Minden vállalatnak átgondolt költségvetéssel kell rendelkeznie, amely figyelembe veszi a vállalat céljait, a munkavállalók motivációját és a vállalat pénzügyi korlátait. Emellett a vállalatnak figyelembe kell vennie a vállalat korábbi pénzügyi és üzleti tevékenységeit, valamint a vállalat jövőbeli céljait.
Célkitűzések beállítása
A vállalat költségvetésének megállapítása előtt a költségvetési bizottságnak vagy más kulcsfontosságú döntéshozóknak meg kell határoznia a vállalat jövőjére vonatkozó célkitűzéseket. A célkitűzések közé tartozhatnak például a költségmegtakarítások, amelyek a költségvetés megtervezésének nagyon eltérő formáját igényelnék, mint a vállalat egy második helyre való kiterjesztésének célkitűzései.
Az elérhető erőforrások meghatározása
Az üzleti céloknak befolyásolniuk kell a költségvetési folyamatot, de természetesen nem szabad azt diktálni. A vállalkozásnak elemeznie kell a rendelkezésre álló erőforrásokat és meg kell határoznia, hogy mi áll rendelkezésre a célkitűzéseinek eléréséhez. Valójában a rendelkezésre álló források nagymértékben meghatározhatják a vállalat célkitűzéseit. A rendelkezésre álló erőforrások nem korlátozódnak a vállalat rendelkezésére álló pénzzel, hanem potenciális hiteleket vagy további külső befektetéseket is tartalmazhatnak. Emellett a vállalatnak figyelembe kell vennie az elkövetkező évre vonatkozó eladási előrejelzéseit.
A jövőbeli igények kivetítése
A költségvetés előretekintő, és némi becslést igényel. Nyilvánvalóan lehetetlen tökéletes pontossággal megjósolni a szervezet jövőbeli költségvetési igényeit. Vannak azonban néhány fontos adatforrás, amellyel megnézhetjük a becslést. Ezek a források magukban foglalják a múltbeli vállalati adatokat, a versenytársakra vonatkozó összes rendelkezésre álló adatot, valamint a jelenlegi és a fejlődő gazdasági és szabályozási trendek elemzését, amelyek az elkövetkező évet a korábbi évektől eltérően tehetik meg.
A jövő szükségleteinek egyeztetése a rendelkezésre álló erőforrásokkal
Gyakran, hogy nem, a rendelkezésre álló erőforrások nem fognak tökéletesen illeszkedni a tervezett jövőbeli igényekhez. A költségvetési ciklus ebben a szakaszában szükség lehet néhány kompromisszumra és megbeszélésre a szervezeti egységek között annak meghatározására, hogy a leginkább hogyan szerezheti be a vállalat szűkös erőforrásait. A folyamat során meg kell tartani az üzleti prioritásokat és stratégiai igényeket.
Végleges jóváhagyás megszerzése
Miután elkészült egy teljes költségvetés, a következő lépés a költségvetési bizottság jóváhagyása vagy bármely olyan jogalany, amely felhatalmazást kap arra, hogy a végleges igen vagy nem döntést hozzon a költségvetéséről. Minél szigorúbban dolgoztak az összes fontosabb érdekelt fél igényeinek kielégítésére az előző lépések során, annál simább lesz ez a folyamat.
A jóváhagyott alapok elosztása
Miután a költségvetés befejeződött és jóváhagyásra került, a költségvetési folyamat végső lépése az, hogy a kiosztott forrásokat a különböző szervezeti egységekre és üzleti szegmensekre osztják fel. Jellemzően ez a fő pénzügyi tisztviselő vagy cégvezető feladata.
Monitoring és értékelés
Miután a költségvetést befejezték, és az elosztott forrásokat, a költségvetési folyamat nem fejeződött be. Még mindig aktívan nyomon kell követnie a létrehozott és végrehajtott költségvetés sikerét. Keresse meg azokat a területeket, ahol az erőforrások hiányoznak, vagy ahol úgy tűnik, hogy a hulladék létezik, és tartsa szem előtt ezeket a területeket a jövőbeni költségvetési ciklusok során.
