Bármely szervezet számára az épület elkötelezettségének ünneplése az évek munkájának és tervezésének csúcspontja. Sokféle módon lehet megtervezni ezt a megemlékezést. Élvezze a kreatívan eltöltött időt, hogy mely összetevők a legmegfelelőbbek az eseményre. Létezik-e szalagvágás? Mi van egy ebéddel? Szeretne egy vallási komponenst? Sok ilyen ötlet függhet a költségvetéstől, de érdemes megvizsgálni. Ha van néhány iránymutatás, indítsa el a tervezési folyamatot.
Állítsa be a dátumot néhány hónappal előre. Koordináljon az építési vállalkozóval a várható befejezési időpontban. Ellenőrizze a helyi építési előírásokat - szükség lehet egy kihasználtsági tanúsítványra, amelyet ki kell adni, mielőtt jogszerűen fogadhat egy eseményt az új épületben. Ha közösségi szintű ünnepséget tervez, ellenőrizze más csoportok vagy intézmények naptárát, így nem foglalja le az elsődleges időpontokat.
Készítse elő a vendéglistát néhány hónappal előre. Értesítse a meghívott VIP-eket a dátumról, és tudassa velük, hogy parkolóhelyeket és speciális ülőhelyeket foglal el nekik. Becsülje meg a résztvevő vendégek számát: Vigyázzon a listájára és annak valószínűségére, hogy az emberek részt vesznek-e. Általában minél nagyobb a vendéglista, annál alacsonyabb a részvételi arány. Az 500 vagy annál több vendég listája esetén 25 százalékos részvétel a kezdő becslés. A vendéglátók informált erőforrás a látogatók számának becslésére.
Néhány hónappal előre meghívja a papság tagjait és más, a szolgáltatásban résztvevő előadókat.
Küldje el a „mentés dátumát” értesítéseket postai úton a teljes vendéglistára legfeljebb két hónappal előre.
Foglaljon és találkozzon a vendéglátással a lehető leghamarabb. Döntéseket kell hozni a tértervezésről, a menüről, a berendezések szükségleteiről, a parkolásról, a virágrendszerekről és a szervizszemélyzetről.
Könyveszközök bérlése és szolgáltatása. Kezdje meg a tervezési találkozókat mindegyikük számára több hónappal előre. Ezek közé tartozhatnak a felszerelések (székek, asztalok, ágynemű, színpad, hangrendszer és dobogó), őrjárat, virágüzletek, zenészek, nyomtatók és fotósok. Kezdje el dolgozni bármely olyan médiával, amely az eseményt lefedi.
A meghívást három héttel az esemény előtt. Kézi cím, ha lehetséges.
Erősítse meg a szolgáltatókkal két héttel korábban, és ellenőrizze az összes részletet. Készítsen részletes eseménylistát az esemény napjára és terjessze a szolgáltatóknak. Tartalmazza a telefonszámokkal rendelkező elérhetőségeket. A program vagy a szervizrendelés két nappal az esemény előtt a nyomtatóhoz kell fordulnia.
A rendezvény előtti napon a parkolók számára fenntartott parkolóhelyek, a papok és a vendéglátóhelyek forgalmi kúpokkal és fenntartott parkolójelekkel rendelkeznek. Vedd fel a programot / szervizrendelést a nyomtatóból. Fogadjon bérleti elemeket és kezdje el a beállításokat. Ismételje meg a média tagjait, és szükség esetén foglaljon parkolót.
A rendezvény napján dolgozzon a tervre, és attól függ, hogy milyen szakembereket vettél fel a munkájukhoz.
tippek
-
Tervezze meg az elkötelezettséget az épület szándékának tiszteletére. Például a diákok jelentõs szerepet játszhatnak egy új iskolaépület elkötelezettségében, vagy meghívhatták a vendégeket, hogy vadvirágmagokat dobjanak egy nyilvános kertközpont elkötelezettségére. Ha az új épület pénzét adományozták, tervezzük, hogy az odaadás előtt az éjszaka előtt tartsanak magánszemélyt a „donornak”.
