A bérszámfejtés egy többdimenziós feladat, amelyet a munkáltatónak végre kell hajtania. A munkáltatónak be kell tartania az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériumának bér- és óraszabványait, valamint a Belső Bevételi Szolgálat adójogi szabályait. Ezenkívül meg kell felelnie az állami bérkötelezettség követelményeinek. A bérszámfejtési ellenőrzőlista segítségével biztosítható a megfelelés.
Bérfeldolgozás
Az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell a bérfizetési feladatokat minden fizetési időszakra. Ez magában foglalja a bérek feldolgozásához szükséges lépéseket az elejétől a végéig. Ha több fizetési periódus van, mint például kéthetente és félévenként, minden egyes fizetési ciklushoz külön ellenőrző listákat készítsen a zavar elkerülése érdekében. Például, ha minden óránkénti munkavállalót kéthetente fizetnek, és minden fizetett alkalmazottat félévenként fizetnek, külön ellenőrző listákra lenne szükség, mivel mindkét fizetési csoportot másképpen dolgozzák fel.
A bérfeldolgozási ellenőrzőlista tartalmazhat lépéseket, amelyek megerősítik az időkártya beadását, az időkártya kiszámítását és a bérszámfejtés óráknak a rendszerbe történő bevitelét. Ennek tartalmaznia kell egy lépést annak biztosítására, hogy a fizetett munkavállalók rendszeres fizetést kapjanak a fizetési időszakban. Ezenkívül magában kell foglalnia a munkavállalói bérszámfejtési adatok módosítását, mint például a cím és a levonások változása, a fizetési kiigazítások, mint például a fizetésemelés és a visszavonási ellenőrzések, valamint az új bérleti és felmondási feldolgozás. Ez magában foglalhatja a kiegészítő fizetés feldolgozását is, mint például a túlórát, a végkielégítést, a bónuszokat és a jutalékokat.
Levonások feldolgozása
A bérszámfejtés magában foglalja a törvényes / önkéntes levonásokat. Ez utóbbi azt jelenti, hogy a levonás jogilag kötelező. A törvényes levonások magukban foglalják a szövetségi jövedelemadót, a társadalombiztosítási adót és a Medicare adót, és a legtöbb esetben az állami jövedelemadót. A munkáltató felelős azért, hogy ezeket az adókat visszatartsa a munkavállalók fizetéséből. Továbbá felelős a bérszámfejtési adókért. Az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell a kötelező törvényes levonásokat. A törvényes levonások magukban foglalják a bérköltségeket és a gyermektámogatás megtartását. Adja meg őket az ellenőrzőlista, ha van ilyen.
Az önkéntes levonások azok, amelyeket a vállalat kínál, például nyugdíj- és egészségügyi ellátások, élet- és rokkantsági biztosítás, jótékonysági hozzájárulások, parkolási díjak, szakszervezeti díjak és kölcsön visszafizetés. Az ellenőrzőlista nem tartalmazza az egyes önkéntes levonási típusok listáját, hanem magában foglalja az önkéntes levonások ellenőrzését is. Amint a bérszámfejtő képviselője megismerkedik a bérszámfejtéssel, könnyű tudni, hogy a levonások milyen hatással vannak az alkalmazottakra.
Fizetés generálása
Az ellenőrzőlistának lépéseket kell tartalmaznia a fizetési csekk nyomtatására és a csonkok fizetésére, valamint a közvetlen letétfájl létrehozására. Adjon egy lépést az előfeldolgozási jelentés kinyomtatásához, amely lehetővé teszi a bérszámfejtési képviselő számára, hogy a fizetési jegyek nyomtatása előtt és a közvetlen letétkezelő fájl létrehozása előtt kétszer ellenőrizze - és ha szükséges - a bérszámfejtést. Továbbá, ha a fizetési csekket a bérszámfejtés után egy adott személynek kell továbbítani, jelölje meg ezt az ellenőrzőlistán.
Utófeldolgozása
A bérszámfejtés feldolgozása után a vonatkozó adatokat a nyilvántartás betartásának biztosítása érdekében be kell nyújtani. Az ellenőrzőlistában fel kell tüntetni a különböző bérszámfejtési jelentéseket, amelyeket be kell nyújtani. Továbbá tartalmaznia kell a kapcsolódó részlegekhez szükséges jelentéseket, mint például a számviteli, pénzügyi és emberi erőforrásokat. Ha további interakcióra van szükség ezen vagy más szervezeti egységekkel, akkor vegye fel azt az ellenőrzőlistára. Például, ha egy külső adótársaság kezeli a társaság bérszámfejtési adatait, az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell, hogyan kell továbbítani a bérszámfejtési adófájlokat az adó társaságnak.
