A készpénz a vállalat leginkább likvid eszköze. Ez elengedhetetlen a számlák kifizetéséhez és a pénzügyi lehetőségek kihasználásához. A vállalatok különböző forrásokból kapnak pénzeszközöket, beleértve az ügyfelek fizetéseit, a befektetésekből származó osztalékokat és a berendezések és kellékek értékesítését, sok más forrásból. A legtöbb vállalat készpénzszámlája számos tranzakcióval rendelkezik a számviteli időszak során. Ezekről a tranzakciókról részletes információkat rögzítenek a készpénzkönyvtárban.
Leányvállalat
A vállalatok mind a főkönyvet, mind a leányvállalatot használják a cég pénzügyi tranzakcióinak nyomon követésére. A főkönyvi számlainformációkat tartalmaz minden, a vállalat által használt fiókról. A kiegészítő fiókok részletes információkat nyújtanak az egyes számlákról. A pénzforgalmi főkönyve a leányvállalat egyik típusát jelenti. A készpénz-nyilvántartás részletes adatokat tartalmaz a különálló pénzszámlákról. Ezeket a számlákat külön bankszámlák alapján vagy az egyes helyek alapján lehet elválasztani.
Fiókspecifikus
Egyes vállalatok több bankszámlát is tartanak. Minden bankszámla felhasználható a cégen belüli konkrét funkciók ellenőrzésére. Sok vállalat például egy bankszámlát használ a bérszámfejtéshez, és az összes bérszámfejtési tételt kiadja, és elegendő pénzösszeget periodikusan letétbe helyez, hogy fedezze az összes kibocsátott tételt. A pénzforgalmi főkönyv külön tranzakciós jegyzéket és futó egyenleget tart fenn minden egyes bankszámlára vonatkozóan. Amikor a vállalat kifizetéseket hajt végre - vagy befizet egy - egy adott számlára, akkor ezt a kifizetést a megfelelő pénzforgalmi főkönyvi számlán rögzíti.
Hely-specifikus
Egyes cégek különálló pénzforgalmi számlákat tartanak fenn az egyes cégek helyszíneire. Minden készpénzszámlát arra használnak, hogy az adott helyszínre vonatkozó konkrét készpénzes tranzakciókat ellenőrizzék. A pénzforgalmi főkönyv külön tranzakciós jegyzéket és futási egyenleget tart fenn minden egyes helyszínen. Amikor egy helyszín fizetést bocsát ki, vagy letétet rögzít, a tranzakció a megfelelő főkönyvi számlán kerül rögzítésre.
Pénzforgalmi egyenleg
Az összes pénzforgalmi fiók egyenlegének összegének meg kell egyeznie a társaság főkönyve által rögzített teljes készpénzegyenleggel. A hónap végén a vállalat felülvizsgálja az összes pénzforgalmi főkönyvi fiókot, és összehangolja a számla egyenlegét a tartalék dokumentációval, amely magában foglalja a bankszámlakivonatokat, a betéti jegyeket és a törölt ellenőrzéseket. Az egyes készpénzszámlák számla egyeztetését követően a vállalat összes pénzszámla egyenlegét összegzi, és ezt az összeget az elsődleges készpénzszámla egyenlegéhez hasonlítja. Minden eltérést meg kell vizsgálni.
