A munkatársaknak minden szinten előfordulhat, hogy munkájuk részeként közleményeket (általában emlékeztetőként) kell írniuk. A hatékony emlékeztetők írása pozitívan tükrözi azt a személyt, aki írta őket, mivel a jó kommunikációs készség jele. A bejelentési feljegyzések pozitív és negatív híreket adnak az alkalmazottaknak az egész szervezetben. A promóciós és a munkahelyi megnyitási hirdetéseket gyakran izgalommal kapják, míg a politikai változások és a bejelentések visszavonása szorongást és stresszt okozhat. Egy szilárd üzenet megfogalmazása segít egyértelműen és pozitív módon üzeneteket küldeni.
Azonosítsa azt a kulcsüzenetet, amelyet meg akarsz közvetíteni. Gondoljunk arra, hogy a híreket üdvözöljük-e vagy sem, és használd ezt az információt, hogy eldöntsd, hogyan lehet a legjobban keretezni az üzenetet. A negatív üzeneteknek több információra lesz szükségük, hogy miért történik valami, míg a pozitív üzenetek a közvetített hírekre összpontosíthatnak anélkül, hogy részletes háttérinformációkat kapnának arról, hogy miért történt az esemény.
Ismerje meg a memo négy alapvető összetevőjét. A legjobb feljegyzések ragaszkodnak az üzleti írásban elismert elfogadott formátumhoz. Ennek során a feljegyzők semlegesek maradnak bejelentéseikben, és nem tűnnek elfogultnak. A feljegyzések négy fő részből állnak: a fejléc, a nyitás, a test és a következtetés.
Hozza létre a címet. A címek négy fő részből állnak: a, a, a dátum és a téma. A „To:” mező tartalmazza a címzettek listáját és a munkaköröket. Az „From:” mezőben szerepel az a személy neve és címe, akitől a feljegyzés származik. A „Dátum:” mező leggyakrabban az a nap, amikor az emlékeztetőt kézbesítik, szemben az elkészítésének vagy létrehozásának dátumával. A „Tárgy:” mező a címzetteknek tájékoztatja a feljegyzés célját. Ezek a mezők hasonlóak az e-mailekben általánosan használt mezőkhöz, és mindegyiknek a következőképpen kell megjelennie:
Címzett: -tól: Dátum: Tárgy:
Írja be a feljegyzés megnyitását. A nyitó bekezdés a kommunikáció céljára összpontosít. beleértve minden olyan háttérinformációt, amely a címzettek megértéséhez szükséges a bejelentés megértéséhez.
Írja be a feljegyzés szövegét. A testület minden olyan részletes információt tartalmaz, amelyet a címzetteknek tudniuk kell. A promóciók tartalmazhatnak információkat a munkavállaló új munkájáról és felelősségéről, valamint arról, hogy mikor fognak felvállalni az új szerepüket. A szakpolitikai változásoknak tartalmaznia kell az új politika hatálybalépésének és a munkavállalókra gyakorolt hatásának információit.
Írja be a jegyzetet. Egy jó következtetés azt mondja az alkalmazottaknak, hogy mit kell tennie a változások előkészítéséhez.
Vegyünk egy kis időt az emlékeztetőtől, majd térjünk vissza a friss szemekkel. A jól megírt feljegyzések grammatikai hibáktól mentesek, és világos üzeneteket adnak.
