Az üzleti világban rendszeresen kerül sor az ülésekre, és a jegyzőkönyvek az elfogadott cselekmények és a meghozott döntések rögzítéséhez használt hivatalos dokumentumok. Mivel a percek a cég szemében hivatalos dokumentumokké válnak, a jegyzőkönyvben szükséges változtatásokat kiegészíteni kell. Ha egy addendumot hoz létre, akkor tudnia kell, hogy mikor és hogyan kell azt bemutatni az értekezlet-bizottságnak, és hozzá kell adni a hivatalos jegyzőkönyvhöz, hogy ne tegye meg ezeket a változtatásokat.
Készítse elő az utolsó találkozó hivatalos jegyzőkönyvének másolatát, hogy mindenki, aki részt vett a találkozón, megtekinthesse azokat.
Távolítsa el a jegyzőkönyvet a következő ülésen. Szokás, hogy az ülés elnöke elindítja a dolgokat az előző ülés jegyzőkönyvének áttekintésével. Minden résztvevőnek el kell olvasnia a jegyzőkönyvet és jóvá kell hagynia azokat, mielőtt továbblépnének. Ha bárki hozzáfűzhet, változtathat vagy helyesbít, akkor ez a megfelelő idő, hogy ezt mondjam.
Írja le a változtatásokat a percekre. A változtatásokat közvetlenül a jegyzőkönyv másolatára írhatja, vagy a jegyzeteket egy külön papírlapra helyezheti le.
Engedje meg, hogy az értekezlet tagjai mindegyike egyetértenek a jegyzőkönyvben javasolt módosításokkal, amelyek a kiegészítésben kerülnek bemutatásra. Ha mindenki egyetért, akkor tovább léphet a jegyzőkönyv kiegészítésének létrehozásával.
Hozzon létre egy addendumot az ülés elnapolása után. A legjobb, ha az addendumot közvetlenül az ülést követően végezzük, hogy az információ még mindig friss legyen az elmédben. A perc sablon segítségével írja be az addendum információkat.
A hivatalos jegyzőkönyvet csatolja a mellékelt kiegészítéssel az üléscsoport tagjainak. Előfordulhat, hogy nem akarja várni a következő találkozóra, ha ez a jövőben is messze van. Inkább küldjön egy elektronikus példányt a jegyzőkönyvről és a kiegészítésről e-mailben a csoportnak, és engedje meg, hogy a tagok tudják, hogy visszajelzésük vagy jóváhagyásuk üdvözlendő. Ha mindenki a csoportban elfogadja a jegyzőkönyvet kiegészítéssel, akkor ez lesz az új munkadokumentum.
Az elnök aláírásának megszerzéséhez hozza a jegyzőkönyvet és a kiegészítést a következő ülésre. A jegyzőkönyv csak akkor válik hivatalosvá, ha az elnök aláírja őket.
