Amikor klubgyűlést tart, egyszerre kommunikál minden klubtaggal, tervezheti a jövőbeli klubtevékenységeket és fontos döntéseket hozhat. Ahhoz, hogy az összejövetelet hatékonyan futtassuk, meg kell szervezni és tervezni kell. A találkozó segítője fenntartja a rendet az ülésen, miközben az ülés napirendjén minden témát kezel.
Készíts előzetesen. Döntse el, hogy a célok milyenek a találkozóra, és konkrét cselekvési tervet készítenek e célok elérése érdekében. Készítsen listát azokról a témákról, amelyeket a klub tagjai számára történő terjesztéshez címez, és készítsen másolatokat a listáról.
Hozzon létre egy hívogató légkört. Szolgáljon frissítőket az értekezlet előtt, és lágy zenét játszhat, ahogy a klubtagok belépnek az ülésterületbe. Ez olyan légkört teremt, amely arra ösztönzi a tagokat, hogy pihenjenek és szocializálódjanak az ülés kezdete előtt.
Indítsa el időben. Tegyen közzé öt percet, mielőtt elkezdené. Ahogy a klubtagok ülőhelyet találnak, adja ki az ülés napirendjének másolatát. Ez lehetővé teszi a klubtagok számára, hogy előkészítsék a napirendet.
Ismertesse az új klubtagokat. A jégtörő ülések a legjobb módja az új tagok bemutatásának. Állapítsa meg azokat, ahol nőttek fel, ahol iskolába mentek, és miért döntöttek úgy, hogy csatlakoznak a klubjához.
Ellenőrizze a perceket az előző ülésről. Ez emlékezteti a klubtagokat az utolsó találkozó során tett lépésekre, és az új tagok számára jobban megérti a jelenlegi találkozó témákat.
Maradjon a feladaton. Mindig kövesse az ülés napirendjét. Ha valaki olyan témát szeretne megvitatni, amely nem szerepel a napirenden, írja le a témát egy külön papírlapra, és foglalkozzon vele a következő ülésen.
Adjon időt a kérdésekre és válaszokra. A klub tagjai valószínűleg kérdéseket tesznek fel, ezért készek válaszolni rájuk. Kérdezd meg a kérdéseket felkeltőket, hogy emeljék fel kezüket, és külön-külön hívjanak fel minden tagot. Ez is jó alkalom arra, hogy a klubtagokat arra ösztönözzék, hogy javaslatokat tegyenek a jövőbeli ülésekre.
Vége az időben. Egy adott végidő megtartása segíti a koordinátort a pályán. Ha a klubtagok további kérdéseket vagy aggályokat vetnek fel, felkérik őket, hogy beszéljenek veled az ülést követően.
