A vállalatok gyakran használnak számítógépes számviteli rendszert a számviteli tranzakciók és nyilvántartások feldolgozására és karbantartására. A rendszer elnyeli és tárolja ezeket az adatokat olyan modulok használatával, mint a beszerzési kötelezettségek, a követelések, a próbaegyenleg és a bérszámfejtés. A számítógépes számviteli rendszer kifejezetten egy adott cég számára készült, vagy egy harmadik féltől (például Timberline vagy MAS 200) vásárolható. Számítógépes számviteli rendszer értékes eszköz számos vállalat számára.
Sebesség
A rendszer gyorsan feldolgozza az adatokat. Amint az információ a kapcsolódó modulba kerül beillesztésre, mint például a bérszámfejtés vagy a fizetendő számlák, a rendszer azonnal feldolgozza és tárolja.
Automatikus generálás
A számítógépes számviteli rendszerek többsége olyan funkciókkal rendelkezik, mint például a megrendelés és a kapcsolódó számlák előállítása. A munkáltató számlákat készíthet ügyfelei számára, nevüket, címüket, megrendeléseiket és számlájukat tárolhatja, ameddig szükséges. A számítógépes rendszer lehetővé teszi a munkáltató számára a számlakivonatok elkészítését és nyomtatását. Továbbá számos számviteli rendszer rendelkezik bérszámfejtési funkcióval, amely lehetővé teszi a teljes bérszámfejtést, beleértve az ellenőrzések és jelentések létrehozását és nyomtatását.
időszerűsége
A munkáltató az ügyfél megrendeléseit, számláit és minden egyéb számviteli tranzakcióját kinyomtathatja és újra kinyomtathatja. A munkatársak fizetési adatait is könnyen megtalálhatja, mint például az aktuális címet és a fizetési összeget anélkül, hogy az iratszekrényeken keresztül keresniük kellene a személyzeti fájlokat.
Törli a kézi feldolgozást
A számítógépes számviteli rendszer kiküszöböli a kézi feldolgozást. Ez utóbbi magában foglalja a vállalat jövedelmének, költségeinek, nyereségének, veszteségeinek és egyeztetésének kézzel történő feldolgozását és rögzítését, ami sok hibát teremt. A bérszámfejtési tranzakciók és az üzleti adóügyletek szintén manuálisan kerülnek rögzítésre. Számítógépes számviteli rendszerrel a munkáltatónak gördülékenyebb nyilvántartási és kiegyensúlyozási folyamata van.
Személyzeti motiváció
A számítógépes számviteli rendszer gyakran megköveteli, hogy a személyzet képzést végezzen az új készségek elsajátítása érdekében, motiválva őket. Ezenkívül a munkáltató a szoftvergyártó cég képviselőjéhez is kiszervezheti a képzést, ami kisebb nyomást gyakorol a személyzet tagjaira, hogy maguk végezzék el a képzést.
Egyszerűsíti az ellenőrzéseket
Ha a szövetségi vagy állami kormány úgy dönt, hogy ellenőrzi a céget, a számítógépes számviteli rendszer egyszerűsíti a folyamatot. Rendszerint a könyvvizsgáló előtt a könyvvizsgáló postai úton értesíti a munkáltatót az ellenőrzéshez szükséges dokumentumokról. A könyvvizsgálat jellegétől függően a dokumentumok tartalmazhatnak adózási kimutatásokat, bérszámfejtési nyilvántartásokat és számlák listáját.
A számítógépes számviteli rendszer sokéves információkat tárolhat. Ha a könyvvizsgálat megköveteli, a munkáltató több évre visszatekintő információhoz juthat. Ha a könyvvizsgáló során a könyvvizsgáló spontán kér egy könyvelési dokumentumot, a munkáltató gyorsan letöltheti azt a rendszerből, ahelyett, hogy tárolódobozokon áthaladna a nyomtatott példányok megkereséséhez.
Csökkenti a beágyazást
A számítógépes számviteli szoftver megnehezíti az alkalmazottak számára, hogy ellopják a pénzt a cégtől. Például, ha egy bérszámfejtő alkalmazott megpróbálja többet fizetni, mint a megengedett összeg, a lopás valószínűleg felfedezhető, mert a számviteli rendszer az összes mentett tranzakciót tárolja.
