A munkafolyamat-diagram vizuálisan ábrázolja az erőforrások, dokumentumok, adatok és feladatok mozgását és átadását egy adott termék vagy szolgáltatás teljes munkafolyamatán keresztül. A sikeresen kialakított folyamatábra gyorsan és egyértelműen képviseli a megfelelő munkafolyamatot.
A hatékonyság és a szűk keresztmetszetek elkerülése
Sok munkafolyamat bonyolult és összetett lehet, ezért fontos, hogy vizuálisan ábrázoljuk, hogyan fejeződnek be a feladatok a munkavállalók megértésének és hatékonyságának javítása érdekében. A munkafolyamat-diagramok egyértelműen kimondják, hogy ki felelős az egyes szakaszokért, milyen dokumentumokat és erőforrásokat igényel, valamint az egyes szakaszokban szükséges időt. A munkavállalói szerepek és a termelési erőforrások megismerése lehetővé teszi a vezetés számára, hogy könnyen meghatározza a gyengeségeket és enyhítse a szűk keresztmetszeteket. A szűk keresztmetszetek a munkafolyamat bármely olyan aspektusa, amely akadályozza és lassítja a folyamat teljes ciklusidejét.
Az elszámoltathatóság és a kommunikáció növelése
A teljes munkafolyamat folyamatos vizuális ábrázolása lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy jobban megértsék nemcsak a munkakörülményeiket, hanem más alkalmazottak szerepét is, ami növeli az elszámoltathatóságot. Sikeres, pontos munkafolyamat-diagram létrehozása növeli a munkahelyi ismereteket a szükséges kutatási és adatgyűjtés miatt. A kommunikáció is javul, ha a munkavállalók jobban megértik a munkafolyamatot.
Az alakzatok használata a tevékenység megjelenítéséhez
A munkafolyamat-diagramok olyan speciális alakzatokat használnak, amelyek megfelelnek a különböző típusú tevékenységeknek. Egy ovális azt mutatja, hol kezdődik és végződik a munkafolyamat. A téglalapok folyamat folyamatot, feladatot vagy elemzést jelentenek. A gyémántok döntéshozatali folyamatot jelentenek, ami általában két lehetséges munkafolyamat-irányt eredményez. Ha a válaszra adott válasz igen, a munkafolyamat a tervezett útvonalon folytatódik, de ha a válasz nem, a munkafolyamatnak újabb útvonalat kell megoldania a probléma megoldására. A sok gyémánt formájú diagram nehezebb követni vizuálisan. A körök az egyik tevékenységtől a másikhoz kapcsolódnak.
Munkafolyamat-diagramok végrehajtása
Bár a munkafolyamat-diagram kialakítása kiterjedt és időigényes folyamat lehet, a megvalósítása nehezebb. A menedzserek egyszerűen nem tudnak diagramot írni a munkahelyen, és arra számíthatnak, hogy a munkatársak bármilyen iránymutatás nélkül szállítanak rá. A legtöbb diagramot össze kell kapcsolni egy munkafolyamat-fejlesztéselméletgel, mint például a lean gyártás, a Six Sigma vagy a teljes minőségirányítás. (Lásd az 1. hivatkozást)
A munkafolyamat-diagramok alternatívái
Néhány vállalkozás alternatívákat használ a munkafolyamat-diagramokra, mint például a folyamat, az üzleti tervezés és az áramlásszabályozás. A folyamat vagy folyamat térkép nagyon hasonló a munkafolyamat és a munkafolyamat-diagramokhoz. A munkafolyamat konkrétabb, mint a munkafolyamat, amely jobban összpontosít a bemenetekre és a kimenetekre, mint az adatok, dokumentumok és feladatfeladatok átadása. Az üzleti tervezés inkább a hosszú távú célokra összpontosít, nem pedig a jelenlegi munkafolyamat javítására. Az áramlásszabályozásban érdekelt menedzserek kifejezetten a készletgazdálkodást javítják.
