Az esemény méretétől függően az eseményprojekt megtervezése időt és pénzt igényel. A rendezvény sikeres tervezésének kulcsa az, hogy erős szervezeti ismeretekkel rendelkezzenek, vagy egy szakképzett csapatot vegyenek fel. Az eseményprojektek példái a műhelyek, viták és promóciók.
Építs egy csapatot. Minden csapattagnak erős szervezeti és kommunikációs készséggel kell rendelkeznie, valamint rendelkezésre kell állnia a rendszeres haladás frissítési találkozókon.
Hozzon létre egy feladatlistát határidőkkel. Az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell minden olyan feladatot, amelyet az eseményprojektnél meg kell tenni. Minden feladat hozzárendelése a csapat egyik tagjához. A rendezvény és a bonyolultság típusától függően egy projektmenedzsment szoftvert vagy táblázatkezelőt használjon a szervezéshez. Például, ha egy táblázatkezelő segítségével egy oszlop lehet a feladat, akkor a következő az, hogy kinek van hozzárendelve, majd a határidő. Az ellenőrzőlistán fel kell tüntetni olyan elemeket, mint például a kereskedők bérbeadása, speciális készlet megrendelése, a helyfoglalás, a felszólaló repülésének megtartása, a vendéglátó-helyek szervezése, marketing kezdeményezések és promóciók, amelyeket meg kell tenni.
Figyelje az előrehaladást. Rendszeresen ellenőrizd a csapattagokkal, hogy menetrendben vannak a feladatok elvégzéséhez, és tudatában vagyunk annak, hogy valami kiemelkedő. Ha projektmenedzsment szoftvert vagy táblázatot használ, frissítse az egyes tagok előrehaladásával.
Készítse elő a költségvetést. A költségvetésnek magában kell foglalnia a várt költségeket, valamint a váratlan kiadásokra vonatkozó mozgásteret. Legyen reális a költségekre, és győződjön meg róla, hogy minden csapattag tisztában van azzal, hogy milyen költségvetést kell teljesíteni. Ha egy csapat tagjának felül kell lennie egy listán szereplő tétel költségkeretén, akkor előzetesen értesítse Önt az előzetes jóváhagyásra.
