A rendszeres telekonferenciákat megszervezni kívánó vállalatoknak, szervezeteknek vagy egyetemeknek meg kell adniuk a megfelelő hardvereket, hogy minden egyes alkalommal elvárják a résztvevők számát. A szükséges hardver megvásárlásakor vagy bérbeadásakor biztosítani kell a megfelelő szoftvereket és a hozzájuk tartozó licenceket is, hogy a telekonferencia hardver megfelelően működjön. A házon belüli informatikai (IT) személyzet képes kezelni a szükséges beállításokat. Az informatikai személyzet nélküli szervezetek felkérhetnek egy tanácsadót, hogy segítsen a telepítés során.
Szerver / processzor
Minden megbízható telekonferencia-beállításnak először egy vagy több megbízható, nagy teljesítményű kiszolgálóra van szüksége. A CPU-nak gyorsnak, 3 MGhz-nál nagyobbnak kell lennie, legalább 1 GB RAM-mal és legalább 100 MB Ethernet interfésszel, melynek képesnek kell lennie 50-100 hívó számára. Ha több résztvevőnek hívja a résztvevőket, mint például a saját távoli irodái, saját szervereik vagy telefonkészülékeik képesek kezelni a telekonferencia saját végét. Ha azonban telekonferencia-képességeket állít fel több vállalati webhelyen vagy egyetemi campusban, érdemes lehet megbízható kiszolgálókat telepíteni minden olyan helyszínen, ahol az emberek részt vesznek a konferencián. Ezeknek a szervereknek nem kell feltétlenül olyan nagynak lenniük, mint a telekonferenciát megtartó főhivatal vagy egyetem, kivéve, ha minden helyen nagyszámú résztvevő lesz.
Internet kapcsolat
A telekonferenciák hatékony futtatásához vagy részvételéhez nagy sebességű, legalább 10 Mbps-os internetkapcsolatra van szükség minden 50 hívó számára, akiket egy adott hívásban vár. A nagyvállalatok, egyetemek vagy szervezetek ezt saját nagysebességű LAN-val tudják megvalósítani; azonban a legtöbb szervezet számára a leginkább költségvetés-tudatos módszer a szerver bérbeadása, hogy ezt a kapcsolatot kezelje egy kollokációs eszközön keresztül.
Hang-over-IP hardver
A legsikeresebb telekonferenciákat a VoIP (VoIP) kapcsolaton keresztül fogadhatjuk, amely VoIP szerver mezővel érhető el. Ez a hardver elérhető az internetszolgáltatótól vagy a technológiai hardver szolgáltató cégtől. Nem kritikus, hogy mindazok, akik a telekonferenciába kerülnek, saját VoIP hardverükkel rendelkeznek a webhelyükön. Ismét szükség lesz VoIP hardver és szoftver telepítésére egy vállalat vagy egyetem minden kampuszában, ha a telekonferenciákat egy multilokációs szervezethez hozzák létre, ahol sok helyszínen részt vesznek.
Hangrendszer-összetevők
A telekonferencia beállításától függően előfordulhat, hogy valamilyen hangrendszerre van szükség a hangszórókkal. Ha telefonkonferenciát folytat a különböző helyszínekkel rendelkező emberek csoportjaival, ahol minden szobában több ember lesz, akkor minden helyszínhez hangrendszerrel kell rendelkeznie, hogy minden résztvevő hallhassa. A telekonferencia hatékony hangrendszere magában foglalja a MIDI-portot, amely MIDI-vezérelt szintetizátorral, digitális és analóg hangbemenetekkel, alacsony zajszintű hangkeverővel (szoftverrel vezérelhető) és hangszórókkal rendelkezik.
Fejhallgatók (opcionális)
A telekonferenciák esetében, ahol minden résztvevő külön helyen van a saját számítógépén, minden résztvevőnek, aki részt vesz a konferencián, szüksége lesz egy beépített mikrofonnal rendelkező fülhallgatóra és elnémíthatja a képességeket, hogy blokkolja a környezeti zajt, amíg valaki készen áll a beszélgetésre. A résztvevők számára, akik csak a telekonferenciát hallgatják, egy szabványos fülhallgató fog működni.
