A nem fizető ügyfelek számára a gyűjtő levelek írása minden vállalkozás tulajdonosa elkerülhetetlen feladata. Ahhoz, hogy növelje az esedékességét, hogy fizetnie kell, amit fizetsz, készítsen részletes fizetési politikát a hitelkiadás és a tapintat és a professzionalizmus használatát megelőzően, amikor megpróbálja összegyűjteni a lejárt számlákon.
Fizetési politika létrehozása
Mielőtt megengedné az ügyfélnek vagy az ügyfélnek a fizetés elhalasztását, a hitelek fizetését vagy a termékek vagy szolgáltatások kézbesítését követően, dolgozzon ki olyan fizetési politikát, amely felvázolja a feltételeket. Ennek tartalmaznia kell a késedelmes fizetéssel kapcsolatos részleteket, például 10 nap vagy 30 nappal a számla kiállítását követően. Magában kell foglalnia a részleteket arról is, hogy mi fog történni, ha a nem fizetés folytatódik, például büntetések és késedelmi díjak kiadása, a megszűnő szolgáltatások vagy jogi lépések megtétele.
A sajátosságok címzése
Gyűjtse össze az ügyféllel kötött szerződéses megállapodást a gyűjtő levél elkészítésekor. Hivatkozzon a megrendelésre, a számlaszámra, a kézbesítés vagy a vásárlás dátumára és az eredeti befizetés időpontjára. Ha korábbi kísérletek történtek, említsük meg azokat is, és adjunk az ügyfélnek a szankciókat tartalmazó teljes összeget. Például: „1000 víz palackot rendeltünk október 1-jén, és e-mailben október 3-án e-mailben 250 Ft-os számlát adtak ki. A fiókja már 30 napos fizetési határidővel történt. 25 dolláros díj, ami miatt a fennmaradó egyenlege 275 dollárt fizet azonnal. ”
Légy szimpatikus, mégis szilárd
Míg egyes nem fizető ügyfelek elutasíthatják a számlájukat, mások esetleg elfelejtették fizetési dátumukat, vagy súlyos pénzforgalmi problémákkal küzdenek. Adja meg az ügyfelek számára a kétséget, amikor a gyűjteményes leveleket írja, hogy ne helyezze őket a védekezésre. Például: „Megértjük az előre nem látható körülményeket, és elköteleztük magunkat, hogy velünk dolgozzunk, hogy megoldjuk ezt az ügyet.” Ez a megközelítés nem sérti az ügyfelet, de világossá teszi, hogy a fizetést a körülményektől függetlenül kell elvégezni.
Ellenőrzési dokumentumok csatolása
Kötelező levélhez csatolja a korábban kiadott számlák másolatát, a kiadás előtti múltbeli levelezést, az aláírt szerződés vagy írásos megállapodás másolatát és a kifizetési szabályzat részleteit. Ha hajlandó tárgyalni a mérlegről, vagy részleges kifizetéseket készít, ismertesse az ajánlat konkrét feltételeit. Adjon meg számot a híváshoz, ha az ügyfélnek van kérdése, és tartalmaz egy előre fizetett, saját címzett borítékot a könnyű fizetés érdekében.
Használjon ügyvédet
Ha a korábbi esedékességű számlákra történő ismételt kísérletek nem eredményesek, akkor választhat, hogy az ügyvéd az Ön nevében elküldi a gyűjtő levelet. Ügyvédje javasolhatja a kárigényes bíróságok fenyegetéseit, a gyűjtőügynökséghez történő átutalást, a hiteljelentést vagy más jogi lépéseket. Mérjük meg a költség-haszon értékét annak érdekében, hogy a kollektív erőfeszítéseit egy jogi szakemberhez fordítsák, szemben azzal az összeggel, amelyet potenciálisan az ügyféltől gyűjthet. Például, ha egy ügyvédet 50 dolláros számlára írunk, akkor ez nem költséghatékony, de a professzionális segítségnyújtás 10 000 dolláros számlán történő összegyűjtéséhez szinte biztosan megéri a költséget.
