Vállalkozás futásakor el kell döntenie, hogy milyen típusú számviteli rendszert szeretne használni. Választhat a kézi számviteli rendszer vagy a számítógépes használat között. Míg a számítógépes rendszerek kényelmesek, vannak olyan előnyök, amelyeket a manuális könyvelési rendszerek biztosíthatnak.
Kerülje a sérült adatokat
A kézi számviteli rendszer egyik előnye, hogy tudod, hogy a dokumentumaid mindig rendelkezésre állnak, amikor szükséged lesz rá. Ez nem mindig történik számítógépes rendszer használata esetén. Számítógépes számviteli rendszer használata esetén az adatok sokszor megsérülnek, és az adatok már nem lesznek elérhetők. Ekkor lehet, hogy elveszítheti évek értékű adatait, amelyeket kétségbeesetten szüksége van a vállalkozásához.
Ismétlődő hibák
Kézi számviteli rendszer használata esetén nem kell aggódnia a párhuzamos hibák miatt. Számítógépes rendszerrel esély van arra, hogy a rossz fájlt megduplázza, és elavult számokat használjon. Kézi rendszerrel egyszerűen egy könyvet tartalmaz az adatokkal. Az adatok sokszorosítása nagyon érintett folyamat lenne, amely nem valószínű. Ez segít elkerülni a helytelen adatok használatát.
Változások készítése
A kézi számviteli rendszerek másik előnye, hogy könnyebben módosíthatók. Ha módosítani kell egy bejegyzést a főkönyvi lapján, egyszerűen vegye le a radírot, és törölje a bejegyzést. Ezután az új bejegyzést az üresen írhatja. Ha módosítani kell egy bejegyzést a számítógépes számviteli rendszerben, előfordulhat, hogy be kell írnia egy jelszót, és meg kell találnia a megfelelő fájlt, mielőtt megváltoztathatja. Ez további időt vesz igénybe, és problémákat okozhat.
Megközelíthetőség
A kézi számviteli rendszer egy másik előnye, hogy könnyen hozzáférhető mindazok számára, akik az információt igénylik. Például a vállalkozások tulajdonosai számviteli személyzetükre támaszkodhatnak a számviteli szoftverek és az abban szereplő információk kezelésére. Ha a tulajdonosoknak hozzáférniük kell bizonyos adatokhoz a rendszerben, meg kell várniuk valakit a számviteli osztálytól, hogy megkapja a számukra. Kézi rendszer segítségével könnyen megnézhetik a könyvet, és maguk is megkaphatják az információt.
