Ha nyomtatott üzleti levelet küld, akkor a legbiztonságosabb, ha szabványos, hagyományos formátumban marad. A Purdue Egyetem azt javasolja, hogy kezdje el saját nevét és címét - kivéve, ha a fejléces fejlécben van -, majd az alatta lévő dátumot. Az alábbiakban írjuk be a címzett nevét és címét, majd az üdvözletet. Ha sok levelet küld, akkor időt takaríthat meg a sablon beállításával a számítógépen.
Ellenőrizze a tényeket
Nem nyerhetsz ügyfeleket, és nem befolyásolhatod az embereket, ha az alapvető tényeket rosszul kapod. Az Emily Post Institute azt mondja, hogy biztosítsa a címzett nevét és címét, valamint a vállalkozás pontos nevét, mielőtt elküldi a levelet. Ha a címzett neme semleges, például Pat vagy Sam, akkor tudd meg, ha tudsz, hogy írsz egy férfinak vagy nőnek. Amikor a levelet írja, a kiigazítás megerősíti, hogy mindent helyesen írt.
Írás idegeneknek
Ha valakivel írsz, akit nem tudsz jól, mint például egy potenciális ügyfél, tartsa a dolgokat formálisan Ms., Mr. vagy Dr. segítségével. Ha nem ismeri a nemet, akkor a "Kedves Pat Smith." Ha mindössze olyan címe van, mint az értékesítési igazgató, akkor elfogadható a "Kedves értékesítési igazgató". Az Inc. magazin azonban azt mondja, hogy ha megtudhatja a helyes nevet, akkor előnyösebb. Ha valaki találkozott, elfogadható lehet a "Kedves Pat" - ez egy ítélethívás, amit meg kell tennie.
Tartsa tömören
Amikor üzleti levelet írsz, tartsa tömören. Ha valamilyen kapcsolatban van - találkozott a Kereskedelmi Kamarában, egy kolléga ajánlotta - érdemes lehet ezt hozni, Xerox megjegyzi a honlapján. Akkor menj a levél pontjához, ami a címzett számára van. Ha ez egy értékesítési levél, például azt szeretné feltárni, hogy milyen előnyöket kínál Öntől. Ne közelítsen hozzá, mint egy e-mail robbanás - még akkor is, ha egy tucat hasonló levelet küldenek, tegyük a lehető legegyszerűbbnek.
Válassza ki a szavakat óvatosan
Ha valaki az Ön cégén belül ír, az üdvözlés választása nem csak attól függ, hogy találkozott-e vele, hanem attól, hogy a felügyelő, a vezérigazgató vagy az egyik alárendeltje. A Public World tanácsadó cég azt mondja, hogy óvatosan kell választania a szavait, hogy elkerülje a karrierjének sérülését. Még akkor is, ha egy problémáról beszél, vagy figyelmeztető levelet küld, tartsa a mérsékelt, udvarias hangot - ne írjon, amikor dühös vagy.Tegyük fel, hogy bármit, amit mondasz, nem tartanak magán, mert gyakran nem.
