A szervezet sikere vagy kudarca gyakran attól függ, hogy képes-e kommunikálni a tagokkal, a Kalifornia Állami Egyetem Kommunikációs Osztálya szerint. Az új technológiák, a kulturálisan változatos közönséggel keverve, növelték a szervezeti kommunikáció fontosságát, de a területet is bonyolultabbá tették. A közös akadályok megértése javíthatja a szervezet kommunikációs képességét.
Hibás szerkezet
A közönségnek szüksége van struktúrára, hogy megértsék az üzenetet, és sok kommunikációt ítéltek el, mert hiányzik a megfelelő szervezet, Lee Hopkins szerint, aki több mint 130 cikket írt az üzleti kommunikációról. A struktúra kritikus, mivel bevezetés, test és szoros kapcsolat nélkül a közönség nehezen fogja megtartani, visszahívni és feldolgozni az információt. Ezek a szabályok minden olyan kommunikációra vonatkoznak, amely az e-mailektől a nyilvános bemutatókig terjed, és bármilyen méretű közönségig.
Feltételezések
Két közös kommunikációs feltételezés a katasztrófát a szervezeti kommunikáció sikeréhez írja. Az egyik feltételezi, hogy a szervezet minden tagja ugyanazzal a tudásbázissal rendelkezik, mint az üzenetküldő. A másik azt gondolja, hogy az információ önmagában pontosan és hatékonyan terjeszkedik, miután csak egy vagy két tag megkapja. A Free Management Library, a vezetői cikkek online útmutatója, javasolja, hogy a menedzsment proaktívan, átgondoltan és stratégiailag kommunikáljon tagjaival. A Szabad Menedzsment Könyvtár konkrét ajánlása a munkavállalók és a vezetők, valamint a különböző szervezeti egységek közötti rendszeres találkozók létrehozása. Az egyéb tippek közé tartozik, hogy az alkalmazottak írott példányokat kapjanak a munkaköri leírásokról, a munkavállalói kézikönyvekről és más fontos vállalati anyagokról.
A technológia túlfüggősége
Túl sok függőség az új technológiáktól, mint például a textil, a Twitter vagy más szociális média weboldalak, azt jelentheti, hogy a szervezet nem minden tagja szó szerint megkapja az üzenetet. Például egy snazzy blog nem lesz olyan hasznos azoknak a tagoknak, akiknek internet-hozzáférést nem igényelnek. Jim Shaffer, a "The Leadership Solution" szerzője azt ajánlja, hogy a szervezeti kommunikációért felelős személyek felülvizsgálják terveiket annak biztosítására, hogy olyan módszereket használjanak, amelyek információt nyújtanak az ügyfelek és a munkavállalók számára, ahelyett, hogy divatos vagy vonzó formátumokra támaszkodnának.
Túl sok információ
Egy másik gyakori tévedés azt hiszi, hogy a részletekre való részletezés után a kommunikáció meggyőzőbbé válik, ha valójában a túl sok információ kikapcsolhatja a közönséget. Az egyszerűség kulcsfontosságú a közönséghez tartozó szervezeti kommunikáció létrehozásához. Függetlenül attól, hogy mennyire szeretsz egy terméket, megérteni egy ötletet, vagy tapasztalatot szereztél egy iparággal, ragaszkodj a két vagy három fő ponthoz, ahelyett, hogy beszéltél vagy írnád mindent, amit tudsz, hogy üzeneted legyen.
A Nonverbalsról való elfelejtés
A szervezeti kommunikációért felelős személyek figyelmen kívül kell hagyniuk a nem-verbális jeleket, amelyek vagy javíthatják az előkészített üzenetet, vagy teljes mértékben csökkenthetik vagy torzíthatják annak jelentését. A nyugati kultúrában, a szemkontaktusban, a helyes testtartásban és a helyzetnek megfelelő ruhákban azt mutatják, hogy az üzenetküldő érdekelt, tiszteletteljes, őszinte és hiteles, a mindtools.com szerint.
