Amikor a cégek dolgoznak a szerződéskötésre, gyakran ajánlatkérést (RFP) adnak ki a szakképzett személyeknek, cégeknek és vállalkozóknak, akik képesek a munkára. Függetlenül attól, hogy megkapta-e a munkát, nagymértékben függ az RFP-t kiadó vállalatnál meglévő kapcsolattartástól, de attól is függ, hogy hogyan válaszol a kérésre. Egy RFP-re adott javaslat elküldése sokkal formálisabb, mint az e-mail válasz küldése, hogy kifejezhesse érdeklődését, és professzionálisan kell eljárni. Ha RFP-t kapott egy olyan projektről, amely érdekli Önt, kövesse az alábbi lépéseket, hogy megfelelően válaszoljon.
Olvassa el az RFP-t, és bizonyosodjon meg róla, hogy világosan megérti, mit akar a vállalat. Ha bizonytalan bármely pontban, és telefonálásra van szüksége, hívja a telefonon a kapcsolatot a telefonon. Az egyén rövid meghallgatása sokkal professzionálisabb, mint a kérelmet rosszul értelmező válasz benyújtása. Ennek az az előnye is, hogy személyes bemutatót nyújt Önnek, ami segít, amikor eljön az ideje, hogy a vállalat felülvizsgálja a javaslatot.
Tervezzünk egy vázlatot a válaszodra. A beérkezett RFP valószínűleg egy bizonyos formátumot követett ahhoz, hogy összekapcsolja a vállalat igényeit. Használja ezt egy útmutatóként egy körvonal létrehozásához. Kezdje az összes szekciófejléc felsorolását. Mindegyik számára készítsen listát a válaszolandó kérdésekről és a kezelendő kérdésekről. Az ilyen jellegű vázlat a javaslat elkészítésének folyamatában segíthet abban, hogy világos és tömör módon válaszoljon az RFP-re.
Állítson össze egy csapatot a javaslat elkészítéséhez. A szervezetben lévő egyes személyek szakértelemmel rendelkezhetnek a pályázati címek területén, míg másoknak lehetnek bizonyos tehetségek az írásos dokumentumok elkészítéséhez. Gyűjtsön össze egy kis csapatot, hogy találkozzon és kidolgozza a kért javaslat részleteit.
Írja be a javaslatot. A tartalom egy RFP-ről a következőre változik, de néhány iránymutatást figyelembe kell venni. Az RFP által feltett összes kérdés azonosítása és megválaszolása, valamint a vállalat által felvetett aggályok kezelése. Ne félj, hogy hozzáadott értéket képviselsz a kulcsfontosságú elemek azonosításával, de mások nem. Az RFP követelményeinek világosan meg kell jelenítenie azokat a konkrét eredményeket, amelyeket a projekt részeként nyújt, valamint a tervezett idővonalat mindegyikre, és a tervezett projekt minden szempontja szerinti ármeghatározást.
Tervezzük meg a javaslattal együtt benyújtandó további elemeket. Kezdjünk egy rövid összefoglaló írásával, amely rövid áttekintést ad a javaslatokról. Írjon egyoldalas dokumentumot is, amely elmagyarázza cégének fókuszát és szakértelmét. Helyettesítse ezt a személyes életrajzot, ha Ön egy személy, nem pedig vállalat. Befejezésül írjon egy rövid borító levelet, hogy elmagyarázza, hogyan kapta meg az RFP-t, és érdeklődik a projekt iránt, és állapítsa meg, hogy a mellékelt javaslatot megvizsgálásra benyújtják. A teljes levélben és a javaslatban egyaránt mellékelje a teljes kapcsolati adatokat.
Küldje el az anyagokat az RFP-t kibocsátó cégnek. Az RFP valószínűleg azonosított egy dátumot, ameddig az anyagokat vissza kell küldeni. Győződjön meg róla, hogy az összes anyagot ezen időpont előtt küldte el. Az is jó ötlet, hogy egy héttel azután lépjen kapcsolatba a társasággal, hogy megkérdezze, hogy tud-e további információt szolgáltatni az ügyről.
tippek
-
A vállalatok csak ritkán vesznek részt a javaslat alapján; azonban általában jó politika mindig válaszolni egy RFP-re, és jóhiszemű kísérletet tenni arra, hogy a lehető legrészletesebb információt nyújtsa be, a lehető legprofesszionálisabb módon.
