A táblázatok egy népszerű eszköz az irodában, és hasznosak lehetnek otthon is. Legyen szó egy menetrendről, hogy részletezze és automatikusan összeadja az esküvői költségeket, készítsen számlát a szabadúszó ügyfelének, vagy készítsen pénzügyi kimutatásokat az Ön vállalkozásához, a táblázatok a feladatnak megfelelnek.
Lehet, hogy tanulási görbe van, ha a fejlettebb funkciókat szeretné használni, de ha megértjük, hogyan működnek a táblázatkezelők és azok képességei, a használatuk majdnem végtelen.
Mi az a táblázatkezelő?
A táblázat egy olyan elektronikus dokumentum, amely sorokat és oszlopokat használ az adatok tárolásához és kezeléséhez. Ez egy digitális, szoftveralapú munkalap, amely a könyvelő rácspapírjának nyomtatott formája után készült. A sorok és oszlopok olyan cellákat alkotnak, amelyek különálló adatokat tartalmaznak. A táblázatok segítségével matematikai számításokat és más manipulációkat végezhet a megadott adatokon.
Sokan táblázatokat is használnak olyan adatok rögzítésére és tárolására, amelyek több attribútummal rendelkeznek. Például egy személy nevét, cím adatait, a vállalat nevét, a nevüket és az üzleti kapcsolat státuszát használhatja az értékesítési kutatási adatbázisban.
A táblázatba rendezheti az adatokat, és különböző típusú elemzéseket végezhet rajta. Az adatokhoz különböző képleteket és funkciókat is alkalmazhat. A táblázatok lehetőséget nyújtanak arra, hogy információkat rendezzenek, és alapként szolgáljanak táblázatok, diagramok és grafikonok elemzéséhez.
Miért használjon táblázatot?
A táblázatok használatának egyik legnépszerűbb oka az adatok tárolása, rögzítése és nyomtatása. Könnyen elrendezheti és rendezheti az adatokat egy táblázatkezelővel, és a sorok és oszlopok elrendezésének köszönhetően bárhová kattintva frissítheti az információkat könnyen anélkül, hogy aggódnia kellene a láthatatlan terekről, visszatérésekről vagy lapokról, mint más programokban például egy szövegszerkesztő.
Automatizálhatja a különböző funkciókat a számítások futtatásához, bizonyos elemek felkutatásához vagy más programok vagy webes információk frissítéséhez. Például a könyvelők havonta új adatokat adhatnak hozzá a táblázatokhoz, és egy egyszerű "összeg" képlet segítségével automatikusan frissíthetik az adatokat.
A táblázatok gyors, egyszerű módot biztosítanak az adatok megjelenítésére és megosztására másokkal. Az adatokat beírhatja, vagy más programból másolhatja és beillesztheti egy táblázatba, mentheti a fájlt, és könnyen elküldheti azt másnak. Az irodai dolgozók egy számolótáblát menthetnek az irodai számítógépes hálózatukba, hogy más személyek megnyithassák a fájlt, és frissítsék a különböző részeket.
A táblázatok nagy mennyiségű adatot tárolnak egy helyen, mivel a táblázatkezelő fájlban több lap található. A fájl minden lapját munkalapnak nevezik, és a fájlt munkafüzetnek nevezik. A pénzügyi kimutatásokban formázott pénzügyi információkat kisvállalkozások számára tárolhatja, és az év minden hónapjában más lapot használhat. Ezután hozzáadhat egy másik lapot, amely a linkeket használja az összes adat összegzéséhez és összeadásához egy éves számra.
A Google Excel használata
Az Excel a Microsoft Office táblázatkezelő termékének neve, de a Google táblázatos alkalmazásának használata helyett használhatja azt a Google-on. A Microsoft Excel alkalmazásban a Microsoft Excel táblázatkezelő programjának egyik legnagyobb előnye, hogy a Google Drive-on online dolgozhat.
A Microsoft Office alkalmazással, kivéve, ha rendelkezik az Office 365 online előfizetésével, az Excel táblázatkezelő fájljait csak saját számítógépe merevlemezéről vagy hálózati fájl mappájából érheti el. Ha Excel-táblázatokon szeretne dolgozni a Google meghajtón belül, akkor az Excel-táblázatot Google-lapokra is konvertálhatja. Ha feltölt egy Excel fájlt a Google Drive-ba való tároláshoz, és megpróbálja megnyitni, megjelenik egy statikus dokumentum, amely nem teszi lehetővé a módosításokat.
A Microsoft és a Google azonban javította azon képességét, hogy együtt dolgozzanak a Microsoft Office-fájljain belül. Telepítheti a Google Drive Microsoft Office plug-injét, amely megtalálható a Google Playen. Miután telepítette a bővítményt a Microsoft Office-alkalmazások megnyitásakor, megjelenik egy legördülő menü, amely a Google Drive-t írja le, és különböző lehetőségeket kínál a Microsoft Office-fájlok megnyitásához, szerkesztéséhez és mentéséhez. Microsoft Office formátumban, miközben tárolja őket a Google Drive-ban.
A plug-in megkereséséhez végezzen online keresést a böngészőben a Google Drive beépülő modulja számára a Microsoft Office számára. Megkérjük, hogy töltse le a „_driveforoffice.exe "_ fájl és kövesse az egyszerű telepítési folyamatot.
A Google lapok használata
Ha táblázatot szeretne létrehozni a Google lapokon, győződjön meg róla, hogy bejelentkezett a Google-fiókjába, nyisson meg egy böngészőfület, navigáljon a drive.google.com-ra, vagy a sheets.google.com webhelyre, és hozzon létre egy új lapot tartalmazó dokumentumot.
Miután navigált a Google Drive-ra, a képernyő bal oldalán található menüsávon vagy a képernyő jobb alsó sarkában lévő piros "+" gomb használatával hozzon létre egy új lapot, és készen áll arra, hogy elkezdje használni táblázatot. A Google lapok segítségével könnyedén együttműködhet más online felhasználókkal, miután elküldte nekik egy linket a táblázatkezelőhöz. Több ember is aktívan dolgozhat a fájlban egyszerre, és láthatja, hogy ki van a fájlban, sőt, milyen táblázatkezelő lap és cella dolgozik. A lapok használatával a Google más integrált eszközeit is használhatja, például szöveget fordíthat a táblázatba, a képletek segítségével automatikusan megragadhatja az online oldalakról származó árfolyamadatokat és más típusú adatokat importálhat közvetlenül a weblapokból a táblázatba.
A Google lapok előre felépített sablonokat kínálnak különböző felhasználásokhoz, mint például a költségvetés, a szabadúszó számla, a vállalati pénzügyi kimutatások, a projektkövető, a Gantt-diagram, a munkavállalói váltási ütemterv, az értékesítési kapcsolattartó adatbázis és így tovább. Ezeket és egyéb sablonokat a Microsoft Excel és más táblázatkezelő programokban is megtalálhatja. A Google lapok egyik előnye, hogy a munka néhány másodpercenként automatikusan mentésre kerül. Ha az Excel táblázatkezelő programot használja, lehetősége van automatikusan menteni, de ez nem az alapértelmezett funkció, és elveszítheti a munkát, kivéve, ha manuálisan elmenti a munkát.
Alapvető táblázatkezelő funkciók
A táblázatkezelő alapfunkciói háromféle adat tárolását foglalják magukban: szöveg, szám és képlet vagy funkció. A legtöbb ember táblázatokat használ az alapvető matematikai számítások elvégzésére, mint például az adataik hozzáadása, kivonása, szorzása és felosztása. Számos attribútummal rendelkező adattárakat is tárolhat, például nevet és címadatokat.
A táblázatoknak általában sok sora van ahhoz, hogy nagy mennyiségű adatot tudjon elhelyezni, legfeljebb kétmillió sejtet tartalmaz, amelyek azonban sok szükséges oszlopból és sorból állnak, egészen addig a cellamennyiségig. A Microsoft Excel legújabb verziója jelenleg 1.048.576 sor és 16 384 oszlopot tartalmaz az adatok tárolásához.
A táblázatkezelő adatok táblázatokként másolhatók, és más programokba, például szövegszerkesztőbe vagy diavetítő programba illeszthetők be, hogy különféle ütemezéseket hozzanak létre az elemzéshez, jelentéshez és prezentációhoz. Az adatokat a színekkel, vonalakkal, szövegdobozokkal, képekkel és sok más funkcióval is formázhatja, hogy felhívja a figyelmet az adatok bizonyos részeinek vagy a táblázatkezelőnek.
Mi a speciális táblázatkezelő funkciók?
Attól függően, hogy Google-lapokat, Microsoft Excel-et vagy más táblázatkezelő programot használ-e, hozzáférhet számos fejlett funkcióhoz, amelyek segítségével minden típusú modellt építhet az adatok feldolgozásához és elemzéséhez.
Például használhat táblázatokat statisztikai regressziós elemzések, diszkontált cash flow modellezés és sok más gyakorlat elvégzésére. Létrehozhat egy munkafüzetet, amelyben több táblázattal rendelkezik, amelyek éves beszámoló adatait tartalmazzák. Ezután létrehozhat egy másik táblázatot ugyanabban a munkafüzetben vagy egy új munkafüzetben, amely feltételezi az üzleti növekedést, az értékesítési növekedést, a költségek százalékos változását és egyéb feltételezéseket. A képletek és hivatkozások segítségével létrehozhat egy előrejelzett pénzügyi kimutatást, amely automatikusan frissül, ha a táblázatkezelő feltételezések lapján feltételezéseket módosít.
Számos különböző automatizált képletet és funkciót használhat, beleértve a "if / akkor" képleteket is, amelyek lehetővé teszik, hogy az "X" feltétel teljesüljön, majd végezze el az "Y" funkciót vagy képletet. Ezeket az if / akkor utasításokat is fészkelheti, és a Microsoft Excel akár hét, egymásba ágyazott állítást is kezelhet, ami azt jelenti, hogy akár hét feltételes függvényt is használhat, amelyek egymástól függően automatikusan alkalmazandók.
Néhány táblázatkezelő program makrórögzítőt kínál, amely lehetővé teszi a rutin folyamat különböző lépéseinek rögzítését, mint például a táblázatkezelő formázása vagy bizonyos típusú adatok bevitele a Visual Basic vagy más programozási nyelv ismerete nélkül. A jövőben a táblázatban lévő tényleges funkciók elvégzése helyett gyorsbillentyűket használhat, és a folyamat automatikusan végrehajtódik, mivel a lépéseket makró formájában mentették.
A táblázatok olyan funkciókat kínálnak, mint a "célkeresés", amely lehetővé teszi a képletek ismétlését, és bizonyos meghatározott válaszok megoldásához és a bemenetek megfelelő megváltoztatásához. Ha nagy adatállománya van, hogy működjön együtt, bizonyos funkciók lehetővé teszik, hogy azonosítsa és eltávolítsa a duplikátumokat, rendezze és szűrje az adatokat, konszolidálja, részösszegbe helyezi, rangsorolja és az adatok értékeit függőlegesen vagy vízszintesen nézze meg, és új táblába küldje vissza. Ezek csak néhány példa a táblázatkezelők által kínált fejlett funkciók sokaságára.
A táblázatok Versus adatbázis programjai
Sokan használják a táblázatokat az adatok sorainak tárolására, és talán kíváncsi, hogy miért nem használná az adatbázist, mint például a Microsoft Access, az adatok tárolására a táblázat használata helyett. Míg az adatbázis és a táblázatkezelő programok mindkét adatsort több attribútummal tárolhatnak, mindegyiknek van erőssége.
Az Excel, a Google lapok és más táblázatok a fejlécekkel azonos adatokat tárolnak ugyanúgy, mint egy adatbázis-program. A táblázatkezelő adatokkal azonban könnyen elvégezhető az automatikus képletszámítás vagy a kézi számítás. A táblázatok is egyszerűen használhatók, és azonnal megkezdheti az adatok bevitelét és használatát, ahelyett, hogy az adatbázist úgy kellene beállítania, mint egy olyan programban, mint például az Access. A táblázatkezelők segítségével az adatok alapján könnyen létrehozhat diagramokat és grafikonokat.
Másrészt az adatbázisok általában stabilabbak. A táblázatkezelő adatokkal könnyen meg lehet hibásan törölni egy cellát, sort vagy oszlopot, ha nem gondos figyelmet szentel, ami sokkal nehezebb az adatbázis programon belül. Ezen túlmenően, ha nagy mennyiségű adata van, kezelhetetlenné válhatnak egy táblázatkezelőben, ahol az adatbázis-programok kifejezetten több ezer és akár több millió adatrekord kezelésére szolgálnak. Ha folyamatosan kell frissítenie az egyes adatsorok elemeit, vagy különféle típusú válogatást és jelentést kell készítenie, az adatbázis-programnak több értelme lehet, mint egy táblázatkezelő.
