Az irodai fájlok megszervezésének módja jelentős hatással van a hatékonyságra és a termelékenységre. A nyilvántartási rendszernek alapulnia kell, hogy a fájlokat hogyan használják az irodában, milyen jellemzői vannak a fájlnak, és milyen fájlokat kérnek. Ezekre a kérdésekre válaszolva meghatározhatja a fájlok rendszerezésének legjobb rendszerét.
A szükséges elemek
-
Irattartó szekrény
-
Fájlmappák
-
Fájlcímkék
Határozza meg, hogy a fájlokat alfabetikusan rendezi-e téma szerint, numerikusan egy előre meghatározott számozási rendszert használva, vagy időrendi sorrendben vagy a létrehozott dátummal, vagy a dátummal. Ideiglenes és állandó fájlok létrehozása. Az ideiglenes fájlok jelenleg olyan aktív fájlok, amelyeknek a vége dátumot rendelnek, amely időpontban a fájl elpusztítható vagy archivált fájlokkal kerül elhelyezésre. Ideiglenes fájlok például a jelenlegi projektek, akcióelemek és az olvasandó anyagok. Az állandó állományok azok, amelyeket nem kapnak meg olyan gyakran, de azokat az archívumokban meg kell őrizni a későbbi hivatkozás céljából.
Jegyezze fel a címke címét és meghatározásait egy hivatkozott dokumentumban. Például, ha numerikus fájlrendszert használ, írja le a témát, és minden szám megfelel az adott témakörben szereplő dokumentumok példáinak. Ez segít megőrizni a következetességet a dokumentumok benyújtásakor.
Készítsen cölöpöket ideiglenes dokumentumokhoz, állandó dokumentumokhoz és szemetet. Dokumentumok rendezése, mielőtt azokat a fájlrendszerbe helyezné. Ne töltsön be fájlt, amit nem kell menteni.
Válasszon egy fájltároló helyet. Eldöntheti, hogy az ideiglenes aktív fájlokat az asztali fiókjában kell elhelyezni, ahol könnyen hozzáférhetők. A személyzet között megosztott fájloknak központi helyen kell lenniük az irodában. Ha olyan fájlokkal dolgozol, amelyeket védeni kell, például az ügyfelek személyes adatait tartalmazó fájlokat, használjon egy záró fájlszekrényt, és határozza meg, hogy ki lesz az irodában.
Hozzon létre fájlokat. Címkézési, numerikus vagy időrendi rendszerrel jelölje meg a fájlokat. Ne feledje, hogy míg a címkék címkéivel szeretne lenni, akkor azt is szeretné, hogy a címek elég szélesek legyenek, hogy többféle dokumentumot is tartalmazzanak. Például egy adott találkozó nevű fájl címkézése helyett hozzon létre egy fájlt a találkozókon, amelyek egy év alatt részt vettek, és tárolja az összes vonatkozó dokumentumot. Ez megakadályozza, hogy számos olyan fájlt hozzon létre, amelyben csak egy vagy két dokumentum kerül tárolásra.
tippek
-
Ne feledje, hogy az egyszerű mindig jobb. Próbálja meg elkerülni a bonyolult nyilvántartási rendszereket, amelyek nehezen lesznek emlékeztethetők az Ön és a személyzet számára. Használjon kullancsfájlt a dátum specifikus feladatokhoz, mint például a számlázás vagy számlázás. A feladatoktól függően havonta vagy naponta rendezze meg a csiklófájlját, és törölje le a fájlt, mivel a feladatokat a dokumentumok eldobásával vagy egy állandó fájlba helyezi.
