A folyamatos leltárrendszer olyan számviteli folyamatok halmaza, amelyek segítenek a vállalatnak a pénzügyi leltáradatokról. Számos vállalat használja ezt a rendszert - különösen azoknál, akik munkahelyi elszámolási rendszert használnak, vagy számos különböző készletet értékesítenek. A vállalatoknak ki kell egyensúlyozniuk az örök rendszer előnyeit és hátrányait annak végrehajtása előtt.
Pontos jelentés
A vállalatok gyakran pontosabb pénzügyi beszámolást tapasztalnak egy állandó készletrendszerrel. A könyvelők minden leltárügylet után frissítik a főkönyvet. Ez azt eredményezi, hogy a főkönyvi számla szorosan tükrözi a tényleges fizikai leltárt. A tulajdonosok és a vezetők ezután minőségi döntéseket hozhatnak a készletértékek jelentésének pontossága alapján. Több módszerrel is hasznosítható ez a módszer, mivel a könyvelők pontosan nyomon követik mindegyiket a főkönyvi lapon.
Elektronikus kezelés
A folyamatos leltárrendszerek gyakran elektronikus módszereket használnak a tranzakciók rögzítésére. Példa erre a vonalkód-rendszer, amelyet a ruházati kiskereskedő áruk értékesítésekor használ. Minden beolvasás rögzíti a vállalat leltárértékét frissítő adatokat. A könyvelők ezt az információt használják a főkönyvi kiegyensúlyozásra. A cégek az adatokat az áru rendelésére is használják egy időben beindított rendszerben. Az elektronikus megrendelés segít megakadályozni az értékesítés elvesztését és elvesztését.
Költség
Számos állandó készletrendszer drága. Ezen rendszerek költsége kettős. A rendszer működéséhez szükséges technológia jelentős tőkeköltség lehet. A technológia új változásainak frissítése szintén költséges. Az alkalmazottak képzése a rendszer megfelelő használatára egy újabb költség. Az adminisztratív oldalon a vállalatoknak olyan könyvelőket kell találniuk, akik képesek a rendszert működtetni és a főkönyvi változások kezelésére.
Folyamat
Az állandó készletrendszerek gyakran időigényesek. A vállalat főkönyveinek elektronikus frissítése szükségessé teheti a számlák egyeztetését. A könyvelők gyakran hetente vagy hónapban rengeteg órát töltenek a leltár összeegyeztetésére. A folyamatos hibák további szövődményeket is okozhatnak. A könyvelőknek javítaniuk kell a hibákat és ki kell egyenlíteniük a leltárszámlát, mielőtt lezárnák a cég könyveit. A pontatlan leltáradatok bejelentése auditot indíthat, ami potenciális problémákat okozhat a vállalat számára.
