A pályázati felhívás, más néven RFP, olyan dokumentum, amelyet akkor hoz létre, amikor új termékeket vagy szolgáltatásokat kell beszereznie az Ön vállalkozásának. Az RFP meghatározza a potenciális gyártók egyedi igényeit, és felkéri őket, hogy nyújtsanak be ajánlatokat, hogy megtekinthessék, lehetővé téve, hogy kiválaszthassa azt a szállítót, aki a lehető legjobb szolgáltatást nyújthatja vállalkozásának az Ön által engedélyezett költségvetésben. Bár nincs szabványosított formátum az RFP-k írásához, ezek a lépésenkénti utasítások segítenek abban, hogy hatékony és világos RFP-t hozzanak létre az üzleti igényekhez.
A szükséges elemek
-
Számítógép szövegszerkesztő programmal
-
Nyomtató (levelezéshez)
-
Papír (levelezéshez)
-
Borítékok / postaköltségek (postázásra)
-
Internet-hozzáférés (e-mailezéshez)
Határozza meg az igényeit. Egy kis időt akarsz eldönteni, hogy pontosan mit kérsz, és mennyit hajlandó fizetni. Az RFP egyaránt lefedi mind a szükséges „kényelmeket” (az Ön igényei), mind a „kedves dolgok” (kívánságait), de győződjön meg róla, hogy meghatározza, mit kell szállítania vagy szállítania, hogy elnyerje vállalkozását. Ez a folyamat elengedhetetlen része - ha nem tudja egyértelműen meghatározni az igényeit, akkor nem kap vissza olyan javaslatokat, amelyek megfelelnek ezeknek az igényeknek.
Vázlat készítése. Ismét, miközben nincsenek kemény és gyors szabályok az RFP összeállításához, a lehető legpontosabb és konkrétabb információkat adhatjuk meg. Legalábbis valószínűleg olyan fejléc fejléceket fog találni, amelyek egy bevezetőt tartalmaznak (nemcsak a vállalat bemutatását, hanem a projektet / szükségletet, valamint azt, hogy hogyan kívánja kezelni ezt a szükségletet), a követelményeket (a „van -to-haves ”), a kiválasztási kritériumok, amelyek segítségével megállapíthatja, hogy ki fogja odaítélni az ajánlatot, a költségvetést (mennyit hajlandó költeni), és az ütemezéseket (mennyire gyorsan erre van szükség). Előfordulhat, hogy az adott RFP-hez szükséges szekciókat hozzáadja vagy kivonja, vagy további információkat adhat hozzá további információkhoz, amelyeket az eladónak az ajánlattétel előtt tudnia kell.
Kifejtse be az Ön igényeinek szakaszát. Ez általában a leghosszabb szakasz és a legnagyobb figyelmet igénylő szakasz. Győződjön meg róla, hogy pontosan meg kell adnia, hogy mit kell tennie, nem azt, hogy mit kell tennie - kivéve, ha a folyamat a projekt konkrét és lényeges része. Használd a tiszta szavakat is, hogy megkülönböztessétek a „szükséged a haves” -ektől (használatod, kell, és szükséges) és a „szép-haverok” (lehet, lehet, és opcionális).
Írja be az RFP-t. Ha az író blokkja van, online kereshet mintavételi RFP-ket.
Helyesírás-ellenőrzés és az RFP-k kiigazítása. Egyes iparágakban a helytelen tizedespont hatalmas különbséget okozhat.
Oszd el az RFP-t. E-mailben vagy e-mailben elküldheti azokat a potenciális beszállítóknak, akiket ismernek, vagy más módon is elérhetővé teszik, például a vállalat webhelyén történő elhelyezése.
Válassza ki a nyertes ajánlatot.
tippek
-
Készítse elő az RFP-t 8 - 10 héttel a projekt vagy szolgáltatás igénylése előtt. Ez időt biztosít a javaslatoknak a szűrésre és a legjobb döntés meghozatalára.
Először döntse el, hogy melyik kiválasztási kritériumot használja a nyertes ajánlat meghatározásához. Valamennyi vállalatnak különböző erőssége van, és az erejükhöz igazítja javaslatát. Keresi a legjobb árat, a legtapasztaltabb szállítót vagy a leggyorsabb fordítási időt?
Megkövetelheti a gyártóktól, hogy konkrét módon vagy formában készítsék el javaslataikat, de mondják el nekik ezt a követelményt az RFP-ben.
Figyelem
Az eladó általában fizet, hogy a legtöbb iparágban előkészítse saját javaslatát / ajánlatát. Előfordulhat azonban, hogy ezt egyértelműen kiírja az RFP-ben.
