A faxok kulcsfontosságú dokumentumok számos iparágban, mivel az aláírást jogi faxként szolgáltatják. Például jogi dokumentációként szolgálnak az import-export iparágban, ahol a pártok gyakran több ezer mérföldre helyezkednek el egymástól. A faxok negatív, hogy könnyen elveszhetnek vagy rossz helyre küldhetők, kivéve, ha konkrét utasításokat adnak a címzetteknek. Ez az a hely, ahol a fax borítólap jön be. A faxborítólapok egy üres papírlapon lévő kézzel írt utasításoktól kezdve a professzionálisan kialakított formanyomtatványokig, amelyek a cég logójával, a nevek részletezett szóközeivel, a telefonszámokkal, az alapvető adatok jelölőnégyzeteivel és egy helykel utasításokat írni. A saját fedőlap ingyenes létrehozása egyszerű folyamat.
A fax fedőlapok szabad forrásai
Ellenőrizze a szövegszerkesztő szoftverét, hogy lássa-e, hogy van-e szabad sablonja a faxborítólapoknak, amelyek megtalálhatók a számítógépen található sablonok keresésével. Például a Microsoft Word sablonokat biztosít (lásd: Erőforrások). A Microsoft sablonokat, amikor megnyitják, elmenthetjük a számítógépre, ha Microsoft Word programot használ.
Készítse el saját faxlapját a szövegszerkesztő program segítségével és egy alapformátumot követve.
Ha nem rendelkezik számítógéppel, írja be saját faxlapját. Ez megkapja a munkát, de nem rendelkezik a digitálisan kialakított fedőlap szakmai vonzerejével.
Fax-fedőlap formázása
Helyezze a "Fax" vagy "Faxátviteli fedőlap" szót nagy betűkkel a lap tetejére. Ez a fedőlapként azonosítható, elkülönítve az elküldött dokumentumtól.
Az igazolás a következő fejléceket hagyta el ebbe a sorrendbe, kihagyva egy sort: "Dátum:", "From:", "Feladó telefonja" és "Faxszám:" Ezek azonosítják a fax forrását, így könnyen észrevehető ha a címzett vár. Tartalmazzák a feladó szükséges kapcsolattartási adatait is.
Húzzon két vagy három sort, és folytassa a következő címsorokkal: "Címzett:", "Faxszám:" és "Telefonszám:" A címzett azonosítása biztosítja, hogy a fax a megfelelő helyre kerüljön. A címzett faxszámának elhelyezése megkönnyíti a megfelelő szám beírását a faxkészülékbe, anélkül, hogy a jegyzeteket elhagyná. A címzett telefonszámának megadása lehetővé teszi a feladó számára, hogy gyorshívást kezdeményezzen a fax fogadásának megerősítésére, vagy ha az átvitel sérült.
Néhány sort hagyjon ki, és adjon hozzá egy fejlécet, amely azt mondja, hogy "A borítóval ellátott oldalak száma": Megállapítva, hogy az oldalak száma tartalmazza a fedőlapot, elkerülhető a zavar.
Ugrás két vagy három sort, és tüntesse fel a "Tárgy:" címet, ahol a feladó röviden elmagyarázhatja a mellékelt dokumentumot.
Helyezze a "Megjegyzések:" címet a "Tárgy" alatt, így a feladó olyan utasításokat írhat, mint például: "Azonnal adja át Mrs. Jonesnak" vagy "Hívjon, ha ezt kapja", vagy "Kérjük, ellenőrizze ezt, írja alá és faxolja vissza."
tippek
-
Az egyértelműség a fax fedőlap legfontosabb minősége. Merészítse meg a fejléceket, ha a lapot szövegszerkesztő programban hozza létre. Ha kézzel írja a lapot, nyomtassa ki egyértelműen és aláhúzza a fejléceket.
