A belső kontrollok ellenőrzési és kiegyensúlyozási rendszert biztosítanak, amely megakadályozza a szándékos vagy nem szándékos adatbeviteli hibákat, csalást és lopást. Az erős belső ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy egyetlen munkavállaló vagy munkavállalói csoport ne tartson túl nagy ellenőrzést vagy befolyást a cash flow-k, pénzügyi adatok, leltár és egyéb üzleti eszközök felett. A feladatok annyira elkülönítése, mint amennyit csak tudsz, az egyik legjobb módja a te dolgod védelmének.
Különálló összeférhetetlen feladatok
A feladatok teljes szétválasztása elválasztja az inkompatibilis funkciókat - olyan feladatokat vagy tevékenységeket, amelyek lehetőséget biztosítanak egy vagy több alkalmazott számára, hogy hibákat, csalásokat vagy lopásokat kövessenek el és rejtenek el. A Belső Ellenőrző Intézet az eszközök, engedélyek és jóváhagyások megőrzését, valamint a rögzítés és a jelentéstétel az összeférhetetlen feladatok három kulcsfontosságú kategóriáját azonosítja. Az intézményközi megállapodás szerint a munkafolyamat-felelősségek megakadályozzák, hogy bármely személy hozzáférjen és felelősséget vállaljon a pénzügyi és fizikai eszközök elszámolásáért.
A lopás és a csalás megelőzése
A bérszámfejtés és a beszerzés két olyan terület, amelyek a feladatok elkülönítését igénylik. A bérszámfejtési osztályban megakadályozza, hogy a szellemi dolgozók - valaki, aki a bérszámfejtési rendszerben szerepel, de nem működik az Ön számára - annak biztosításával, hogy az alkalmazottak személyes és pénzügyi információinak gyűjtéséért és fenntartásáért felelős személy nem dolgozza fel a bérszámfejtést. Védje a jogosulatlan vásárlásokat vagy a szállítói kedvezmények ellen a megrendelésbevitel és az engedélyezési feladatok elkülönítésével.
Csökkentse a hibákat
A feladatok elkülönítése segíthet csökkenteni a véletlenszerű hibákat, amelyek befolyásolják az alsó sorodat. Gyakori példa a csapat vezetőjének vagy felügyelőjének kinevezése a tranzakciók ellenőrzéséhez és összehasonlításához a támogató dokumentációhoz, például a munkavállalói időkártyák összehasonlítása a bérszámfejtési jelentéssel. Csakúgy, mint a megrendelés beírása és az engedélyek a lopás és a csalás elleni védekezésre irányulnak, ezeknek a feladatoknak a különválasztása - és az engedélyező felelősséggel rendelkező személynek az összesítések kétszeres ellenőrzésére való kötelezése - szintén csökkentheti az adatbeviteli hibákat.
Kisvállalkozói megfontolások
A csak néhány alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozások vagy a szűk bérbeadási költségvetés nem mindig képes teljes szegregációt elérni. Ebben az esetben az enyhítő ellenőrzések elengedhetetlenek. Annak ellenére, hogy a kompenzációs ellenőrzések inkább „detektívek”, nem pedig megelőző jellegűek, mégis ésszerű bizonyosságot nyújthatnak, hogy az osztály a kockázatcsökkentési célokat teljesíti. Például a napi és heti jelentések felülvizsgálata, a rendszeresen forgó feladatok, a pénzügyi tranzakciók előre nem bejelentett helyszíni ellenőrzése, vagy a bejelentett fizikai leltárszám, valamint a kétéves belső ellenőrzések ütemezése jó nyomozó ellenőrzések.
