordok kezelése nem csak biztosítja, hogy a fájlok könnyen elérhetőek legyenek, de szükség esetén javíthatja a munkafolyamatot és a termelékenységet a szervezeten belül. Az alkalmazottak képesek lesznek gyorsan letölteni az adatokat, feldolgozni az információkat, azonosítani az egyes rekordsorozatok tulajdonosait és megszüntetni a felesleges adatokat.
Felhőalapú rekordkezelő szoftver
Egy felhőalapú nyilvántartási rendszerrel az összes dokumentumot egy helyen helyezheti el. Ez a digitális tároló megoldás a szervezeten belüli fájlok raktáraként működik, így bármikor és bármikor hozzáférhet hozzájuk. Különösen hasznos a távoli csapatokkal rendelkező cégeknél, valamint azoknál, akik több helyen rendelkeznek irodákkal.
Az ilyen típusú RMS-szoftverek biztonságban tartják a fájlokat, és nem teszik szükségessé további programokat a rutin biztonsági mentések végrehajtásához. Ezenkívül lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy más fájl tagjait hozzárendeljék, és valós időben küldjenek értesítéseket, és ne küldjenek e-maileket oda-vissza. Mivel az adatokat a gazdagép szerverein tárolják, ez kevésbé érzékeny a számítógépes támadásokra.
Vállalati rekordkezelő szoftver
A nagy szervezetek jellemzően vállalati nyilvántartási szoftvereket választanak. Ezek a programok fejlett képességekkel rendelkeznek, és nagy mennyiségű adatot tárolhatnak, szervezhetnek és feldolgozhatnak. Egy vállalati RMS rendszerrel könnyebbé válik a fizikai és digitális rekordok kezelése, az egyes fájlok állapotának és helyének nyomon követése, és az adatok továbbítása a régi rendszerekről a legújabb szoftverre.
A legjobb eredmény elérése érdekében válasszon egy programot, amely biztonságos felhasználói hozzáférési ellenőrzéseket, valós idejű adatindexelési és ártalmatlanítási mechanizmusokat tartalmaz. A megbízható vállalati RMS-rendszer lehetővé teszi, hogy a rekordokat tartsa, teljes szöveges keresést végezzen és fizikai és digitális rekordokat importáljon bármilyen forrásból. Ezek a funkciók egyszerűsíthetik üzleti tevékenységüket, és jobb döntéshozatalhoz vezethetnek.
Az ilyen típusú nyilvántartási szoftverek további kategóriákba sorolhatók. A tartalomkezelő rendszerek, a dokumentumkezelő rendszerek és a digitális képalkotó rendszerek csak néhányat említenek. Melyiket választja a vállalat igényeitől és költségvetésétől függ.
