A vállalkozások szemináriumokat szerveznek a munkavállalók, az ügyfelek, a befektetők és az üzleti partnerek tájékoztatására. A szervezők számos prezentációs tevékenységet használnak, köztük előadásokat, bemutatókat, kérdés- és válaszfolyamatokat, kerekasztalokat, szüneteket, videókat és diavetítéseket, a közönség bevonására és a célok elérésére.
Szemináriumi célok
A szemináriumi célkitűzések meghatározzák a prezentációs tevékenységek választását. Egy képzési szemináriumban például a műsorvezető szeretné fejleszteni a téma ismeretét vagy megértését. A tárgylemezek vagy a video-, valamint a kitörési vagy a kérdés- és válaszszakaszok által támogatott előadás megfelelő tevékenység lenne. Ha a cél a készségek fejlesztése, a műsorvezetőnek tartalmaznia kell a tüntetéseket is. A fontos információk átadására szolgáló szemináriumnak, mint például egy új termék bejelentése, pénzügyi eredmény vagy összefonódás, tartalmaznia kell egy bemutatót, kerekasztal-beszélgetést és kérdés-válasz munkamenetet.
Előadások és bemutatók
A legalapvetőbb prezentációs tevékenység a tárgyi szakértő beszélgetése vagy előadása. Ha egy szemináriumon számos előadó van, néhányan előadásokat tarthatnak. A kulcsfontosságú előadások olyan prezentációk, amelyek a legfontosabb témákat foglalják magukban, és amelyeket általában a felsővezetők vagy az iparág vezetői adnak. Míg az előadások és a főszövegek tájékoztatást nyújtanak, az egyirányú kommunikációs forma, és az illetékes hangszórókra támaszkodnak a közönség figyelmének megtartására.
Hangszóró támogató anyag
A diák, videók és egyéb vizuális segédeszközök, mint például a flip charts és diagramok, segítenek az előadóknak, hogy megmagyarázzák a bonyolult fogalmakat vagy tisztázzák az adatokat. A diákoknak egyszerűnek és tisztázatlannak kell lenniük, hogy a közönség a képernyőn megjelenő információk olvasása helyett hallgassa a műsorvezetőt. Az Apple Corporation ajánlja a rövid videókat hosszabb előadásokra, hogy megtartsa a közönség figyelmét.
Breakout ülések
A breakout foglalkozások bemutatása növeli a közönség részvételét egy szemináriumban, segít megerősíteni a prezentáció tartalmát, és a szervezőknek azonnal tájékoztatást nyújtanak a szemináriumokról. A kis csoportok külön területeken találkoznak, a fő szemináriumteremben vagy azon kívül. Megvitatják az előadások tartalmát, és véleményüket jelentik a közönség többi tagjának. Egy cég, amely például új termékeket mutat be értékesítési munkatársainak, kérheti az értékesítési képviselőket, hogy megvitassák és javasolják a termék bemutatásának módjait az ügyfelek számára a kitörési munkamenet során.
Kerekasztalok és kérdések és válaszok
A szeminárium kerekasztal-üléseinek megszervezése lehetőséget ad a közönségnek arra, hogy meghallgassa a különböző szakértők véleményét egy fontos témáról. Ideális esetben a résztvevőknek különböző háttérrel kell rendelkezniük, vagy ellentétes nézetekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy a közönség kiegyensúlyozott perspektívát kapjon. A kérdés-válasz munkamenet bemutatása lehetővé teszi a közönség számára, hogy saját szemszögéből többet tudjon meg egy témáról. A szervezők minden szemináriumi ülés után kérdéseket tehetnek fel a padlóról, vagy kérhetik a közönséget, hogy a szeminárium előtt kérdéseket tegyenek fel, az előadók pedig egy ülésszakon válaszoljanak. Az első megközelítés segít a közönség és az előadók közötti párbeszéd kialakításában, de problémákat okozhat a szemináriumok időzítésében, ha a Q&A ülések túllépnek.
