A napirendek olyanok, mint a magas oktánszámú tüzelőanyagok a találkozók számára - nagyban javíthatják a döntéshozatali folyamatok hatékonyságát és termelékenységét. Az egyik jó menetrend csökkentheti a projekt befejezéséhez szükséges találkozók számát, és jelentősen csökkentheti a megbeszélések azon tendenciáját, hogy a célok eléréséhez nem hasznos vitákra oszlanak.
Egy napirend szerepe
A napirend célja, hogy megkönnyítse a csoport tagjai közötti döntéshozatali folyamatot. Ez lehet egy technológiai frissítés vagy költségvetési vita. A napirend segít abban, hogy a találkozó résztvevői a végső döntésre összpontosítsanak. A napirendek megkönnyítik a megbeszélés sikerének értékelését a nyomon követés és az elszámoltathatóság ellenőrző listájának megadásával.
formátumok
A napirend első sorában fel kell tüntetni az ülés célját és célját. Néhány napirendformátum minden egyes napirendi pont után az alcélokkal együtt kívánja a célt megfogalmazni. Mindkét formátum létrehoz egy keretrendszert a vitához. A napirendek az egyszerűtől az összetettig változhatnak. Tartalmazhatnak mellékleteket és olvasási anyagokat, illetve az előző ülés napirendjét. A használt formátumot általában a találkozó formális és hosszúsága határozza meg. Jó hüvelykujj az, hogy a formátumnak meg kell egyeznie a találkozó résztvevőinek ruhájával; vagyis egy szandál és rövidnadrággal teli találkozó informális napirenddel érhető el, míg egy öltönyös szoba hivatalos napirendet igényelhet.
Nem hivatalos és formális
A rövid vagy informális találkozó e-mailben vagy értekezlet-emlékeztetőben szerepelhet. Lehet, hogy tartalmaz egy sort az értekezlet céljára, majd három-öt rövid beszélgetési pontot. A hosszú napirend általában egy teljes oldal, amely tartalmazza a címet, az ülés helyét, a dátumot és az időt, a célokat és a témaköröket vagy a vita pontjait. A hosszú megbeszéléseknek tartalmaznia kell az egyes beszélgetési témák és az előadó nevét is. Mindkét napirendi formátumnak a „Következő lépések” szakaszban kell lennie a nyomon követéshez. Ezek a „következő lépések” a következő napirendi pontok alapjául szolgálnak.
