Az időben történő leltár, vagy a JIT egy olyan folyamat, amelynek célja, hogy csökkentsék az üzleti befektetéseket a leltárban, ezáltal felszabadítva a befektetéseket a vállalat más részeire, például a munkaerőre vagy az infrastruktúrára. A vállalatok csökkentett mennyiségű nyersanyagot szállítanak, egy kifinomult számviteli rendszerre támaszkodva, amely előrejelzi a jövőbeli leltár-szükségleteket és megrendeli őket éppen mielőtt szükséges. A szállítmányok kisebbek, de gyakrabban fordulnak elő, és új, forró készleteket hoznak létre. Ennek a rendszernek az a célja, hogy a komponenseket röviddel azelőtt szállítsák a létesítménybe, hogy szükség van rá, hogy nagy mennyiségű alkatrészeket vagy alkotóelemeket tartsanak a kezében. A tároló létesítményekben az anyagoknál kevesebb pénzt kötve, a vállalatok könnyebben fejleszthetik vagy bővíthetik.
Számos előnye és hátránya van az éppen időben történő leltárrendszereknek. A plusz oldalon a működő tőke nem kötődik, kevesebb a lehetőség, hogy a raktárkészlet elavulttá válik, és könnyebb a termelési megrendelések megváltoztatása, mivel a terméken túl kevés termék van. Ez azonban nem minden pozitív. Még a jelentős megtakarítások is az egész fórumon, a JIT elégséges hátrányai lehetnek ahhoz, hogy bármely vállalkozás tulajdonosa komolyan megvizsgálja a folyamatot.
In-time in Inventory hátrányok
Az éppen időben történő leltárrendszerekben a vállalatok a minimális mennyiségű készletet rendelik át a következő szállítási időpontig. A két hetes szállítási ütemezésen ezt a rendszert használó étterem csak akkor elegendő mennyiségű ételt rendelne, hogy átlagosan négy napig tartsa üzleti tevékenységét. Ezeknek a rendszereknek a többsége az előző év összehasonlító adataira épül, és üzleti tevékenységük évről évre viszonylag statikus marad. Ha az étterem fő versenytársa hirtelen elmegy az üzletből, hirtelen megnőhet a bevétel, amelyet előre nem terveztek. Ennek eredményeképpen lehet, hogy a polcokon nem marad elegendő élelmiszer a hétig. Az alternatív források megtalálása a sürgősségi ellátáshoz lehetetlen lehet, vagy lehetőleg nagyon drága.
Másrészt, a hirtelen és váratlan üzleti visszaesés a felesleges összetevőket jelentheti a polcokon, esetleg elhasználódás előtt. Automatizált rendszerrel két vagy három leltárciklus lehet, mielőtt egy vállalkozás tulajdonosa beállíthatja a bejövő termék mennyiségét. Ez egyúttal problémát jelent a következő évre is, hiszen a rendszer ismét várakozik az üzletmenetre és valószínűleg nem elég elegendő összetevőt rendel a hétre.
A meglepetés extra üzlet nehézségei
Az egyik legkorábbi üzleti hátránya a rugalmasság hiánya a jó szerencsére. A legtöbb vállalkozásnál egy nagy mennyiségű termék megrendelésére és megrendelésére vágyó ügyfél jó dolog. Egy új iskolai fiókkal rendelkező T-shirt cégnél ez azt jelenti, hogy az új ügyfél hosszabb ideig várhat, mint amennyit csak egy teljes megrendeléshez szeretne. A kisvállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy leállítsák a széllökéseket, de lehetetlen, hogy rövid időn belül elegendő nyersanyagot találjanak a jövedelmező új ügyfelek érdekében.
Ez kétféleképpen megoldható. Az első esetben az új ügyfelek megkaphatják a kívánt sorrendet, de sokkal hosszabb ideig kell várniuk, hogy a készlet hiánya miatt szerezzen be. Attól függően, hogy milyen típusú ingről van szó, hetekig tarthat, amíg meg nem találja az elég nagy mennyiséget, hogy megfeleljen az új ügyfeleknek. Másrészről, ha a póló üzlet tulajdonosa sikerül megtalálni az alapvető ingek kész kínálatát, amely kielégíti az ügyfelet, valószínű, hogy több pénzt fog fizetni, mint az üzlet szokásos szállítója. A váratlan ügyfelek ténylegesen a vállalat pénzének költségét tudják csökkenteni a haszonkulcs csökkentésével.
További tervezés és képzés szükséges
Sok kisvállalkozás kézzel vagy anyaggal rendeli meg a papírokat és ceruzákat, legalábbis az elején. Még azok is, amelyek elég nagyok ahhoz, hogy számítógépes leltárprogramot igényeljenek, vagy egyszerűen csak egyszerű alkalmazásokkal végezzék el. A legtöbb esetben elég, ha havonta párszor készítünk leltárt, csak azért, hogy nyomon követhessük, amire szüksége lesz. Ezekben az esetekben a leltár egyszerű folyamat, és rövid idő alatt könnyen meg lehet tanítani bármely alkalmazottnak.
A JIT leltárrendszerével a teljes leltárfolyamat bonyolultabb. Az alkalmazottakat fel kell készíteni arra, hogy rendkívül részletes leltárt készítsenek nagyon gyakori alapon. A pontosság elengedhetetlen, mivel a vállalat teljes rendelési rendszere ezeken a számokon alapul. Az alkalmazottaknak meg kell tanulniuk a bonyolult számítógépes rendszerek használatát, ami kihívást jelenthet azok számára, akik nem ismerik az irodában telepített számítógépeket. Annak érdekében, hogy kiképezzék és tartsák az alkalmazottakat, akik képesek legyenek kezelni ezeket a leltári feladatokat, meg kell növelni a munkaerőköltségeket. Ezenkívül meg kell találnia azokat a beszállítókat, akik hajlandóak veled együtt dolgozni, ha minden héten többször szállítanak kellő eszközöket, anélkül, hogy minden rendeléshez túlzott szállítási díjakat adnának. Az is okos gyakorlat, hogy a készlet- / szállítási folyamat megszakítása esetén kapcsolatokat alakítsunk ki a vészhelyzeti ellátásokkal kapcsolatos kisebb beszállítókkal.
Szűk ellátási lánc szűkebb kontroll
A legtöbb kisvállalkozó büszke arra, hogy képesek elfordulni és gyorsan megváltoztatni a dolgokat, amikor a körülöttük lévő gazdasági erők azt követelik. Az éppen időben történő leltárrendszereknél sokkal nehezebb ezt megtenni. A szomszédos pékség általában tudni fogja, hogy a helyi ünnepségek meg fognak történni, és ennek megfelelően rendezni fogják. De ha a pékség rájön, hogy egy új esküvői tervező sürgősségi ellátásra törekszik a divatos cupcakes-nek, akkor kevés esélye van arra, hogy fokozza és elérje a munkát.
Még akkor is, ha sikerül megkapnia a cupcake megrendelést, ha az ezüst sütemény díszítéssel foglalkozó beszállítója nincs raktáron, kevesebb lehetősége van a potenciális új ügyfeleknek. Bármilyen zavar az ellátási láncban bárhol a rendszerben végső soron befolyásolja a kisvállalkozás alsó sorát, amely ezt a rendszert használja. Az ügyfelek kevesebb kínálatával és az üzleti tervek rövid időn belüli megváltoztatásának kevesebb lehetőségével, az éppen időben történő leltár csökkentheti a kisvállalkozást esetleg növekvő lehetőségeket.
Problémák a természeti katasztrófákkal
A Tornádók, a hurrikánok, az árvizek és más természeti katasztrófák hatalmas hatást gyakorolhatnak az üzleti életre, akárcsak a polgári zavargásokra vagy a rendőrségi fellépésekre. A különbség az éppen időbeli leltárrendszerekben az, hogy a hatás sokkal keményebben érezhető. A veszély nemcsak az, hogy mi történik, ha a vészhelyzetek az üzlet közelében állnak, hanem akkor is, amikor más területeken történik, ahol egy vállalkozás szállítója történik.
Egy helyi kávézó, amely a JIT megrendelést használja, általában elegendő mennyiségű babot tart fenn három vagy négy napos átlagos értékesítésért. Egy napot meghaladó mennyiségű készletet rendelhetnek, de nem többet. Ha a következő állapotban lévő pörkölőt tornádóval vagy tűzzel sújtják, a kávézó tulajdonosának nincs sok ideje, hogy megrepedjen, és találjon új kereskedelmi babgyártót. Ha az ügyfelei szokásos keverékeikhez szoktak hozzászokni, előfordulhat, hogy az ajtó több mint néhány nappal az ajtó nyitása előtt nem marad nyitva.
A magasabb informatikai beruházások szükségessége
Az időben történő raktározási rendszerek olyan összetettek, hogy gyakorlatilag lehetetlen számítógép és dedikált programok használata nélkül. A vállalatoknak szükségük lesz a készlet nyomon követésére, megrendelésére, értékesítési előrejelzésére és számos más programra, hogy a rendszer megfelelően működjön. Ez nagy beruházást jelent mind a hardver, mind a szoftver területén, valamint a vezetés és a munkavállalók képzési ideje. Kiegészítő munkaerőköltségek, extra felügyeleti feladatok és több idő szükséges az adatok beviteléhez.
Miután az összes ilyen rendszert telepítették és az embereket kiképezték, az egész vállalat a számítógépes rendszerre támaszkodik, hogy hibátlanul működjön. A legtöbb esetben, de problémák merülnek fel. Ez az oka annak, hogy az informatikai osztályok léteznek. A JIT rendszerrel folytatott üzleti viszonynak olyan informatikai szakemberrel kell rendelkeznie, aki ismeri a telepített hardvert, valamint ismeri a JIT cégnél dolgozó szakembereket. Egyik cég sem engedheti meg magának, hogy napokig offline állapotban legyen a leltárrendszere, függetlenül attól, hogy a szoftver hibája, vagy a számítógépen zavar. A vészhelyzeti javítás költséges lehet, és nem is lehet éjszakákon vagy ünnepeken. Az intelligens üzleti tulajdonosok biztonsági mentési tervet készítenek a vészhelyzetekre, de a legjobbak ideiglenes zárójelek.
Szükséges egy szállítóra való támaszkodás
A közös nyomozócsoport létrehozása olyan kapcsolatok kialakítását teszi szükségessé, amelyekkel a heti nyersanyagokat üzleti szükségletként szállítják. Noha ezek az üzleti kapcsolatok bármelyik vállalat számára előnyösek, ebből az elrendezésből is hiányzik.
Az egyik éttermi kínálatra támaszkodó pizza étterem tulajdonosának az az előnye, hogy tudni fogja, hogy mennyit fizet a heti pepperoni és lisztért, ami megkönnyíti az élelmiszerköltségek ellenőrzését. Másrészt korlátozottan képes megnézni a beszállítói versenytársait, hogy megnézze, milyen árakat kínálnak ugyanazon termékekre. Ha a városon belüli beszállító a pepperoni-t felajánlja a héten, akkor nem tud egyszeri megrendelést elhelyezni, mielőtt visszatért az állandó szállítójához. Megváltoztathatja a szállítókat, de nincs mód arra, hogy egyszerűen vásároljon, hogy minden héten megtalálja a legjobb árakat.
Ugyanez a probléma akkor fordul elő, ha a szállító úgy dönt, hogy emeli az árakat. A pizza bolt tulajdonosa megragadja a magasabb árak megfizetését, amíg meg nem talál egy hasonló szolgáltatást, amely jobb árakat kínál, és aki hajlandó vele dolgozni a megrendelési ütemtervén. Akárhogy is, a JIT leltár súlyosan csökkenti az üzleti tulajdonos azon képességét, hogy időben megtalálja a nyersanyagok legjobb költségeit.
Problémák az ügyfél-elégedettséggel
Amikor éppen az időben történő leltárrendszerek működnek, jól működnek. Ha azonban ezek a rendszerek lebontják, a vállalkozások több fronton is szenvedhetnek. A készlet hiánya üzleti veszteséget jelent, de ez csak azonnali hatás. Az elégedetlen ügyfelek, akik nem tudják, mit akarnak, vagy akiknek a szokásosnál hosszabb ideig kell várniuk, hogy megrendeléseket teljesítsenek, valódi probléma a mai üzleti környezetben.
Az internet hatalmas befolyást gyakorol majd szinte minden kisvállalkozásra, és a boldogtalan ügyfelek nagyobb erővel rendelkeznek, hogy megsértsék a vállalkozásokat, mint valaha. Az olyan oldalak, mint a Yelp és a Facebook, a Twitter és más közösségi média oldalak, olyan hangot adnak az ügyfeleknek, amelyeket még soha nem volt. Az egyik rossz felülvizsgálat, ha szórakoztató vagy sokkoló stílusban íródott, elég ahhoz, hogy ma komolyan sérüljön minden kis üzlet. A vírusos üzleti vélemények az internetes legenda tárgyát képezik, néhány pedig évek óta megismétlődik. Egy olyan korban, ahol minden ügyfélnek van egy hatalma, hogy leállítsa a vállalkozást, ha eléggé motivált, az üzleti tulajdonosok túlhaladnak, hogy boldogok legyenek. Ennek a stratégiának nagy része lehet, hogy az ügyfelek elégedettek legyenek a készletben.
