Az egyházak non-profit szervezetek. Mint ilyen, a személyzet az adományoktól függ, az egyház működésének finanszírozásához, beleértve a fizetések, közművek és egyéb számlák kifizetését. Az adományok nagy része a gyülekezet tagjaitól származik. Néhány vallás hisz a tizedben, ahol a havi jövedelme százalékát adja az egyháznak. Néha az adományok olyan külső forrásokból származnak, mint például egy helyi vállalkozás, aki támogatni kívánja az egyházi kirendeltségeket. Akárhogy is, egy eljárásra van szükség ahhoz, hogy megkapja ezeket az adományokat.
Adjon ki egy bizottságot vagy személyt, aki felelős az adományok nyomon követéséért. Gyakran ez az egyház üzleti vezetője. Ezután hozzon létre egy olyan adományozási politikát, amely kimondja, hogy az egyház úgy dönt, hogy hogyan használja fel az alapokat a legnagyobb szükséglet által meghatározott területen.
Hozzon létre egy űrlapot az adományozók számára, hogy töltse ki az adományokat. Tartalmaznia kell a donor nevét és címét, valamint az adomány összegét. Egy egyházi képviselőnek alá kell írnia egy egyházi képviselőt is. Ha lehetséges, töltse ki ezt az űrlapot, miközben a donor adományoz, és adja át nekik, amikor elhagyják. Ellenkező esetben a lehető legrövidebb időn belül küldje el nekik az adományozás után.
Az adományok nyomon követéséhez használjon táblázatkezelő programot, például az Excel programot. A nonprofit szervezeteknek adományok levonhatóak, ezért nyomon kell követnie, hogy mennyi pénzt ad minden személy vagy szervezet adózási célból. Ezenkívül ez segít megnézni, hogy honnan származik a pénz - melyik vállalkozás vagy ember a leggyakoribb adományozó - és milyen formában, legyen az ellenőrzés, online adomány vagy készpénz.
Hozzon létre egy módszert a készpénz kezelésére, miután a gyűjtőlemezeket átadták, vagy amikor a záró dobozok, amelyeket gyakran a folyamatos adományokhoz rendeznek, kiürülnek. Legalább két embernek kell számítania és feljegyeznie a pénzt együtt. Ezt rendszeresen meg kell tenni; általában hetente.
Minden adomány után küldjön köszönet levelet, ha tudja, ki adományozta a pénzt. Vagy, ha az adományok túl gyakori ahhoz, hogy gyakorlati jellegűek legyenek, küldje el negyedévente köszönetleveleit azoknak, akik rendszeresen és folyamatosan adományoznak.
Használjon táblázatkezelő programot arra, hogy januárban minden adományozónak előkészítse a leveleket és küldjön leveleket. A betűknek tartalmazniuk kell az adományok részletezett listáját.
A szükséges elemek
-
Adományforma
-
A táblázatkezelő program
-
Köszönöm kártyákat
tippek
-
Fontolja meg az adományozók számára, hogy online adjanak pénzt. Sokan elégedettek ezzel, és létrehoz egy automatikus nyomvonalat, amely könnyen nyomon követhető. Alkalmanként az egyének nem-monetáris tárgyakat adhatnak az egyházhoz, mint például a bútorokat. Ezekben az esetekben a legjobb, ha nem próbálunk értéket adni az adományozásra - hagyjuk, hogy a donor ezt tegye -, de még mindig aláírt nyugtát ajánlja nekik. Annak elkerülése érdekében, hogy más emberek árvereinek raktárává váljanak, dolgozzon ki politikát a nem monetáris adományok számára. Például, csak akkor fogadhatja el őket, amikor az egyház udvari eladása előtt áll, vagy amikor egy különleges alkalomra, például egy kabátos meghajtásra gyűjt.
