Nem számít, mennyit próbálsz, néha a dolgok csak úgy dolgoznak, mint terveztek. Ha ez megtörténik az üzleti életben, akkor az értékes ügyfelet vagy ügyfelet megzavarhatja. Lehet, hogy véletlenül vétkezett egy ügyfélhez, vagy az egyik alkalmazottja nem megfelelően kezelte a helyzetet. Talán kimaradt egy ügyfél határideje, vagy nem küldött elég mennyiségű elemet. A bocsánatkérő levél írása bizonyos körülmények között indokolt lehet annak biztosítására, hogy a munkakapcsolat folytatódjon. Ha hibát követett el, késedelmet okozott, hibás terméket küldött, vagy rossz szolgáltatást nyújtott, őszinte bocsánatkérést szeretne tenni az ügyfél vagy az ügyfél számára.
Hogyan írhatunk bocsánatkérő levelet az ügyfélnek
Ha ügyfélszolgálati iparágakban dolgozik, akkor az üzleti tevékenysége csak annyira jó, mint az ügyfeleinek. Az ügyfelek a „megrendelő mindig igaza” a szívhez. Ha valami történik azzal, hogy az ügyfél rosszul érzi magát, jó gyakorlat, hogy bocsánatkérő levelet írjon.
Az ügyfélnek bocsánatkérő levelet kell írni a vállalati levélpapírra, vagy e-mailben küldeni a pont személynek a cég panaszaiért. A kérelmet a panaszt tevő személynek kell címezni, és azt időben kell elküldeni. A levélnek olyan bocsánatkéréssel kell kezdődnie, amely elismeri, hogy mi történt. Vegyük fel a felelősséget a cselekedeteidért, és győződj meg róla, hogy az ügyfél meghallgatja. Próbáld megengedni az ügyfélnek, hogy láthatja, hogyan érezte magát és miért ideges. Végül, adjon meg egy módot, hogy lehetőség szerint rossz legyen.
Példa:
Kedves Michelle!
Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velem a múlt héten a boltban kapott szolgáltatással kapcsolatban. Elnézést kérek arról, hogy a pénztáros hogyan kezelte a helyzetet az Ön tétjével. Sajnálom, hogy rossz tájékoztatást adott a visszatérítéséről. Meg kellett volna ellenőriznie egy menedzserrel, mielőtt elmondta volna, hogy csak akkor tud visszajuttatni, ha megkapta a nyugtát. Sajnálom, hogy 20 percet töltöttél azzal, hogy vitatkozott a pénztárunkkal. Én is csalódtam volna. Ha szeretné, hogy a héten bejöjjön a boltba, személyesen fogom kezelni a visszatérést. Ez csak néhány percet vesz igénybe.
Tisztelettel,
Roger S.
Üzletvezető
Hogyan bocsánatot kérhet az ügyfélnek
A folyamatban lévő ügyfelekkel való kapcsolatok szintén elengedhetetlenek az Ön vállalkozásához. Akár régóta, megalapozott ügyfél, akár egy viszonylag új, gondoskodni kell arról, hogy a lehető leggyorsabban felmerüljenek a problémák.
Annak érdekében, hogy bocsánatot kérjen az ügyféltől, egy hosszú út írható egy levelet. Ez azt jelzi, hogy aggodalmát fejezte ki a szívében, és időt vett igénybe az elfoglalt menetrendből, hogy levelet írjon. A levélnek, mint az ügyfélnek adott bocsánatkéréshez hasonlóan, a cég levélpapírján vagy e-mailben, az Ön vagy az osztályvezető által küldött levélben kell lennie. Próbálja meg a levelet a lehető legrövidebb időn belül elküldeni minden szükséges belső vizsgálat után, hogy megtudja, miért történt a hiba vagy a felügyelet. Indítsa el a levelet egy bocsánatkéréssel, amely azt jelzi, hogy megérti, miért zavarja az ügyfelet. Vegyük fel a felelősséget a hibaért, és tegyünk korrekciós intézkedéseket. Mivel folyamatos kapcsolatod van, jó ötlet, hogy beszéljünk egy időben, hogy megvitassuk, mi történt.
Kedves Michael!
Nagyon sajnálom, hogy hiányzott a legutóbbi weboldal újratervezésének határideje. Elnézést kérek azért, mert nem hagyta, hogy tudjuk, hogy mögöttünk futunk. Projektvezetőnknek azt kellett volna elmondania, hogy a projekt nem volt megfelelő, hogy megfeleljen a január határidejének. Miután beszélgettünk vele, úgy tűnik, hogy túlságosan túlterhelt a projektekkel, és nem volt olyan, mint amennyit csak kellett volna. Tudom, mennyire frusztráló ez a projekt határidejének hiánya. Biztosíthatom önöket, hogy a hét végéig befejezhetjük a projektet. Jóhiszeműen hajlandó vagyok levonni egy hét kifizetését a következő nyilatkozatból. Örülök, hogy megvitattam veled. Kérjük, lépjen kapcsolatba velem, ha esélyt kap.
Tisztelettel,
B. Brook
Tervezési igazgató
Miért kell bocsánatot kérni
A bocsánatkérés jó üzleti gyakorlat. Azt mutatja, hogy törődik az ügyfeleivel és ügyfeleivel való folyamatos kapcsolataival. Azt is mutatja, hogy elismeri és tiszteletben tartja a bűntett fél érzéseit anélkül, hogy védekező vagy vádlott volna.
A tévedésből való tulajdonjog sok integritást mutat, ami biztató lehet egy olyan ügyfél vagy ügyfél számára, aki folytatni kívánja veled az üzleti tevékenységet.
