Az üzleti levél a jövőbeni interakciók hangját adja meg. Amikor egy leendő ügyfél üzleti levelet kap, azonnal benyomást kelt az írótól és szervezetétől. Ha a levél túlságosan alkalmi, az író bizonytalan vagy szakszerűtlen. A túl formális írás megfélemlítheti vagy elidegenítheti az olvasót. Egy jól szervezett és jól megírt levél pozitív első benyomást fog teremteni.
Jól szervezett
Minden üzleti levél egy konkrét célt vagy feladatot tartalmaz. Lehet információ iránti kérelem, vizsgálatra adott válasz vagy javaslat benyújtása. Az első bekezdés tartalmazza a levél célját. Az újságíró kérdéseire válaszol: ki, mi, mikor, hol és miért. A fennmaradó bekezdések különböző pontokkal támogatják ezt a célt - képesítések, attribútumok, jellemzők. Az utolsó bekezdés megismétli ezt a célt, és világosan leírja az író elvárásait. Az író megfelelő átmeneti kifejezéseket használ annak biztosítására, hogy a levél minden része zökkenőmentesen összeolvadjon.
Tiszta és tömör
Egy jó üzleti levél világos és tömör módon nyújt minden releváns információt. Az író megfelelő hangot és nyelvet használ. Egyszerűen megtartja a szókincset, és elkerüli a technikai vagy absztrakt nyelv használatát, hogy lenyűgözze az olvasót. Megváltoztatja a mondatok hosszát, túlságosan részletesen kormányozza el a hosszú, rabló mondatokat. Azonban nem korlátozza magát a rövid, zavaros mondatokra. Amikor csak lehetséges, a passzív hang helyett az aktív hangot használja.
Jól felépített
Minden üzleti levél a vállalat formátumának és betűtípusának követelményeit követi.Blokk formátumban a teljes betű indokolt és egyenként elhelyezett, kivéve a bekezdések közötti kettős területet. A módosított blokkformátum követi a blokkstílust, de a dátumot és a zárást a központban helyezi el. A legtöbb üzleti levél tartalmazza a dátumot, a belső címet, az üdvözlést, a tárgykört, az ingyenes zárást, az aláírást és a szekrényeket. Ha a levél rövidebb vagy hosszabb az átlagosnál, az író elvégzi a függőleges távolságok megfelelő módosítását.
Hibamentes
Bármely levél elküldése előtt az író hangosan elolvassa az első vázlatot. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy ellenőrizze a nyelvet, ami kényelmetlen vagy természetellenes. Szótárral és stíluskönyv írásával használja a helyesírás, a nyelvtan és az írásjelek ellenőrzését. Alternatív megoldásként használhatja szövegszerkesztő programjának helyesírás-nyelvtan ellenőrzését is. Dupla ellenőrzi a címzett nevét, címét és címét.
