A négy kommunikációs komponens kódolás, dekódolás, átviteli közeg és visszacsatolás. A személyes vagy üzleti kommunikációs üzenet küldője egy vagy több adathordozón keresztül kódolja és továbbítja azt, aki dekódolja és visszajelzéssel válaszol. Az üzleti életben a hatékony kommunikáció foglalkozik, lehetővé teszi a menedzsereknek, hogy motiválják a munkavállalókat, és segítenek a vállalatoknak az érdekeltekkel való együttműködésben. A rossz kommunikáció alacsony morálhoz, termelékenység csökkenéséhez és bizalomhiányhoz vezethet.
kódolás
Az első kommunikációs komponens a kódolás, ami az ötletek és fogalmak szimbólumokba és gesztusokba történő fordítása. A feladó a továbbítandó üzenet eldöntésével kezdődik. A jó ötletek gyakran elvesznek, ha a kódolási folyamat megtörtént. Például az irreleváns tényekkel és meggyengült logikával zavarodott beszélgetések lehetetlenné teszik a világos és eredményes párbeszédet a tényekről, John P. Kotter és a Brit Columbia Egyetem professzora, Lorne A. Whitehead professzor szerint. A megtévesztő kommunikációs stratégiák, mint például a félelem mongering, aggodalmat okozhatnak a képzeletbeli kockázatokkal kapcsolatban, amelyek az emberek ellen is jó ötletet okozhatnak. Theodore Kinni üzleti szerzője a Harvard Business School Working Knowledge-ban írta, hogy a kommunikáció erejét maximalizálhatjuk a tények értelmezésével, és nem csak a számítással, és az érzelmek és szimbólumok használatával az üzenetek megerősítésére és az alkalmazottakkal való közvetlen kapcsolatra.
Közepes
A kódolt üzenet közeg vagy csatorna útján kerül továbbításra. A két alapvető üzleti csatorna kategória szóbeli és írásos. A szóbeli kommunikáció telefonon vagy internetes technológiák, például virtuális telekonferencia és webes közvetítések révén is végrehajtható. Az írásos kommunikáció a hagyományos papíralapú médiákon vagy elektronikus médiákon jelentéseket és emlékeztetőket tartalmaz. A szóbeli csatornák gyorsabbak, mert a feladó és a fogadó használhatja a verbális és nem-verbális jeleket az üzenetek továbbítására és a válaszok szinte azonnal megjelenítésére. Ez az oka annak, hogy a vezetők az egész világon utazási ügyletek megkötésére utaznak, mivel a személyes érintkezés és a bizalom megteremtése nehéz lehet e-mailek és virtuális találkozók segítségével.
Dekódolás
A dekódolás az üzenet fogadójának feladata. Ez magában foglalja a feladó által továbbított verbális és nem-verbális üzenetek értelmezését. A sikeres üzleti kommunikációhoz a kódolási és dekódolási folyamatoknak szinkronban kell lenniük. Ez bizalmat igényel a vevő és a feladó között. A kulturális különbségek gyakran szerepet játszanak ennek a bizalomnak a kiépítésében, különösen a nem verbális kommunikáció értelmezésében. Például egy ujjal mutatva Észak-Amerikában elfogadható, de Ázsia sok részén durva.
Visszacsatolás
A visszajelzés az utolsó lépés a kommunikációs folyamatban, amelyben a vevő válaszol a feladó üzenetére. Ez a jel lehet verbális - például: "Igen, azt hiszem, ez egy kiváló ötlet" - vagy nem verbális, például egy sóhaj vagy egy hosszú szünet, hogy jelezze a nézeteltérést. A visszajelzés lehetővé teszi, hogy a feladó korrigáló intézkedéseket hajtson végre a félreértett üzenet újraküldésével vagy újraszövegezésével. A visszajelzéseket azonban gyorsan meg kell adni, mivel a késések megölhetik az üzleti ötleteket és elveszíthetik az üzleti lehetőségeket.
