Minden szervezet jó nyilvántartást igényel, attól az időponttól kezdve, amikor a rekordokat a rendszerből kiürítik. A nem létező vagy rosszul tervezett nyilvántartási rendszerek nehézséget okoznak a nyilvántartások benyújtásában és visszakeresésében, illetve az információáramlás kezelésének hatékonyságának hiányában. Az elveszett nyilvántartások vagy hanyag nyilvántartások miatt jogi kérdéseket is felállíthatnak. A jól megtervezett nyilvántartási rendszerek betűrendes, alfanumerikus vagy numerikus kódolású címkéket használnak, amelyek hatékony nyilvántartást eredményeznek és professzionálisabban működtetett szervezeteket hoznak létre.
Magyarázott a numerikus bejelentési rendszerek
A numerikus nyilvántartási rendszerek számokat rendelnek minden egyes fájlhoz vagy rekordhoz, amely információkat tartalmaz. A számozást magából a rekordból (azaz a megrendelési számokból), a rekordgenerálási sorrendben (1-től 1000-ig), a szekcionált számozással lehet megrajzolni, ahol a szekciókban - vagy kategóriákban - számozott fájlok 100, 200, 300 stb.., az adott alszámokhoz tartoznak, vagy tizedesjegyeket használnak (hasonló a Dewey decimális rendszerhez). A numerikus nyilvántartó rendszerek gyakran tartalmaznak egy fájlindexet, hogy segítsen a rekord lekérésében.
Szervezet és rend fenntartása
A numerikus kódolás lehetővé teszi a rekordok teljes szakaszainak eltolását a megfelelő szekvenálás fenntartása mellett. A rekordokat egymás után, jobbról balra és felülről lefelé tesszük. Az egyenes numerikus fájlokat egymás után növekvő sorrendben rendezik - a legalacsonyabb és a legmagasabb számra. A kétoldalas numerikus fájloknak két vagy több számszettje van, elválasztva kötőjelekkel, vesszőkkel vagy szóközökkel, és a megnyitási sorozattal, majd ezt követő számokkal. A krónikus-numerikus rendszerek indexelik a fájlokat év, hónap és nap szerint.A terminál-numerikus rendszerek lehetővé teszik a fájlok polcokon történő csoportosítását, a fájlok utolsó számmal (két-négy számjegyű) szervezését, mint elsődleges adatelemet, és az utólagos számot, az utolsó számot, a középső számot, majd az első számot. A tárolókapacitás követelményei könnyen meghatározhatók a rekordok csoportosítása révén - 10s, 100s, 1000s rekordok polcon vagy polconként. Emellett a rekordszervezést tovább növeli a fájl indexelése.
Pontosság
A nagy mennyiségű iratrendszerek - a gyakran visszanyert és újra benyújtott fájlok - a színkóddal ellátott címkékkel kombinálva gyorsítják a fájlok visszakeresését és újrakezdését, és megszüntetik a zavart, ha a szám sorrendben van. A terminálszámú rendszerek esetében például a végső szám egy színnel van kódolva, a középső szám külön színt kap, és az első szám saját színt kap. Ahogy az első, a középső és az utolsó szám megváltozik, a szín is változik. A szín vizuális nyomként szolgál, hogy növelje a bejelentés sebességét és hatékonyságát.
Bejelentési sebesség
A színkódolással kombinált numerikus nyilvántartó rendszerek növelik a nyilvántartásba vétel és a visszakeresési sebességet - még akkor is, ha egy fájl lekérése azt jelenti, hogy egy indexben hivatkozunk a fájlszám azonosítására, mert a fájlkezelő azonnal ismeri a fájl helyét fájlcsoport szerint. Szervezeti egyesülések esetén, ahol az egyes szervezetek különböző számozási rendszerekkel rendelkeznek, a numerikus kódokat nem kell megváltoztatni. Gyorsabb a fájlok beillesztése a fájlszobába, mert a kisebb számozott fájlok (6 számjegyek) a magasabb számozott fájlok (7 számjegy) bal oldalán vannak.
Titoktartási
A numerikus nyilvántartó rendszerek pozitívan azonosítják a konkrét rekordokat, miközben megőrzik a titoktartást, ami különösen fontos az orvosi, ügyfél- és munkavállalói nyilvántartásokban, megszüntetve a személyes azonosító jelölőket. A numerikus fájlrendszerek könnyen megfelelnek a HIPAA szabályainak.
