A vállalkozások és a szervezetek szisztematikus módon működnek, amelyek tükrözik a vállalat méretét, célját, fejlettségi szintjét és céljait. A szervezeti diagram vagy org diagram a belső rendszer és struktúra vizuális ábrázolása, amely megkönnyíti a vállalat működését és szerepét. Mivel nem minden szervezet ugyanolyan módon működik, különböző szervezeti struktúra-struktúrák léteznek, beleértve a funkcionális, mátrix-, szétválasztott- és laposarchiát. Mindezek a vállalati szervezeti diagramok elrendezései egyedi megjelenéssel rendelkeznek, és részletes képet adnak a szervezet szerkezetéről. A szervezeti térképek kiváló eszközek a jelentéstételi kapcsolatok és a szervezeten belüli szerepkörök megjelenítésére.
Miért fontos a szervezeti felépítés
A híres Hockey Hall-of-Fame inductee, Wayne Gretzky mondja azt mondja, hogy nem veszünk 100 százalékot a lövésünkből, amit a jégkorong, az élet és az üzlet összefüggésében nem lehet elérni, ha nem veszel akció, vagy „a lövés _”. A vállalat látása és küldetése lenyűgöző lehet, de egyértelműen meghatározott struktúra nélkül a szervezetnek nincs iránya, nincsenek egyértelmű céljai és célkitűzései, amelyekre cselekedni kell, ezért 100 százalék hiányzik sikerességének lehetőségeit. Például egy véletlen szervezetben a munkavállalók és a szervezeti egységek nem érthetik meg szerepüket és hozzájárulásuk fontosságát, ami a morál és a kiégés hiányához vezethet. Amikor egy vállalat vizuálisan meghatározza szervezeti felépítését, tisztázódik az egyének és osztályok munkaköri leírása, kapcsolatai és szerepe, és a célok elérése sokkal könnyebb.
Ahogy a szervezet növekszik, a vállalat szervezeti felépítésének diagramját módosítani kell, hogy tükrözze a vállalaton belüli változásokat. Például egy indítás egy laposarchiájú diagrammal kezdődhet, de amint lendületük van, lépjen át egy osztott diagramra, amikor új régiók és al-márkák alakulnak ki. Amikor a jelenlegi üzleti struktúrája nem felhatalmazza csapatát, hogy gyorsan teljesítse céljait, keresse meg a tanácsot, hogy értékelje, hogy a struktúra átszervezése helyreállítja-e a lendületet, és gyorsabban tudja elérni céljait.
A szervezeti diagramstruktúrák típusai
A szervezeti felépítés diagramja egy szervezet különböző embereinek és osztályainak térképe; egy családi genogram üzleti egyenértéke, amely a család különböző tagjai közötti kapcsolatokat ábrázolja. Csakúgy, mint egy családi genogram segít megérteni a család szerkezetét és a családon belüli emberek szerepét, a szervezeti felépítés-diagram segít megérteni az egyének vállalaton belüli szerepét.
Ezek a szervezeti diagramstruktúrák négy fő típusa, amelyek tükrözhetik a vállalat jelenlegi műveleteit, vagy segíthetnek átalakítani egy másik működési módba:
- Funkcionális: A funkcionális vállalati orgográfiai diagram azt mutatja, hogy a legtöbb ember milyen mértékben kapcsolódik a bürokratikus vagy hierarchikus működési módokhoz. Ez egy hagyományos, felülről lefelé épülő struktúra, melynek tetején a C-Suite van, amelyet más felsővezetők és középvezetők követnek, akik a vállalat legnagyobb erővel és befolyással rendelkeznek. A diagram tetején viszonylag kevés alkalmazott van felsorolva, és egyre több alkalmazott vagy osztály szerepel a diagram alján. Minél távolabb van a szervezetben, annál kevesebb energiával rendelkeznek. Az emberek a szervezeti egységen belüli funkciójuk vagy készségeik függvényében osztályokra oszlanak. A hierarchikus szervezetek példái közé tartoznak a katonai, a legtöbb vállalat és a szervezett vallások. A funkcionális struktúra egyik fő előnye, hogy az egyes alkalmazottak és osztályok csak arra koncentrálnak, hogy a legjobb munkájukra összpontosítsanak anélkül, hogy aggódnának a szervezet többi munkaterülete miatt. Ugyanakkor a szervezeti egységek közötti kommunikáció hiánya lelassíthatja a szervezet általános céljainak elérését, mivel a jobb kéz gyakran nem tudja, mi a bal keze.
- Mátrix: A mátrix cég org diagramja hasonlít egy funkcionális vállalati struktúra-diagramra, kivéve, hogy az alkalmazottak a helyzet és a projekt függvényében legalább két felügyelőnek számolnak be. Például lehet, hogy egy fő főnöke van, de három különböző projekt projektmenedzsere van, akik jelenleg dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy négy különböző embernek kell jelentést tenniük. Míg ez a diagram továbbra is elsősorban felülről lefelé mutató kapcsolatokat mutat, ugyanakkor látni fogja az emberek vagy osztályok közötti vízszintes kapcsolatvonalakat is, mivel az embereknek külön projektekről kell jelenteniük egymást. A mátrixrendszer egyik előnye, hogy lehetővé teszi a divíziók közötti egyszerű kommunikációt. A mátrixszerkezet hátránya azonban, hogy az alkalmazottak zavarodhatnak vagy túlterhelhetők, ha egyszerre több vezetőnek kell jelentést tenniük, mindegyiknek saját vezetői stílusa és igényei.
- Osztályos (beleértve a földrajzi): A megosztott cégstruktúra-diagram olyan nagyvállalatokra vonatkozik, amelyek több márkát vagy földrajzi helyet foglalnak magukban. A Gap kiváló példája egy megosztott szervezetnek. Szervezeti diagramjukon a The Gap szerepel a tetején, majd az általuk kezelt márkák szerepelnek a diagram második szintjén, beleértve a The Gap-ot, az Old Navy-t, a Banana Republic-ot, az Athletát és a Hill City-t. Ezeknek a divízióknak mindegyikének saját szervezeti felépítése van a szervezeti diagramon. Egy másik cég, amely így működik, a Fabletics, a nevük a táblázat tetején szerepel, majd a második sorban a márkaegységek, köztük a JUSTFAB, a Shoedazzle, a Fabletics és a Fabkids. A szekcionális diagramok tartalmazhatnak különböző típusú szervezeti diagramstruktúrákat az egyes divíziókban. Míg az egyik divízió funkcionális struktúrával működik, a másik mátrixszerkezetet használhat, míg az újonnan fejlődő divíziót a legjobban flatarchiának nevezzük. A megosztott struktúra erőssége az, hogy ugyanazon cégen belüli különböző részlegek képesek önállóan működni szervezetekként. A divíziók közötti kommunikáció azonban nehéz lehet, és a szakpolitikák és eljárások különbségei radikálisan különböznek a munkavállalói tapasztalatoktól az egyik divíziótól a másikig.
- Flatarchy: Egy laposarchiában az alkalmazottak örömmel fogadnak új ötleteket vagy részt vesznek a gondolkodókban, függetlenül a pozíciótól. A szervezeti diagram még mindig egy hierarchiához hasonlít, hiszen vannak felügyelők, de a felügyelők és a munkavállalók egy csoportba sorolhatók, úgynevezett „lapos csapatok”, ahol mindenki egyformán fontos. Az olyan cégek, mint a Google, a Linkedin és a 3M mindannyian üdvözölik munkatársaikat, hogy részt vegyenek az innovációs csoportokban, és időt biztosítanak az egyéni kreativitásra és a projektekre, amelyek az egész szervezet számára előnyösek. Az új ötletek helyett az új ötletek helyett új ötleteket várnak, bárhol is vannak természetesen. A flatarchia ereje abban rejlik, hogy a szervezet számára megnyíló lehetőségek sokasága, amikor az új ötletek nem korlátozódnak a választott párok tudatára. Mindazonáltal erős missziós nyilatkozatra és jövőképre van szükség ahhoz, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon, hogy elkerülje az ötletek túl sok különböző irányban történő folytatását.
Szervezeti struktúra-diagram létrehozása
Miután megértette, hogy a szervezet működőképes, mátrix-, megosztott- vagy laposarchitektúrával működik-e, létrehozhat egy szervezeti struktúra-diagramot, amely tükrözi az Ön működési módját. A Microsoft Office, az Airtable, a SmartDraw és az Insperity OrgPlus olyan szoftvereket kínál, amelyek szervezeti felépítési lehetőségeket kínálnak, amelyek lehetővé teszik, hogy kiválassza a kívánt struktúrát, majd egyszerűen csatlakoztassa a megfelelő információkat a szervezet minden egyes pozíciójához, osztályához vagy részlegéhez. Ez a szoftver automatikusan létrehoz egy táblázatot, amellyel növelheti a szervezet kommunikációját és hatékonyságát. Az opciók a ingyenesen fizetett változatokig terjednek, a kisebb vállalkozások és a fizetett felhasználók számára a legmegfelelőbb ingyenes verziók jobban megfelelnek a nagyobb szervezeteknek vagy azoknak, akik nagyon testre szabott grafikát akarnak.
A kész szervezeti diagram segíthet a vezetők szerepének megmagyarázásában, segítve a munkavállalókat abban, hogy megismerjék a vállalaton belüli promóciós utakat, vagy kommunikáljanak a jövőbeni tervekről. Egyes vállalatok kettős céllal használják a diagramjaikat, mint cégkönyvtárat, telefonszámokkal és e-mail címekkel együtt.
A szervezeti átmenet idején a szervezeti felépítés különböző diagramjainak kidolgozása segíthet az ötletgyűjtés során, az egyes struktúrák értékelésével és az üzleti előnyökkel járó előnyök felmérésével.
