A legtöbb esetben, ha a bérlőnek valamit javítani kell a lakóhelyen, nem túl nehéz, hogy a bérbeadó maga végezze el a javításokat, vagy profi legyen. Ha olyan földesúrhoz érkezik, aki nem gondolja, hogy a javításra szükség van, vagy megtagadja a kért javításokat, jogi lehetősége van. Biztosnak kell lennie abban, hogy a probléma a lakók egészségére és biztonságára vonatkozik az alkalmazandó jog szerint, mielőtt a szándéknyilatkozatot írná a javítások elvégzésére.
Jegyzetek készítése mindentől, ami a levélbe való belépéshez szükséges. Írja le az elérhetőségeket, az időpontokat és az, akivel beszélt. Így könnyedén hozzáférhet az információkhoz, amikor a levelet összeállítja, és a szándéknyilatkozat írására koncentrálhat.
Írja be a levelet üzleti formátumban. Ez magában foglalja a blokkstílusú betű használatát, a bekezdésekhez nem tartozó bevágásokkal. Írja ki a bérbeadó teljes nevét és címét, mintha egy vállalkozásnak írna. Használja Mr. vagy Mrs. (ezt követi a vezetéknév). Írja be az első és utónevét az alján, és írja alá a nevét.
Írd meg a levelet. Írja be a nevét, címét és elérhetőségét a levélbe. Adja meg a szükséges javítások listáját, a javítások szükséges időtartamát és a tényleges probléma okozta problémákat. Ha vízvezeték-probléma van, írjon arról, hogy a mosogatógépeket kézzel kell leereszteni; írjon róla a házba belépő darazsakról, ha van egy lyuk a külső falban. Nem kell írni arról, hogy hányszor ürítetted le a mosogatót, vagy hányszor hányt halt meg. Tartsd be a tényekhez.
Kérd meg a földesúrot a levélben, hogy vagy elfogadható javításokat végezzen egy bizonyos időn belül (általában 14 nap) vagy a lehető leggyorsabban, ha a probléma vészhelyzetbe került. Adja meg a levélben, hogy ha a bérbeadó nem szándékozik javítani a problémát, azt írásban meg kell mondania; ennek a módszernek a használatával a bérlő a tranzakció és a tények papíralapú nyomvonalát adja.
Zárja be a levelet azzal a megjegyzéssel, hogy ha a bérbeadó nem hajtja végre a javításokat a megadott időn belül, akkor gondoskodik arról, hogy a javításokat saját maga végezze el. Tájékoztassa a bérbeadót arról, hogy levonja a javítások összegét a következő hónapok bérleti díjából.
Készíts egy példányt a levélről. Küldje el az eredeti példányt a tulajdonosnak a regisztrált levélben. Ennek a módszernek a használatához a tulajdonosnak alá kell írnia a levelet, és meg kell győződnie arról, hogy a levél érkezett-e valaki a tulajdonosok listáján szereplő címre.
